中科图书业务系统需求说明书

 

 

 

中科图书业务系统

需求说明书

（草稿）

 

Version 1.0

 

 

 

 

 

 

 

 

北京中科进出口有限责任公司技术支持部

2016年2月

 

中科图书业务系统需求说明书
Project Name	中科图书业务系统 BookSys
Document Name	中科图书业务系统需求说明书
Document ID	BookSys_Requirements_Specifications

 

 

文档变动追踪

日期	备注	修改人	审核
2016-02-18	建立	徐胜	董春梅、吴敏、毛姗、李佳

 

 

 

 

 

 

目录

1       概述... 1

1.1        整体业务概述... 1

1.2        整体需求概述... 1

2       业务需求详解... 3

2.1        普通订单业务流程... 3

2.1.1         业务流程图... 3

2.1.2         具体需求... 4

2.2        长期订单业务流程... 24

2.2.1         业务流程图... 24

2.2.2         具体需求... 24

2.3        主进订单业务流程... 26

2.3.1         业务流程图... 26

2.3.2         具体需求... 27

2.4        书展订单业务流程... 29

2.4.1         业务流程图... 29

2.4.2         具体需求... 30

2.5        电子订单业务流程... 31

2.6        网售订单业务流程... 31

2.7        招投标管理... 31

2.8        基础信息... 32

2.8.1         订户信息... 32

2.8.2         外商信息... 32

2.8.3         采购渠道... 33

2.8.4         汇率信息... 33

2.9        图书目录... 33

2.9.1         图书基本目录... 33

2.9.2         书展目录... 34

2.10          清关及外汇额度管理... 35

3       系统管理... 36

3.1        权限管理... 36

3.2        订单修改记录... 36

4       附件及参考... 36

5       文档签发记录... 36

 

 

1  概述

1.1    整体业务概述

中科图书业务系统是为中科公司处理所有图书业务提供系统支持的业务平台，涵盖图书中心的招投标、订单管理、付汇管理、结算收款；发行中心图书业务的验书加工、装箱发货、库存管理、书展管理、网上销售；财务部门的开发票、到款登记、付汇登记、成本核算等众多业务环节。

1.2    整体需求概述

根据图书订单的不一样处理方式（如是否须要向外商发订、是否须要作收发货等），系统主要的业务流程分为几种类型：

 

1. 普通订单业务流程：主要业务模式，根据订户下单，中科向外商采购并按订户要求发货。
2. 长期订单业务流程：为订户采购会议录、文献资料等特殊图书，流程与普通订单有所不一样。
3. 书展订单业务流程：在订户单位进行书展并留书，以后根据订户留书状况在系统里补订单处理。
4. 主进订单业务流程：为中科库存向外商主动订购图书。 
5. 电子订单业务流程：电子订单无实物的收发货操做。
6. 网售订单业务流程：网上销售库存图书。

 

图书业务流程中角色及相关操做：

 

1. 销售负责人

参加订户的招投标活动；获取订户订单信息，确认订单结算方式并转单给订单录入人员；提交开收款发票申请；书展留书转单；维护订户基础信息。

1. 录单负责人

根据销售人员的转单和附件，经过目录系统补齐订单目录信息；在系统内建立新订单；根据书展留书转单补书展销售订单。

1. 渠道负责人

维护ISBN和订购渠道的对应关系；为订单肯定采购渠道；修改订购渠道；

1. 销售负责人

将订单发订给外商；录入外商的付款发票；提交付款申请；对订单进行催缺；维护外商基础信息；总署数据导出。

1. 财务负责人

根据付款申请对外商付汇，并根据银行反馈登记实际付汇信息（成本核算）；根据开收款发票申请，开具机打发票，并登记发票信息；登记订户到款；帐务成本核算管理。

1. 验收负责人

根据外商装箱单（或箱内发票）验收图书；按户分检；根据订户须要进行数据加工和物理加工；

1. 发货负责人

按户装箱并打印发货单和装箱单；发货并登记发货信息。

1. 库存负责人

主进订单入库、借外商样书入库、销售出库、书展借书、书展还书、书展销售处理、网上销售处理、库存盘点、库位管理等

1. 报关负责人

登记报关单等信息。

1. 编目负责人

维护主进图书目录；维护书展图书目录。

1. 业务主管

处理业务流程中须要审批的环节，分为销售经理、外联经理和发行经理三个角色，分别处理销售、外联和发行业务中的审批工做。

 

 

2  业务需求详解

2.1   普通订单业务流程

2.1.1   业务流程图

 

2.1.2   具体需求

2.1.2.1 销售转单

图书销售把一批从客户接收来的订单，批量转给订单录入员。

1. 每次执行销售转单系统会自动生成转单号，转单号格式：两位年+两位月+四位流水。
2. 转单的内容包括订户编号，订户名称，订单结算方式（公式和相关系数），业务类别，转单日期，转单人，接单人。
3. 每一次只能转相同业务类别的订单。业务类别在基础信息里单独维护。常见业务类别有：普通订单，书展订单，长期订单，主动进货订单。
4. 转单同时容许添加附件，默认格式为Excel文件
5. 转单后系统发送邮件通知接单人。

2.1.2.2 订单录入

普通订单录入员根据销售转单信息和相关附件在系统里批量生成图书订单，此外还能够根据业务须要手工新增各类类型的图书订单。

1. 普通订单生成方式：Excel导入；手工录入；EDI文件导入；
2. 普通订单生成原则：一书一单，即一种图书一份订单。每份订单分配单独的订单编号，需向外商发订的订单编号：ZK+2位年+8位流水号，从销售库存的订单编号：ST+2位年+8位流水号。
3. 一种图书的定义：同一出版社，同一做者，同一书名，同一版次，同一装帧，同一出版国的图书。

