项目管理成功方程式—控制成本的六大原则

身为一名PM圈子网的项目经理人，过去你可能没有任何类似的经验，而你的专业知识也与所负责的项目相去甚远。在这样的情况下，你如何成功推动项目?

    成功的项目经理人需要具备几项重要的知识与技能，其中包含了解企业策略、如何提升项目成效、了解顾客等；另外，项目经理应将项目视为一个新创事业，将自己的角色转换成一名创业家，了解企业如何为股东、顾客与企业本身创造价值。

首先，在推动项目之前，项目经理必须先了解企业策略，让项目和企业策略结合。

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    企业策略如同方向盘，让项目的推行有焦点，不致偏离轨道。如果项目经理人不了解企业策略，很容易就会将项目导入与企业策略相反的方向，最后徒劳无功。

    企业策略大致有三类：建立顾客亲密关系、卓越营运、与产品领导。企业应特别强化其中一类，但是在其余两类也要达到产业一般水准。

其次，如何提升项目的成效？先要从评估的标准着手。一般而言，项目成效评估的重点有三：项目推行的速度、品质，以及它所产生的价值。

    通常，一个项目从概念形成到项目结束，称为项目循环时间(project cycle time)，这个时间愈短，企业就愈快享有项目产生的价值，投资也愈快得到回收。因此，缩短项目循环时间，可以为企业增加现金流量、减少项目投资，同时增加经济价值。然而，如何在控制成本的同时，又兼顾品质及缩短项目循环时间？以下有六个原则可供参考：

    一、 选派训练有素的项目经理人：不可以因为他是技术背景出身，就委派他为项目经理人。项目经理人必须充满热忱，受过训练，因为他要为项目成败负责。

    二、 迅速建立标准程序：建立项目标准程序的速度要快，但不需要完善。不完善的标准程序可以让问题凸显出来，进而加速形成解决问题的方案。

    三、 组织核心团队：由于团队成员来自不同的部门，因此当问题发生时，可以获得不同部门的意见，有效解决问题。同时应该注意的是，项目成员还应该包含终端使用者或顾客。核心成员必须有始有终地参与。

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    四、 确保团队成员全职负责项目：为了加速项目的完成，团队成员应该一次只负责一项项目，避免同时负责多项项目，削弱力量。

    五、 团队成员最好避免分处各地：团队成员应该在同一个区域工作，彼此的沟通协调较容易。

    六、 高阶主管的支持：项目失败通常是因为高阶主管没有参与。项目一旦开始推行，高阶主管负有全程参与的责任。

此外，在必要的时候，为了准时达成项目目标，企业应增加额外投资。

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另外，在推动项目的过程中，必须时时刻刻谨记顾客的需求。举例来说，新产品研发的项目是为了满足外在顾客的需求，但某些科技项目的推行，则是为了提升内部员工的工作效率。不论项目对内或对外，项目经理人都得先了解目标顾客是谁，他们有什么需求，才可能达成项目的成效。项目团队必需纳入行销人员，以便掌握市场。

最后，项目经理人必须区分顾客及使用者的个别需求。所谓顾客，是指实际付钱购物的人，使用者则是实际从商品受惠的人。举例来说，母亲为婴儿购买浓缩汤，则母亲是顾客，婴儿是使用者。因此，使用者会直接影响产品的销售。

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