技术人员如何写好一封邮件

邮件对于一个专业的职场人来讲愈来愈重要，在目前的数字时代，在公司中同事之间的第一面多是经过邮件认识的。

你是否在工做中经常会碰到如下的状况，如：发来的邮件没有标题、发来的邮件没有附件，发来的邮件啰嗦了一大堆还不知道要说什么事情，或者邮件抄送了一大堆不相关的人。若是你是收件人，收到这样的邮件你会想到什么，会不会一下对这我的产生很差的印象，作事随意不经思考呢？

因为技术人员长期和计算机进行交流，在写邮件的时候经常带有技术人员的一些“脾气”，表现的随意，咱们应该怎样写好一封邮件，下面来一块儿来聊聊吧。

发送人名称和邮件标题

使用外部邮箱对外发送邮件时会使用网上的昵称，若是朋友之间发送没有什么，可是若是是正式的邮件建议先改成本身的真名（有些公司会要求名字后加上你的部门），会让对方认为你比较的正式。若是你如今找工做中，是否是能够先考虑将你的名字改一改，别发过去是一个二次元的名字，先吓退HR的MM呢。

有时候会收到没有标题的邮件，对于这样的邮件我通常不会点开或者放到最后去处理。

邮件的标题建议用尽可能短的内容，总结这个邮件的核心内容是什么，最好控制在20字内。这样便于别人查看邮件的时候根据标题肯定是否优先处理你的邮件。

若是紧急的邮件，能够在邮件的前面加上紧急字样，可是切记不要几个“紧急”一块儿出现或是几个感叹号，反而会给别人形成很差的印象。若是实在紧急的事情能够先经过电话或者当面沟通。例如某个事项的审批等，能够先经过电话进行沟通，让收件人尽快处理回复。

邮件正文

邮件的开头，最好的是带上一个问候语，如简单的“你好”、或者Dear xxx、尊敬的xx总。

有时候打开邮件正文，看到的是一大堆的不相关的内容，看了半天也不知道这封邮件要说什么，浪费了收件人宝贵时间。个人建议是在邮件的第一部分归纳的说明你要说的事情，让收到邮件的人决定是否是要看你下面的详细内容，对此事作一个初步的判断。若是是领导收到这样的邮件，能够快速的作出决策回复你的邮件。

邮件的正文必定要对文章进行分段，每个段落关注一个问题，段落中描述要作到简单、直接。须要进行说明观点的时候能够按照列表的形式列出，作到结构清晰，对于重要或须要注意的地方能够加粗，可是切记将邮件正文中出现超过2个颜色的字或者用艺术字体。

不要在邮件的正文中插入图片和表格，要知道有些内容在手机中查看是种什么样的体验，建议图片、表格等以附件的形式发送，让收件者决定是否须要下载附件查看。

邮件中避免出现错别字和语句不通顺问题，在发送前进行检查。想一想你这封邮件发给外部的客户或者你的老板，他们会怎么想你？可能由于你的这封邮件错过了一个合做或者升职。

邮件的结尾部分，若是必要对内容进行归纳的总结，如但愿此事但愿谁、什么时间能够给到答复，接下来此事如何推动，须要谁、什么资源。

邮件的发送

一封邮件尽可能只交代一件事情，便于提升事情的处理效率，集中处理一个问题。

发送邮件切记抄送一堆人，没有必要的人没必要抄送。以前见过有一个下属将与本身上司不想关的每封邮件抄送给他的上司的状况，其实对于这样的状况，下属只要作到在事情处理完成后，能够单独的将处理结果发送给上司便可。

还有就是切记越级发送，这个在公司中是比较忌讳的，若是须要抄送，事先建议先找你的上司进行沟通。

还有一点是切记在邮件中进行争论，我碰到过一次，两个下属将邮件变成了及时通信软件，你来我往，俨然成了吵架的战场，建议这种事情在私下沟通，统一意见后将结果发送给相关人员。

正文的最后附上本身的签名，签名能够包括你的名字（中文、英文），联系方式，公司地址等。在以前的公司中经常会碰到签名中用各式各样的花式字体的，还有的将签名加上各类花纹的，个人倾向是签名简单、清晰。目前有的公司会作的比较好，对签名会有统一的格式要求。

发送的最后必须再对邮件的附件、标题、正文、抄送人进行检查核实。

邮件的回复

收到邮件后要尽快的回复，对于紧急的邮件作到优先处理，如目前没法处理或者决定的事，能够回复收件人什么时候会进行处理给予答复。

有时咱们会休假，在这段时间，咱们能够设置邮箱的自动回复，自动回复中写明你休假的结束时间，以及紧急的联系方式。

回复时默认是所有回复，而不只仅回复发件人。有时候会碰到此件事情和抄送的人无关，能够在邮件中写明下次抄送将不抄送给某某。

写邮件的顺序

写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。 记着必定要附上附件，附件，附件！（重要的事情写三遍）

总结

对于每个技术人员，如何发送一封合格的邮件是必需要学习的，尽可能学习让本身在职场上更专业。

总结以上内容就是：

1. 清晰的标题
2. 良好的排版
3. 肯定的发送对象
4. 及时的邮件回复

有什么想法或不对的地方，欢迎留下你的想法和老梁一块儿聊聊。