通常状况下，知足上面条件的图书只有惟一的ISBN。但也有例外：

1. 有些联合出版的图书，同一本图书背面印刷两个不一样的ISBN。
2. 分红上、下册等多卷模式印刷的图书，除了整套书一个ISBN，每一个分卷也有单独的ISBN。
3. 某些特殊类型的文献，如会议录等没有ISBN。
4. 普通订单内容包括：订单编号，转单号，转单日期，订单结算方式，业务类型，订户编号，订户名称，转单人，ISBN，书名，做者，装帧，版次，出版日期，出版社，图书目录编号，目录价格，币种，网上报价，币种，外商编号，外商名称，订单参考号，订单性质，订购本数，订购册数，库存本数，库存册数，是否丛书到货，是否招标，订户报价，招标一口价，经手人，录入日期等。
5. 录入/导入订单时若是有转单号，则从相应销售转单里自动带出转单日期，订单结算方式，业务类型，订户编号，订户名称、转单人等信息。
6. 输入ISBN后，若是图书目录里存在相关目录信息，则经过目录定位带出书名、做者、装帧，版次，出版日期，出版社，图书目录编号，目录价格，以及目录默认的外商编号、外商名称。
7. 订单录入的ISBN能够是13位也能够是7位；能够带横线也能够不带横线，系通通一转换成13位无横线的格式保存。同时对录入的ISBN按算法进行检验，不符合要求的ISBN不能保存。用户在系统里作订单查询时，ISBN查询条件的录入也一样处理。
8. 订购数量分红本数和册数两种单位，其中本数指向外商采购时的订购数量，册数指实物书到货时的具体数量。通常状况下，一种图书的订购本数等于订购册数。可是有些成套发行的图书，例如分为上、下册的图书，订购本数为1，订购册数应为2。
9. 库存数量也一样分为本数和册数两种单位。订单录入时显示的库存数量，为该种图书库存可用数量，破损和被书展借走的图书不能算入。
10. 订单查重。某些订户会要求订单查重功能，即录入订单同时，根据isbn+书名+订户号，检查系统里该订户的全部历史订单是否有重复的记录，若有重复则提示操做人员不能保存订单。订户查重要求可在订户信息里设置，也能够在转单和订单录入时设置。
11. 丛书到货。某些图书的发行与期刊相似，向外商订购以后，同一订单下会屡次到货，须要单独对每一个分卷登到，记录具体的分卷名称，并分别发货。录入订单时能够选择是否须要作丛书到货处理。
12. 订单录入员能够录入并编辑修改订单，可是不能修改供应商信息，也不能删除订单。
13. 订单审读
    1. 根据新闻总署进口出版物管理要求，对进口资料业务流程中设立目录审读、订单审读和到货审读、发货审读。
    2. 订单审读内容包括：

a)        根据目录审读的结果，若是对问题目录的订单，系统自动提醒，禁止订购；

b)        根据系统设置的敏感词，系统自动分析检索书名、做者、出版社等字段是否包含敏感词组合，若是包含，则提醒外联进一步审读判断。若是外联确认此书有问题，系统根据订单录入信息在图书目录里检索，若是没有相关书目，则自动生成图书目录，并将该目录标记为问题目录；若是已经存在书目，则自动将该目录标记为问题目录。

c)        订单审读经过后，又新获得通知或在实物验收中发现问题，列入问题书目。系统自动将订单标记为审读问题订单，如未发订，则需作中科撤订处理；如已发订未发货，则禁止收发货，同时对到货的实物图书作集中销毁处理；已经发货的则提醒业务人员通知订户退还销毁，同时对该订单作主动退书处理。审读问题订单能够退款，不能参与收款。

2.1.2.3 发订管理

1. 自动匹配订购渠道。

系统根据订单的ISBN，以必定的算法，自动匹配出相关的供应商。ISBN前缀与供应商的对应关系在系统里单独维护。

1. 订购渠道确认

外联人员能够手工编辑订单的供应商，包括未匹配上供应商和已匹配上供应商的订单，均可以手工逐条修改，也能够批量替换。

1. 订单校验。

外联人员在发订前应对新订单进行校验，校验出不正确的订单能够在订单的修改页面标注有问题复选框。全部有问题的订单不能参与发订。

1. 发订。确认订单的订购渠道后，外联能够按外商生成发订单，并按其要求的格式导出（TXT、Excel、XML、EDI等）。

每一个外联人员在发订界面只能看到本身负责的采购渠道的待发订订单。

1. 外商的订购回复。外商收到中科发订单，可能有几种反应：
   1. 寄来发票，说明中科订单已经被确认。
   2. 外商反馈，因无库存等缘由没法订购
   3. EDI方式反馈POA，确认订单或否定订单。

              若是状况B，外联人员需在发订单明细里标注取消订购，并注明缘由。该订单能够从新选择供应商，再次发订。原发订信息应保留，用于查询分析。

1. 订单一旦发订成功，即不能被录单人员和外联人员修改。发订后，订单状态变为已发订。
2. 订单催缺
   1. 订单发订后，在规定时间内没有到货，系统应自动生成催缺记录，供外联查询和导出，并把催缺信息发给外商。催缺信息包括：订单号，ISBN，书名，出版社发订日期等。
   2. 订单催缺的判断标准是：从发订之日起计算规定时间内，订单的已到本数小于应到本数。催缺的时间限制在供应商基本信息里分别维护（默认为发订后3个月）。
   3. 系统根据外商的催缺有效期自动完成催缺，催缺记录中须要标注是否收到发票及催缺次数。第一次催缺后若外商没有到书，系统自动每周进行一次自动催缺。发订后6个月仍未收到书，则系统自动提示须要外联采起特殊处理或问题订单处理流程。
   4. 外商回复的催缺信息，外联能够导入到系统中的催缺回复字段中，能够对回复信息进行修改和翻译。翻译后的催缺信息，单独存到另外的字段中。对于每次的外商回复信息，系统都要保留，依次累加，最新的信息显示在最上面。
   5. 外联能够查看、修改催缺记录，能够按照不一样的外商导出到Excel表里，发送给外商。对有问题的图书进行屡次催缺。催缺的记录能够转发其余外商从新订购。从新发订订单，订单号不变，发订日期自动更新，原发订日期记入备注。
   6. 录入付款发票.
      1. 外联人员收到付款发票后，在新增发票里录入付款发票，发票录入需分别录入发票抬头和发票明细。
      2. 发票抬头录入外商编号、外商名称、发票类型、外商发票号、发票金额、币种、发票日期、付款方式、付款帐期、备注等信息，系统自动生成中科的付款发票流水号。系统中外商发票号不容许重复，但能够修改。
      3. 发票类型包括：普通发票、调价-收款发票、调价-付款发票、邮费发票、国际邮费、会员费和追加成本等。

