码农如何写好一封邮件/0

作技术管理作了7年，和不一样的team、不一样的客户打交道也是很是多的，在写邮件这件事情上， 从当时不太懂到不停的总结，自认如今在这件事情上仍是作的还算能够。相反，我发现不少朋友或同行在写邮件上不得要领，或是想写好可是不知道怎么写。今天这篇文章分享个人一些经验，概要的写一下，怕写多了部分读者看不下。

在我看来，邮件其实文档的一种，因此邮件一个最主要的目的是用来沟通。既然是沟通，那么咱们要达到让对方以最快的速度知道你想要表达的意思，这就是中心点，后面这些都是围绕这个主题进行。

固然，邮件是有不少技巧的，熟练使用这些技巧，会让你事半功倍。

邮件种类

先说邮件的种类，通常来讲有四种：

1. 无需回复的邮件。

   这种邮件主要是想告诉收件者一些信息，例如咱们日常收到一些报表邮件，部分监控邮件等，这些邮件咱们无需回复，知道这些便可。

2. 查询邮件。

   这种邮件比较多，你写邮件是想从收件人那里知道一些事情，好比建议，意见或者动做等，但愿收件人可以回复你。

3. 开放式结尾的邮件。

   主要是一些开放式结尾的邮件，例如保持联系。固然这也是为了未来之后的联系方便，获取进一步的结果或者便利。举个例子，咱们想问某个公司的HR有没有职位招聘，HR说暂时没有，你能够说保持联系，之后有的话再发邮件去问，并且最好是基于该邮件去问，这样HR看到邮件的承前启后，知道你是谁，问什么事，不至于太突兀。

4. 须要采起动做的邮件。

   这种邮件不只仅是指望获得你的答复，而是须要获得你的动做。例如，老板发邮件给小明，让他预约一个会议。小明须要将预约好的会议信息回复给老板，包括时间、地点（会议室）、邀请的人物。若是须要电话会议，电话会议的URL、拨入的电话号码和方式。 

邮件组成

那么怎么写好一封邮件呢？

首先咱们得弄清楚邮件的组成：

1. To(收件人)

2. CC

3. BCC

4. 邮件主体

通常邮件主体又分为

1. 邮件标题（Subject Line）

2. 开场白（Opening Sentence）

3. 消息体

4. 结束语

 

如何写邮件

收件人

收件人是你要发送给谁的，是邮件的直接接收者。可能收件人会有多个，由于他们这几我的都是直接的接收者。

CC

CC通常是指抄送，FYI的目的，让CC的人知道就好了，可是不建议把不太相关的人放到这里，由于绝大部分人只关心和本身有关的事情和邮件。把一些不相关的邮件发送给不相关的人，可能会对方起到骚扰做用。

BCC

密送，既然是密送，在To,CC里的人不知道BCC里的人列表。这个某些状况下很是有用，能够保护一些隐私。举个例子，我收到过不少离职邮件，通常人可能这么写。

发件人：David Cook
收件人：David Cook
主题：Cook's Farwell

我收到这封邮件，说明我是接收人，可是我并不在收件人里，为何？由于我在BCC里。那么为何我会在BCC里？多是发件人为了不尴尬，省去一些不别要的麻烦。

 

邮件标题

邮件标题很是重要，这是可以快速了解邮件目的的最直接的信息。试想，通常来讲邮件进入咱们的收件箱里，都是邮件列表里的一条记录而已，若是你想看具体内容，还得单击或者双击一下该邮件记录。因此，为了让收件人快速理解邮件的主题，邮件标题是最好的入门。

合理的邮件标题会让人省时间，以为你很是专业。

通常来讲，邮件标题没有固定的格式，把事情说清楚就行了。

先看看下面一个例子：

Subject：Meeting
Hi David,I just wanted to remind you about the meeting we scheduled in last Friday, do let me know if you can attend it on time.Thanks.

Taiguo Zhang

若是看到这个邮件标题，咱们只知道邮件是关于会议的，可是是其余什么事情就不知道。咱们能够改一下

Subject:  Reminder of 10:30AM meeting on next Mon(3/18) about Visiting Japan

这样改了以后，一看到邮件就知道是提醒礼拜一的关于访问日本的会议了。

再来一个例子，咱们常常作Performance Review，可能要提醒每一个员工去作，怎么写呢？较好的例子以下：

Subject：[ACTION REQUIRED] Finish your PR's last step before this Friday(3/20)

我在这里加了一个ACTION REQUIRED, 为何？由于提醒这个是须要你作ACTION，并且大写，说明很是重要。并且必须在礼拜五作完。

 

开场白

通常状况下，开场白仍是直接说事儿，让对方明白邮件的意图，由于Subject line已经简单说了，咱们能够再说的详细一些。接上面的例子，例如能够以下：

Hi David,

I would like to know if you can join the meeting about the visiting Japan at 10:30AM in next Monday, as it is very important for us to make a decision. 
Then the procedure can move forward，that is helpful to be behind the schedule. If you can't, please DO let us know, then we can make another meeting.

这样咱们就把事情说清楚了。

可是若是由一些不太好的消息或者其余，能够先用一些软和点的话作铺垫，而后再把很差的事情说出来，这样在人的感情上会容易接受点。

消息体

主要仍是对邮件的主题详细描述，做为主题的支撑，讲事实，讲道理，将为何要写这封邮件。

同时，邮件的topic最好不要超过一个，这样易于阅读和专一。若是是多个的话，一是分心，二是处理起来略微麻烦一些。

同时，由于消息体可能会很长，为了便于阅读，咱们能够作到：

1. 尽可能使用短句，读起来不费劲。

2. 尽可能使用段落

3. 对于关键点能够加粗

4. 对于某些句子和词语，能够用颜色，可是慎用。好比红色，红色通常指警告，因此慎用。

5. 用List，好比：1,2,3..., a,b,c...这种。

6. 注意使用空格和空行，若是文字堆积到一块，对人有压迫感。若是给出适当空白，会让人放松不少。这有点相似写代码的风格。 

结束语

 结束语很重要，主要用来：

1. 总结你的观点

2. 若是有ACTION，指出对方须要作的ACTION。

3. 若是有deadline，须要指出Deadline。

4. 若是不须要Action，写出适合的结束语便可。例如“Thanks for your help on solving this problem."

 

签名

上面没说到签名，其实仍是要作的。分为2种状况：

公司内部

是指邮件发给公司内部的，你们可能都知道你，写出名字、分机，手机便可。若是大点的公司，须要带上职位，所在部门。

 

公司外部

若是收件人是客户或者其余人，须要如下信息：

1. 名字（中文名+英文名）

2. 职位

3. 部门

4. 分机

5. 手机

6. 邮箱

7. 公司的logo，网址，甚至是slogan。

8. Skpye或QQ或微信，若是须要的话

 

Disclaimer

在一些公司法律作的比较完善，在邮件最后面会加上一些Disclaimer，主要是为了保护一些相关信息吧。

 

暂时先写到这里，今天只是大概要领的写了一些，也算是一个梳理，其实还有好多细节上的技巧问题。例如，

1. to,cc的联系人怎么加，联系人顺序的问题？

2. 邮件的语调

3. 邮件的称呼

4. 邮件的专业性

5. 邮件编辑的技巧

6. ...

后面会慢慢补上（哈哈，给本身挖坑了），若是您以为想继续看，请继续支持我。