为Excel电子表格添加快速打印功能按钮的方法

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        对于须要频繁切换打印机来完成打印工做的人来讲，切换打印机的重复操做很是繁琐且没有效率。其实微软早就为你们准备了各类解决重复劳动的各类工具，好比“快速访问工具栏”和“宏”。下面笔者就跟你们来说讲如何利用这两个工具来为Excel电子表格添加快速打印的功能按钮，只要轻轻点击一下这个按钮，内容就会发送至指定的打印机进行打印，而不用管当前默认的打印机是哪一台。

1、添加“快速打印”功能按钮

       首先打开Excel电子表格，点开窗口左上角下拉箭头的“自定义快速访问工具栏”，而后选择相应的功能便可。好比咱们选择“快速打印”，这时咱们会发现窗口左上角就多了一个打印机按钮，点击这个按钮当前表格就会发送至默认的打印机进行快速打印，比起原来须要先点击“文件”菜单，再点击“打印”，方便许多。

      

图1

2、启用宏

      宏是一系列VBS命令的合集，说到宏脚本，不少人都以为那是很是复杂难懂的编程语言，其实，微软早就为广大菜鸟用户提供了宏录制功能，即它能够将用户的操做过程以脚本语言的形式保存下来，在您下次须要执行相同操做时，执行一下录制的宏便可。宏通常状况下是默认不启用的，若是你须要使用则必须先去设置启用宏（如图2）。

 图2

3、录制宏

      例如咱们来录制一个打印文档的宏脚本，首先点击“录制宏”（如图3），而后设置宏名称为PLQ_20K，并选择宏保存位置（如图4，当选择保存在“我的宏工做簿”时，将在全部工做簿上均可以执行该宏；注意，如需编辑保存在我的宏工做簿的宏，须要先到视图中取消隐藏），接着进行正常的打印操做，最后再次点击“宏”下拉菜单，选择“中止录制”，这样一个宏就录制成功了；点击“查看宏”就能够看到刚才已经录制好的宏，选择宏并点击执行（如图5），则刚才咱们录制的打印操做会自动再执行一遍。笔者发如今Win10系统上没法录制打印操做的宏，但咱们能够Win7系统上录制好以后再将宏脚本复制到Win10系统上使用。

图3

 

图4

图5

4、编辑宏

       在刚才例子中录制的宏，在执行时它使用的是默认的打印机，若是咱们要让宏使用指定的打印机，那就须要进一步编辑宏了。咱们在查看窗口选中宏后，点击“编辑”（如图5）就能够进入到宏编辑窗口（如图6）。在Sub与End Sub之间就是宏脚本（VBS代码），咱们不须要深刻研究这些代码，只要知道在什么位置插入或者替换一些代码便可。

 

图6

      咱们先来看看直接录制打印过程获得的宏脚本以下：

Sub PLQ-20K打印机()
'
' PLQ-20K打印机 宏
' 发送至HP EPSON PLQ-20K ESC/P2打印机
'
'
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
End Sub

      脚本中以单引号开头的行属于宏说明或脚本注释，是不用执行的，真正执行的代码只有两行，不用说这两行代码的意思确定是发送当前表格至打印机进行打印。只要咱们在这两行代码前加入一行选择指定打印机的代码，那就能实现刚才咱们说的使用指定打印机进行快速打印的功能，这行代码就是：Application.ActivePrinter = "EPSON PLQ-20K ESC/P2 在 Ne07:"。添加以后宏脚本以下：

Sub PLQ-20K打印机()
'
' PLQ-20K打印机 宏
' 发送至HP EPSON PLQ-20K ESC/P2打印机
'
'
Application.ActivePrinter = "EPSON PLQ-20K ESC/P2 在 Ne07:"
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
End Sub

      这里须要简单地解析一下选择打印机这行代码的使用方法，引号部分的意思是："打印机名称 在 端口:"。打印机名称咱们很容易获取，在控制面板-打印机里面能够看到，但这个端口却不是能直接看出来的，为此咱们须要用到下面这个查看当前默认打印机名称和端口的宏：

Sub 查看当前打印机()
'
' 查看当前打印机 宏
' 显示当前打印机名称，用于Excel宏调用。
'
'
MsgBox Application.ActivePrinter
End Sub

      随便录制一个宏，而后将上面的宏代码在编辑窗口中替换录制的宏代码便可。而后咱们能够在Excel的打印界面改变当前默的认打印机（如图7），再执行上面的宏来查看当前打印机的名称和端口（如图8）。

 

图7

图8

      在获取打印机名称和端口后，咱们将选择打印机的宏代码替换为：Application.ActivePrinter = "Foxit PDF Printer 在 Ne01:"，那么使用PDF打印机快速打印的宏脚本以下：

Sub Foxit_PDF_Printer打印机()
'
' Foxit_PDF_Printer打印机 宏
' 发送至Foxit PDF Printer打印机
'
'
Application.ActivePrinter = "Foxit PDF Printer 在 Ne01:"
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
End Sub

       若是咱们在脚本最后加上一句选择回原打印机的代码，那就更完美了，这样还不会改变默认打印机的设置，宏脚本以下：

Sub Foxit_PDF_Printer打印机()
'
' Foxit_PDF_Printer打印机 宏
' 发送至Foxit PDF Printer打印机
'
'
Application.ActivePrinter = "Foxit PDF Printer 在 Ne01:"
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
Application.ActivePrinter = "EPSON PLQ-20K ESC/P2 在 Ne07:"
End Sub

 5、在”快速访问工具栏“中添加”宏“

       上面咱们录制好的宏功能很强大，但执行的时候须要依次点击”视图“-”宏“-”查看宏“-选择宏-”执行“，每次都按这个操做过程进行点击也是很烦人的，为此咱们能够将宏添加到以前讲到的”快速访问工具栏“，功能按钮显示在窗口左上角，直接点击一下，宏就当即执行了，方便到不行不行的（如图9和图10）。

图9

图10

       固然，除了Excel，Word和PowerPoint 也有宏的功能，使用方法相似。

 

 附件：快速打印宏代码

 

 提取码：nzm5