2.1.2.4 付款管理

a)        普通发票、调价-收款发票、调价-付款发票等几种发票，其发票金额必须计入订单明细成本。

b)        发票类型是邮费发票时，在实物验收以前能够摊邮费到其余发票，实物已经验收，则不能再摊，需另见付款订单。摊邮费发票号字段中，录入须要摊的发票号，中间用“，”分隔，系统再根据发票对应的订单按照这些订单上的金额分摊到订单上,按实际书是否到货决定是否摊到订单成本。

c)        国际邮费、会员费、追加成本等类型的发票不须要追认到一个订单。需外联补入到一个专门的付款订单，若是没有订户，则设订户是ZK001，此订单参与付汇和订户结算，可是不参与收发货。

1. 付款方式：预付款、账期、预存款。预付款和预存款分别使用该外商帐户下的预付款项或预存款项支付。
2. 付款预警：若为预付款或预存款条件，录入发票后1个月业务员未对发票进行汇款处理，系统自动预警。若为账期条件，距离账期1个月，业务员未对发票进行汇款处理，系统自动预警。业务员能够在系统默认的基础上手工修改中科汇款条件（如将账期调成预付款）及汇款预警时间。
3. 发票明细录入，能够经过查询选择定位出该外商的订单明细。默认包含的查询条件：外商编号为发票抬头录入的内容。可输入的查询条件有：中科订单号，ISBN，书名等。付款发票中有中科订单号，则经过中科订单号定位到订单进行发票价格编辑；付款发票中没有中科订单号，则系统经过ISBN或书名筛选出的订单（未与发票关联过的结果排在上面），业务员手工选择将发票中的订单价格录入哪张中科订单。
4. 编辑发票对应的订单信息，包括订单号、册数、码洋、折扣、实洋、邮费等，系统自动计算外币实付金额和人民币成本金额，同时根据订单的结算条件，自动计算出人民币应收金额。根据订单号或者发票编号能够打开相应的发票订单的编辑界面。一个图书订单能够对应多张发票。若是只录入备注信息，不修改其余自动信息，至关于外联直接到订单中修改备注信息，不对此订单生成汇款信息。
5. 发票录入后，系统自动计算订单的人民币应收金额，并与订单中订户报价相比较，差额在偏差范围外的，系统应提示销售与订户沟通。此外人民币成本金额大于人民币应收金额的订单也应提示报警。
6. 实物验收前，同一订单若有多张发票，系统自动摊成本到订单下，合计生成订单的人民币成本金额，并合计计算人民币应收金额；实物到货后，订单的人民币成本不能变化，后到的邮费发票，外联单独在系统里录入一个专用的邮费订单。只用于对外商结算，不参与收发货和对订户结算。
7. 系统计算人各类人民币金额时使用的汇率是系统自动从网上抓取的当天的中国银行外汇汇率。
8. 付款发票核对。发票明细录入完毕后，系统会自动汇总发票明细里实洋总额，而后与发票抬头里的发票金额进行对比。若有差别则用红色提示，如无差别则用绿色提示。
9. 付款发票与订单关联后，订单的状态为已录发票。
10. 付款发票错误。外联在录入付款发票时，应注意检查发票错误。付款发票错误种类：订单金额错误，折扣错误，订单基础信息错误，发票中有不是中科公司的订单（生成平账订单）和版本错误（通常是高版本）。若付款发票中的某一个订单金额不正确，则外联仍须要按外商的错误发票金额对外汇款；但此错误订单不能做价收用户款，收到外商相应调价发票后再处理。
11. 发票错误处理：1）错误严重发票，不对外商汇款，不录入系统。2）若需对外商汇款，则先将错误发票录入系统，记录外商原始发票信息。错误订单生成平账订单，平账订单不收用户书款（不参与结算，不收发货），且须要外商作退款发票。因此发票金额与订单录入金额核对必须成功才能对此发票进行汇款。3）若是版本错误，应联系订户是否赞成接受此版本，如能够接受，则修改订单；不然应联系外商撤订。
12. 付款申请。
    1. 外联准备付汇时，在系统里查找相应外商的未付汇的付款申请。可使用如今已经存在的，也能够创建新的付款申请。
    2. 系统创建新的付款申请后，录入外商号和币种，保存时，系统根据这个条件检测是否这个外商有待付款的汇款号，提示给用户信息，是否新建付款申请，用户本身选择。录入外商号后，自动获得对应的帐号、国家、外商名称等信息。
    3. 付款申请里汇款号的规则：PY+2位年+6位流水号，录入外商编号、外商名称、付汇方式、币种、申请付汇金额、申请汇率（自动取当天汇率)、申请日期、备注等信息，同时界面显示付汇状态（新建/已审批/已付汇）、汇票编号、付汇日期等信息。
    4. 付汇方式包括：电汇、票汇、网上订购（信用卡支付）、国内订购、网上直购（直接向亚马逊订购，现金支付走费用）多种，须要分别处理。
    5. 付款申请下能够选择该外商该币种的待付款发票。此处默认显示的待选择发票，其全部明细订单应已经所有到货验收。若是须要对未到齐的发票进行付款，需经管理人员审批。
    6. 同一张付款发票能够屡次付汇，只要累计付汇不超过发票金额。
    7. 付款申请下只要有一张发票的核对状况为不成功（标红），则此付款申请不能进行汇款。
    8. 付款申请保存后，能够打印付款申请单、票汇申请单、电汇申请单等单据。付汇的审批流程在系统以外。
    9. 付汇登记。
       1. 财务付汇完毕后，需将银行反馈的实际付汇金额、实付汇率、银行汇款号等信息录入付款申请里。

       人民币付汇金额 = 外币实付金额 * 实际付汇汇率

1. 网上支付（信用卡）方式付汇后，登记信息为：外币申请金额、实付美圆金额、实际美圆汇率（美圆-人民币）。
2. 付汇登记后，系统调整汇款申请、发票和订单的状态为已付汇。
3. 到货批次

2.1.2.5 收发货管理

发行人员收到外商发货后，应先根据外商的发货单据，在系统里创建相应的到货批次

1. 系统创建新的到货批次后，录入外商发票号，保存时，系统根据这个条件检测是否这个外商有待收货的到货批次，提示给用户信息，是否新建到货批次，用户本身选择。录入外商发票号后，自动获得对应的外商编号、外商名称等信息。另外还需录入外商运单号、起运日期、到货日期、到货形式、总件数、总重量（公斤）、备注信息等。
2. 到货形式包括：国际邮局、集货商、总体到货等几种选择。。
3. 扫描验收

