码农如何写好一封邮件/2

编写一封专业的邮件，邮件的内容是很是关键的一部分。

拼写

不管是中文仍是英文，尽可能避免错别字。先说邮件若是出现错别字，会带来哪些影响？

影响我的形象。收件人会认为你不太仔细，不太严谨，为何发出来的邮件会有错别字呢。这对于严谨的商业合做或多或少形成一些负面影响。在一样的条件下，选择可信赖的人确定是你们的习惯。

甚至影响公司形象。我的是在公司这个组织下的，虽然说不能彻底影响到公司，可是在某些状况下，你的失误会形成收件人对公司的见解。

 

那么怎么去避免呢？能够先看看几个方面：

语法尽可能正确，尤为是在写英文时，例如时态，单复数等。

对于一些专有名词，也须要写对。例如这两个词Android、iOS，常常看到写成android、IOS，或者其余形式的，例如Python，也有人写成python，专有词有专有词的写法，这都是一些细节问题，加以注意。

 

幸运的是，如今的邮件系统都有拼写检查的功能，虽然说不能检查出特别高级的问题，可是一些基本问题例如拼写仍是能够解决的。

 

格式

格式也是很是重要的。邮件写的好很差，是否易于阅读，好的格式会帮助很多。

 

空格，空行，列表等表达形式可以将邮件格式化，提升阅读效率。

 

空格，通常多处于英文里，标点符号后须要跟一个空格。

例如：Hello Tim, thank you for supporting this project. 咱们能够看到Tim后面的逗号后有一个空格，这是一种书写习惯。

 

空行，也是很是重要，通常用在断语段之间，这样显得每段所表达的内容不同。清晰易读，尤为是每段内容不少的状况下。

列表有不少，例如数字开头的，radio开头的。不管用哪个，都会让人读起来特别清晰。我举个例子，为了描述某手机，咱们能够这么作，该手机内存8G，ROM128G，配置3000万摄像头，防水等。若是咱们改为以下

1. 内存8G， ROM 128G

2. 摄像头：3000万

3. 防水

先后一比较，发现后者看起清晰，阅读起来舒服不少。

 

须要说明的是，英文和中文顶头不同。英文时顶格写，中文能够后退2个。我看到好多人写英文和写中文同样，退后2个去写的，这很差。

 

陈述你的目的

写邮件确定是有某个目的才去写的，因此要把本身的目的陈述清楚，这样阅读者一看就知道这封邮件的目的。有时候，看见过不少邮件，不把目的描述清楚，让阅读者去猜，去总结，这会下降邮件的沟通效率，前面说过，邮件是为了沟通，若是邮件表述得清楚，是有助于提升效率的。

 

多用If-then

通常来讲，某件事情有多种选择，咱们尽可能在邮件里提出来。好比下面这段描述：

I would like to confirm if you have time to join the meeting at 15:00 tommorrow. If yes, I will book the meeting today, if no, 17:00 is OK to you? or what is your available timeslot? 

这样，能在一封邮件里把各类状况都考虑到那最好了，给对方多一个选择，并且是一个明确的选择。对方至少知道你的态度，若是他认为不合适的，他会主动告诉你他的时间的。

 

保持邮件专业   

例如，在正式商务邮件里，不要开玩笑，不要表达本身的消极情绪，甚至不要使用表情包。

同时，也不要使用一些缩写，例如tmr -> tommorrow. PLZ ->Please等。

有些时候不要用大写，由于这显得有点不友好。例如，CAN YOU REPLY TO ME BY TODAY?。这有点强迫对方似的。