之外商发票号为单位，验收员用扫描ISBN的方式对图书实物进行验收。

1. 验收员在验收界面输入外商发票号，带出到货批次、外商运单号，以及该发票下全部订单，并区别显示已经验收的订单和未验收的订单。订单的显示字段包括：ISBN、书名、订单编号、订购本数、订购册数、应到本数、应到册数、已到本数、已到册数、实到本数（当前批次到货本数）、实到册数（当前批次到货册数）、是否需数据加工、是否需物理加工、订户编号、人民币应收金额等。
2. 验收员在验收界面经过扫描方式输入ISBN，系统自动定位到订单，实到本数和实到册数分别加1。若是某一订单明细的应到数量大于1，能够屡次扫描输入，也能够用手工直接修改当实到本数、实到册数，并自动更新应到本数、应到册数、已到本数、已到册数等信息。
3. 每验收一册图书成功后，系统自动打印一张验书单。验书单包含订户编号、订户名称、验收号、书名、ISBN、出版社、做者、码洋、币种、人民币应收金额等信息。每一张验书单需插入对应图书中。
4. 若是订单是丛书到货，则定位到丛书到货界面。丛书到货是指一个订单，外商分红多卷发货，系统须要进行屡次到货和发货处理。
5. 丛书到货时记录丛书参考号、卷名、卷期次、ISBN、ISSN、出版日期、业务类别、目录价格、币种、丛书验收号、到货日期、备注等相关信息。
6. 若是订单内容为一套图书，到货本数和册数不一致，能够参考丛书到货方式，分别记录每一单册的书名、ISBN，同时订单实到本数为1，实到册数则逐册增长。成套图书验收后应作捆绑处理，只需打印一张验书单，格式与普通图书不一样，应把每一单册书名、ISBN打印处理。
7. 验收完成，系统自动作入库操做，已验收订单的人民币成本不容许变动，月末统一作入库汇总，财务作帐用。

 

 

1. 到货审读
   1. 图书验收前，验收人员会对其内容进行审读，若是发现问题，将在系统目录里把该书目标记为问题书目。同时该订单被标记为审读问题订单，自动封禁，中止发货。
   2. 订单正常发订后，又被标示为审读问题订单，则在验收时自动提醒验收员，中止验收或发货，对图书实物进行封禁，集中销毁。
   3. 外商装箱错误和破损

外商到货可能会出现各类错误

1. 图书与发票明细不符，退还。不验收。
2. 图书与发票明细不符，不退还（书错了；版本错了；装帧错了等状况）

图书登记到该到货批次下的装箱单错误界面，图书实物转主进库存，作零成本入库，并注明缘由是外商装箱单错误。装箱单错误提交给外联查阅，对应的图书订单继续催缺。

1. 图书破损

破损图书正常验收和发货，并标记破损。对应的图书订单应到数量不变，相似丛书到货。破损图书信息提交给外联查阅，对应的图书订单继续催缺。

1. 核查分户

已验收后的图书，按订户分类存放，同时分出须要作数据加工和作物理加工的图书去进行相应处理。

1. 根据到货批次，分别导出须要作数据加工或物理加工的图书订单信息，并打印相应清单。
2. 发行人员持清单分检图书，并附带订单数据，送给相关加工人员。
3. 加工人员完成加工后，把图书按订户分类存放。管理人员按清单验收。
4. 把完成数据加工或物理加工的订单数据导入系统。
5. 以订户为单位生成核查单，加入全部该订户可发货的已验收订单。订单若是未完成数据加工或物理加工，则不能参与核查。
6. 发行人员打印核查单，并持核查单核对待发货的图书，核对无误后，将核查单和图书实物一块儿推送发货组。
7. 装箱方式

发货组能够选择如下几个方式完成装箱发货的操做，系统能够实现按箱打印装箱单明细的要求。

方式一（最灵活方便，可是须要增长硬件投入）

1. 选择订户准备发货的核查单信息下载到智能手持终端里。用智能手持终端边扫描实物图书，边进行装箱，每装满一箱，智能手持终端更换一个货架号。
2. 装完箱后，在系统里对该订户创建发货单，读取智能手持终端的数据，自动生成发货单明细，并按货架号自动生成每一箱的装箱单明细。

方式二（排序比较费事，不能灵活装箱，操做麻烦）

1. 选择订户，新建待发货的发货单，添加可发货的核查单，能够整条核查单一次性添加，也能够选择核查单下的具体订单明细进行添加。
2. 对发货单明细进行排序（如按书名顺序），图书实物也一样排序，而后按顺序装箱。在系统里登记每个装箱单的起止顺序号。

方式三（须要增长验书单打印成本）

1. 按订户，将准备发货的一批图书装箱，把每一箱图书的验书单（此方式须要两联）抽出一联，按箱汇总在一块儿。
2. 在系统里创建待发货的发货单，扫描验收单上的验收号条码，自动录入发货明细和装箱单明细。

方式四（不需增长验书单打印成本，可是操做增长了很多麻烦）

1. 选择订户，新建待发货的发货单。
2. 边扫描图书验书单（只需一联）上的验书号条码，边进行装箱，系统自动增长发货单明细和相应的装箱单明细。

 

 

1. 发货
   1. 生成发货单时，系统根据订户编号自动带出相关订户信息：订户名称、收货地址、邮政编码、收货联系人、联系电话、联系手机、收货联系邮箱等。若有缺漏，发行人员应及时联系销售进行补充。
   2. 发货单号分为订户号和发货批次号两部分。发货批次号格式为：B+2位年度+4位流水（该订户在该年度内的发货流水号）。
   3. 发货单正式发货以前，能够添加或删除发货明细信息，可是发货后，就不容许再更改发货明细了。
   4. 发货单发货后，能够打印发货单、装箱单和发货贴头。
   5. 系统能够设定多个发货单打印格式，每一个订单能够默认设定对应的发货单打印格式，在生成发货单时自动带出，也容许手工修改发货单的打印格式。
   6. 发货单打印格式分为抬头和明细两部分。发货单抬头通常包含订户编号、订户名称、发货批次号等信息。发货明细格式不一样订户有不一样要求。
   7. 发货贴头包含订户编号、邮政编码、收货地址、收货联系人、联系人电话等信息。
   8. 发货单在发货后，应填写发货方式、承运商、收据号码、发货重量、总件数、发货费用等信息。
   9. 发货成功后，系统自动给订户的收货联系邮箱发一封收货通知书，附件为该批次的发货单。
   10. 发货单发货后，系统自动计入财务在途，在该订户帐户下增长相关在途应收金额。
   11. 发货审读。
       1. 图书发货前，发行人员会对其内容进行审读，若是发现问题，将在系统目录里把该书目标记为问题书目。同时该订单被标记为审读问题订单，自动封禁，中止发货。
       2. 若是图书验收后发货前被发行问题，图书目录标为问题目录，订单被系统自动标为审读问题订单，生成发货单的时候，系统会自动检查，禁止该订单参与发货。发行人员应根据公司规定将问题图书实物集中销毁。
       3. 已发货的问题图书，用退书流程通知订户退还，发行人员应根据公司规定将问题图书实物集中销毁。
       4. 退书

因种种缘由，订户在收到书以后会要求退书（如订重了）。

1. 销售在系统里生成图书退书单。退书单抬头包括订户编号、订户名称、申请人、申请日期、退书缘由等字段。退书单明细能够从该订户的已发货记录里选取，也能够导入Excel生成。
2. 退书单经管理人员审批，发行人员才能够看见。
3. 发行人员在退书单里扫描登记退书实物，相似图书验收操做。
4. 退回的图书转交主进库房，库管作入库登记，并打印入库上架标签。库存成本自动关联原始订单的相关信息。
5. 若是退书原来已经收款，则需销售另作退款操做；若是退书已开收款发票未收款，则做废原来的收款发票，从新开票；若是退书还没有开票，则系统自动减小订单在途的应收金额。
6. 系统里单独记录订户库存帐目和主进库存帐目（zk001）。根据退书单，自动生成调库记录（从退书订户库调到主进库）。有订户的库存帐户，分别对应在途（发订）、入库（验收），出库（发货）。
7. 对一个订单一本多册状况（如多卷书），订户可能会对其中某一单卷退书，结算时应能对单卷进行结算，收款时单独处理。

2.1.2.6 收款管理

       销售人员在业务流程中的任什么时候间（不管系统里是否有该订户的订单、订单是否发订、是否已付汇、是否已发货）均可能开收款发票。根据财务规定，在开具正式收款发票同时，必须出具对应金额的出库和入库明细用于财务记帐。已经记帐的出库、入库明细金额若是发生变更，不能直接修改原始记录，只能在系统里新增出库或入库调整单，计入当月财务帐内。调整单只调金额，不调数量。

       常见状况是销售在发货以后与订户联系收款事宜，根据订户的要求开收款发票，订户款项到帐后，财务进行到款登记。特殊状况下，销售可能在订单还没有发货前收款，甚至无订单预收款。

   我的订单必须单独出订单，先收款后发订。

1. 开收款发票申请
   1. 销售人员只能对本身负责订户收款，只能查看相关订户的收款信息。
   2. 销售在系统里新建开收款发票申请，根据订户编号，系统自动从订户信息里带出相关财务信息：订户名称、开发票名称（容许修改）。另外还需录入开票金额、销售负责人、经手人、备注说明等内容。
   3. 在新增收款发票界面提示此订户帐号下：在途应收金额、已开发票金额、未开发票金额、已收款金额、未收款金额、可用预收款金额等信息。
   4. 在新增发票界面有两种开票选择：按发货记录开票，按订单预估开票。
   5. 按发货记录开票。

销售查询订户的已发货未开票订单记录，选择订户赞成结算的订单添加到收款发票明细里，也能够选中发货批次批量添加。

系统自动根据选中的发票明细计算应收总金额，开票金额能够选择与应收总金额一致。

成批调整订户结算系数的问题？开发票时设置调整金额或调整比例，对订户全部未发货或未结算订单进行结算调整，订单变成已结算，不留余额。

同一订单下多卷书，订户会对单卷退书，销售先作退书申请，实物退书后再作相应结算。结算时应能对单卷进行结算，收款时单独处理。

使用预收款的多种状况。订单转单时能够知道是否用预收款？（考虑多种预收）。

 

1. 按订单预估开票。

销售根据与订户沟通，肯定开票金额和对应的订单。被选中的订单，可能有几种状况：

a)        未录入外商付款发票，销售输入预估成本比例（百分比%），预估成本=预估开票金额*预估成本比例（通常是按照95%结转，容许手工修改）。

b)        已录入外商付款发票，则订单的人民币成本和人民币应收金额都已算出。按实际金额作出入库。若是订单的合计应收金额大于开票金额，则由销售手工进行选择订单微处理。若是订单的合计应收金额小于开票金额，则差额部分按预估处理。

c)        无订单开票。一样按预估处理。

d)       预估开票与订单已关联的金额，在对应订单发票录入，并付汇后，系统应自动在该月末生成出入库明细调整单，供财务调帐使用。

e)        预估开票与订单无关联的金额，销售必须在限定的期限内将预估开票金额与系统里未开票订单相关联。

1. 成功保存开发票申请时，系统应自动生成对应开发票金额的出库清单。

格式。不开票，直接收款，为预收，计入订户预收款里

1. 审核收款发票申请
   1. 审核界面，显示系统里全部待审核的开发票申请，同时容许查询操做，查询条件包括：户号、户名、未审核/已审核、操做人、销售负责人、申请时间。防止销售虚开发票、开发票攥在手里不交给客户。
   2. 容许输入审核意见，分别使用【审核赞成】按钮和【审核不一样意】按钮进行操做。
   3. 对审核赞成的申请，财务人员能够看到并对其操做。
   4. 对审核不一样意的申请，原操做人员能够选择编辑修改或删除，删除时系统将释放其对应的订单，容许被新的开发票申请引用。
   5. 登记开票信息
      1. 界面显示系统中全部已审核未登记的开发票申请，同时容许查询操做，查询条件包括：户号、户名、未登记/已登记、操做人、销售负责人、申请时间。
      2. 容许输入金税发票编号（可能为多条）、金税发票金额，并记录开票时间和操做人员。
      3. 登记开票信息成功后，能够按照财务要求的格式打印发票对应订单的出库清单。
      4. 开出的收款发票一旦被登记，其对于的订单出入库明细即被系统锁死，不容许修改。若是该订单对应的出入库信息出现变化的（如原预估的成本如今已经实际付汇），不容许直接修改出入库记录，系统应单独生成一份出入库调整记录，供财务人员查询、下载或打印。

过帐。

1. 异常处理
   1. 未审核的发票申请容许删除修改全部内容。已审核的发票申请，如需修改内容，则应从新审核。
   2. 已登记的发票申请容许修改备注信息，其余内容不容许修改。若是确实须要修改，则须要对发票申请红冲，作一张负的红冲单，被红冲的申请，将释放其对应的订单，容许被新的申请引用。

当月发生的开票，能够做废修改，过月即不能修改，只能红冲。财务肯定发票是否能够修改。

1. 收款

    收款与开发票申请既关联又相互独立，实际业务中有对开发票申请进行收款，也可能有无开发票申请的收款（预收）。

1. 收款界面，显示系统全部已登陆未到齐款的开发票申请。同时容许查询操做，查询条件包括：户号、户名、未到齐/已到齐、操做人、销售负责人。
2. 财务人员根据到款信息，能够选择已登陆未到齐款的开发票申请，登记到款金额和到款日期，系统自动计算到款比例（已到款金额/开票金额*100%）和应收余额。一条开发票申请容许屡次到款。
3. 财务人员能够独立登记到款，不需对应开发票申请，此到款登记为该订户的预收款。可使用订户的预收款用于开发票申请下的到款。
4. 预收款能够转出使用，如用于期刊、电子等业务，需备注说明。
5. 退款
   1. 对订户退款，需销售在系统新增退款申请，说明退款金额、缘由，并选择系统里已登记的收款。通过审核后的退款申请，财务人员能够进行操做，并登记实际退款金额和退款日期。
   2. 根据实际退款金额开具红字负数发票并与原发票相链接。
   3. 按收款收的钱（多收的款），开的是销售发票（暂估成本）。用费用报销的形式退款。生成一个无成本订单（外商赠书），对应收款？？？

 

 

2.1.2.7 出入库管理

每个月末，财务人员可在系统里统计当月发生的付汇及对应的出入库汇总。

1. 此表为当月开发票对应的图书出入库的汇总，此表按供应商口径汇总

2013年4月图书应付帐款汇总表（13.4.1-13.4.30）
外商号	汇款号	币制	汇率	外币实付金额	人民币成本金额	外联经办人
HK0059		HKD	0.82	15,317.07	12,560.00	CC
HK0059	B1101956	HKD	0.82	31,328.05	25,689.00	CC
HK0059		HKD	0.81	703.70	570.00	CC
DE0004	B1201207	EUR	8.00	573.63	4,589.00	CC
GB0015	B1300311	GBP	9.56	50.94	487.00	CH
GB0074	B1300310	GBP	9.6	15.10	145.00	CH
肯定一个外商	暂估	USD	6.2	2,131.37	13,214.51
合计					57,254.51

1. 此表为当月开发票对应的图书出入库的汇总，此表按订户口径汇总

2013年4月图书入/出库单汇总表（13.4.1-13.4.30）
订户号	订单类别	出库单张数	成本金额	收款金额
AH104	B		18,163.44	18,755.00
AH104	B		209.31	319.00
AH10421	W		8,184.38	8,505.00
AH10423	W		30,697.38	31,900.00
合计			57,254.51	59,479.00

1. 每个月末，财务人员可在系统里汇总当月发生的成本调整，其格式以下

图书入库调整清单格式以下：

                  XXXXX年XX月图书入库调整清单

订单号

户号

外币金额

币种

结算汇率

人民币成本金额

付汇申请号

外商号

付汇金额

币种

申请汇率

实际汇率

实付人民币金额

差别金额

 

图书入库调整汇总格式：

2013年4月图书入库调整汇总表（13.4.1-13.4.30）
订户号	订单数量	差别金额
合计	-	-

2.1.2.8 订单撤订

因订户缘由必须对订单作撤订时，必须先经管理人员审批，再进行操做。订单撤订操做分几种状况：

1. 订单未发订。销售作撤订申请，管理人员审批后，销售能够直接撤订相应订单，原订单信息仍保存，订单状态为已撤订。
2. 订单已发订未发货，经与外商联系能够撤订、退款。销售作撤订申请，管理人员审批后，外联先作退款处理，销售才能够撤订相应订单。若是订单已经验收，则图书实物不发货，直接转主进库存，零成本。
3. 订单已发订未发货，外商不一样意撤订、退款。销售作撤订申请，管理人员审批后，销售才能够撤订相应订单。等订单验收时，图书实物不发货，直接转主进库存，有成本。
4. 订单已经发货。不能对订单撤订，只能作退货处理。

2.1.2.9 电子书订单

普通订单中业务类型为电子书订单时，订单的基本处理流程没有变化，只是电子书订单不须要验收与发货，只需在录入外商发票时登记开通讯息便可。即电子书订单参与发订、参与付汇、参与结算、不参与收发货、参与出入库记帐。

（备忘：因外商发票错误而生成的平账订单，不参与发订，参与付汇，不参与收发货，不参与结算，不参与出入库记帐）

 

 

 

2.2   长期订单业务流程

2.2.1   业务流程图

 

2.2.2   具体需求

1．    长期订购单

订户户长期在中科订购文献资料或会议录，中科接收此订购要求，既生成一个长期订购单。

1. 新增时，系统自动生成长期订购单号，同时记录书名、出版状况、出版社名、起订日期、撤订日期、文献号、会议网页、订户编号、订户名称、长期订购单状态、销售负责人、经手人、录入时间等信息。
2. 在长期订购单在起订至撤订日期内默认状态为有效。如在有效期内做废，则需提交申请，经管理人员审批后，才能变动状态。
3. 长期订购单在撤订日期到期前1个月，系统会自动提醒业务人员联系订户。
4. 长期订购单撤订日期清空，即表示永久有效。

2．    长期订单

对于一张订户的长期订购单，中科在起订购期限内时时跟踪出版信息。一旦有新的文献资料或会议录出版（通常每一年出版一期），就主动发订单帮助用户订购，此订单为长期订单。

1. 一个长期订购单对应多个长期订单，系统要提供浏览、催缺、编辑长期订购单。发现有新的文献资料或会议录出版则生成长期订单。
2. 在长期订购单下新增加期订单，长期订单格式基本与普通订单相同，订单编号规则与普通订单一致，另外增长显示对应的长期订购单编号、长期订购单书名、卷号（可编辑）、出版状况和文献号等信息。
3. 长期订单的业务处理流程与普通订单相同。

2.3   主进订单业务流程

2.3.1   业务流程图

 

2.3.2   具体需求

主动进货业务是为中科公司库存订购图书，订单的订户为中科公司（ZK001），订单验收后，不须要发货，直接转送库房作处理入库。

1．    作主动进货采购以前，须要业务人员先确认本次采购的主进的书目。编目部补齐书目信息，导入系统里的图书目录中，并维护中图分类（三级）

2．    录单员根据本次采购的主进的书目批量生成订单，订单的订户为中科公司（ZK001）。

3．    主进订单与普通订单同样发订处理，到货验收后，打印核查单，图书实物随核查单移交给库管员。主进订单验收时不须要打印配书单。

4．    库管员在系统里选择待入库的核查单，逐条扫描验收入库。系统根据图书的中图分类按算法生成排架号，并自动打印库存标签。入库数量分为本数和册数两种，对成套图书，要扫描录入具体每一分册图书。

5．    价格信息的计算公式：

1. 人民币成本金额 = 实洋 × 实际付汇汇率 ＋国际邮费＋补收款。建议售价 = 码洋×汇率（固定汇率）×（加成系数＋增长系数）＋国际邮费＋补收款
2. 库管员验收入库后，根据排架号整理实物上架保存。

6．    库存销售。

1. 图书入库以后，即生成可用库存，容许普通订单使用。普通订单在录入时若是相应书目（ISBN匹配）有可用库存，则该订单直接减库存可用本数，默认采购渠道为中科公司，外商编号ZK0001，该订单的性质为库存销售订单。
2. 库存销售订单自动关联库存的主进订单，借用主进订单的外商发票，生成相关成本金额和收款金额。
3. 对库存销售订单，外联可正常发订。库管员收到发订单后，按户生成出库单。
4. 库管员能够手持出库单下架图书，逐条扫描确认无误后，正式出库，出库单和图书实物一块儿交付发货组，正常发货。
5. 库存销售应优先减早库存。

7．    样书

1. 向外商借用的样书，能够直接入库，标记为样书。
2. 样书不能被库存销售订单引用，能够被书展借用。
3. 样书在规定时间后，应退还外商。
4. 样书是否须要存放在单独区域？
5. 样书丢失或破损怎么补？
6. 样书被书展销售了怎么补？

8．    问题库存。库存图书在存储过程当中出现破损、丢失等问题时，库管员应先将相关库存记录从能够库存区调整到问题库存区。问题库存区的库存记录不能被库存销售订单引用，也不能被书展借书。

9．    库存调整。

1. 库管员能够调整图书实物的货架位置，并在系统里登记。能够用手工操做方式，也能够用智能终端处理。
2. 库管员能够生成库存调整单，经管理人员审批后，库存调整单能够把图书库存记录在可用库区、问题库区和书展库区之间调整。

10．盘点

系统支持随时盘点，能够全库盘点，也能够选定排架进行部分盘点。

1. 系统盘点前，库管员根据须要生成盘点表。下载盘点表到智能手持终端里。盘点表的明细应到册，即对一套书，每一分册的ISBN、书名等信息都要单独计录在盘点表里。盘点时既盘本数也盘册数。
2. 由财务人员和库管员组成盘点小组，持手持终端到库区扫描库存实物。扫描后，上传扫描结果到系统里，进行盘点处理。
3. 系统最后生成盘点盈亏统计表，供财务人员使用。
4. 对盘点出问题的库存（盘盈或盘亏），应及时调整到问题库区，查清问题后，再调整回可用库区。

11． 

2.4   书展订单业务流程

2.4.1   业务流程图

 

 

 

2.4.2   具体需求

1．    书展借书单。

1. 编目人员发表书展目录后，系统自动生成该书展的书展借书单。库管员对书展借书单执行调库操做。系统根据书展借书单的明细，自动把可用库存的相关库存记录调整到书展借书区。在书展借书期间，这些库存将不能被库存销售订单引用。
2. 库管员下载书展借书单到智能手持终端里。书展图书下架后，用手持终端扫描装箱，并把扫描结果上传系统，与书展借书单进行匹配。根据匹配结果，系统会提示库管员已装箱的书展图书和未装箱的书展图书清单。
3. 系统还能根据扫描结果自动生成装箱单，并根据须要打印书展标签（是否还须要?)。
4. 书展图书所有下架装箱后，库管员在系统里对书展借书单执行出库操做，这些库存如今所有是书展借出状态。同时打印出库清单，随图书实物一块儿发货给书展负责人。

2．    书展销售订单

1. 现场售书

订户我的在书展示场用现金购书，销售应及时转单给录单员，让其在系统里录入书展销售订单，订单性质为现场销售。现场销售订单不参与发订、不参与收发货，参与结算（结算价固定，现金收款），参与出入库记帐。（我的也有要发票）

现场销售订单直接冲减对应的书展借书单。

1. 书展留书

订户对书展留书，销售应及时统计出留书清单，并转单给录单员，让其在系统里录入书展销售订单，订单性质为书展留书。书展留书订单不参与发订、不参与收发货，参与结算（结算价按公式计算），参与出入库记帐。

书展留书订单直接冲减对应的书展借书单。

3．    书展盘点

书展完成后，余书退回库房。库管员用智能手持终端进行书展盘点。从系统里下载更新后的书展借书单（已经冲减了现场销售订单和书展留书订单的记录），而后对退回的现书进行盘点。对盘点无误的记录，生成新的库区调整单，调整回可用库区，实物上架；对盘点有问题的记录，也生成新的库存调整单，调整到问题库区，待处理。

2.5   电子订单业务流程

1. 电子订单是销售电子书的订单，主要流程同普通订单，可是订单没有实际的收发货处理，默认为录入外商发票后即算到货、发货。
2. 库存管理单独设置网售库位，经过移库操做把部分图书移动到网售库位上，进行网上销售处理
3. 网售订单只能销售网售库位的图书。
4. 简单模式：导入网售订单，系统自动冲减网售库存，没有实物收发货管理。
5. 复杂模式：
6. 销售负责人登记订户的招投标信息，包括：订户、招标单位、招标项目、招标日期、招标文件、开标日期、投标文件（多个文件）、招标报价文件（多个）、标书费等信息
7. 招标文件、投标文件和报价文件容许上传PDF、Word、Excel等文档，并保存备查。
8. 对招标保证金、履约保证金等经费，分别记录支付金额、支付日期和返回金额、返回日期等信息
9. 招投标应该与订户订单关联

2.6   网售订单业务流程

2.7   招投标管理

2.8   基础信息

2.8.1   订户信息

1．    系统记录客户详细信息，还应有客户收货联系人信息（收货详细地址、负责人等）和客户收款联系人信息（接收催款单、询证函、付款发票等单据的详细地址、负责人等）

2．    客户名称有：正式名称、曾用名称、开发票名称（开发票用）和收货名称（打印发货帖头用）。

3．    销售人员在客户信息里维护该客户默认的结算公式，新增订单时系统自动套用此公式，并容许人工修改。

4．    客户费用管理

招标服务费、合同履约保证金等费用支付和回收的管理。

我的订购信息

2.8.2   外商信息

1．    创建供应商的档案，记录为中科提供图书和服务的公司信息。输入供应商时，能够记录下本身的参考信息，好比联系人名字以及供应商分配给您的客户编号。

2．    当处理应付发票时，可应用录入的供应商信息。系统自动将这些信息做为发票的缺省值，    供应商信息能够自动缺省到全部相关字段中，以便加快录入速度，容许操做员更改   这些缺省值，这些信息包括：谈定的付款方法，帐期限制，税率，自动付款时须要的银     行信息，以及会计信息等。

3．    控制付款限制

原则上应付发票对应的订单未所有到齐时，应限制对该发票的付款，能够经过特别审批进行。

特别状况下，管理权限能够设定对某一供应商暂停付款的限制。

2.8.3   采购渠道

1．    在系统里维护ISBN前缀和供应商的对应关系。

2．    ISBN的前缀位数不固定。订单录入在自动匹配采购渠道时，应以订单ISBN与ISBN前缀匹配的位数最多为最优匹配。

2.8.4   汇率信息

1．    每日汇率

系统天天4-6点，自动从网上抓起中国银行外汇汇率信息，主要是世界各主要币种对人民币的汇率。此汇率每日更新。在外联录入付款发票时，系统会自动取每日汇率计算人民币应收金额。

2．    固定汇率

人工设定世界各主要币种对人民币的汇率。主要用于主进图书入库时，计算建议售价。

2.9   图书目录

2.9.1   图书基本目录

1．    图书目录能够与目前建设的图书编目业务系统关联，自动从编目系统里获取库存书目和书展书目。因此图书目录基本字段应与编目系统一致。

2．    图书目录新增时，系统自动根据ISBN和书名+出版社进行查重，防止重复生成目录。

3．    订单查重时，会根据图书目录中的ISBN、简装ISBN、套书ISBN、联合出版ISBN等多条ISBN相关字段查重。

简装ISBN是指图书简装版本的ISBN。套数ISBN是图书所在套书对应的ISBN。联合出版ISBN是指两家出版社联合出版一本图书，各自分配一个ISBN，这样图书背面印刷两个ISBN。这些ISBN中任何一个记录重复，都被系统视为订单重复。

4．    目录审读。

1. 黑名单

黑名单上的图书，系统维护相关书目，并标记敏感。此类书目禁止录订单、禁止发订、禁止收货、禁止发货，已发货的必须收回处理。

1. 敏感词

a)        在系统里维护敏感词，容许对须要审查的敏感词汇进行新增、查询、删除等操做。

b)        敏感词不区分大小写，且能够是多个单词的组合，例如The Cultural Revolution in China ，对检索对象里同时包含China、Cultural 、Revolution等单词，不论相对位置，都能检出。

c)        敏感词过滤的对象包括：书名、做者、出版和图书简介

d)       系统自动根据敏感词扫描分析图书目录，编目人民对扫描结果进一步判断该书目是否违禁。如确认有问题，则标记敏感；如暂时没法肯定，则标记待定；如确认无问题，则标记正常；如未进行判断处理，则标记未作。系统再次扫描分析时，再也不分析标记为敏感的书目。

2.9.2   书展目录

1．    每一年度书展计划作好后，销售应在系统里业务类别里书展类别下维护具体的书展子类别。包括书展编号、书展名称、合做外商、起止日期、介绍说明等信息。

2．    生成书展目录（再也不维护书展分类）

1. 选择书展子类别，批量导入计划的参展书目；
2. 选择书展子类别，从可用库存区的现书书目里按中图分类批量选取，生成相应的书展目录。
3. 选择书展子类别，手工扫描ISBN，定位生成书展目录。

3．    发表书展目录。编目人员对书展目录，校对审核后正式发表。书展目录发表后，系统会自动生成一份书展借书单，库管员根据书展借书单进行操做。

2.10 清关及外汇额度管理

1．    清关

1. 报关单，登记海关单号、运单号、商品编号、商品名称、申报日期、装货港、装货数量及单位、总价（金额、币种）、备注信息等。
2. 集货费用，登记运单号、集货商号、集货商名称、到货日期、总册数、货值（公斤）、清关费用、国际邮费、总费用、平均国际邮费、税款等信息
3. 报关流程中涉及的单据: 单据类别：免表→外商运单→报关单→集货商费用单。
4. 单据关联：免表中的免表编号=报关单中的备案号；报关单中的运单号=外商运单中的运单号；集货商费用单中的运单号=外商运单中的运单号。
5. 报关中需打印的单据: 无木质包装声明(系统调用运单中的总箱数及公斤数自动生成无木质包装声明)； 汇总发票(系统调用免表中的数量及今额自动生成汇总发票)。

2．    外汇申请额度

1. 外汇申请额度，按年度，根据系数统计年度外商申请额度，单位美圆
2. 外汇使用额度，在年度外汇额度使用状况统计表的基础上，将各户的实际付汇总金额乘以上调系数获得外汇额度申请金额。

3．    核销

1. 财务按期到外汇管理局进行核销，核销金额为报关单金额。
2. 财务部门须要知道外汇总额度、追加额度、已用额度（见财务报表）

 

 

3  系统管理

3.1   权限管理

3.2   订单修改记录

4  附件及参考

 

5  文档签发记录

部门

姓名

签字

日期