“多快好省”的项目管理之道

这条广告，一言道出了项目管理的真谛！

范围：多
时间：快
质量：好
成本：省

看，是不是完美切合项目管理的四个核心要素，简直是项目管理的终极梦想.

现实情况往往是：

工期紧，活儿只能凑合了；
超支，赶紧砍内容，别弄那么多；
资源有限，人手奇缺，往后拖吧。
需求增加，赶紧加人把。

其实，只要有一点基础的项目经理，都会做预算，会设置检查点，也知道要沟通协调。
但是，实际执行起来，却往往是按住这头冒了那头，无所适从。

时间、质量、成本太难平衡了！

1.什么是项目管理三角形

在纸上画一个等边三角形。
在各个边上标上时间、质量、成本。
我们会看到，任何一方的移动必定带动其他的变形。

这个三角形中间又是什么呢？
是范围管理，也就是项目要干的活。

这个三角也就是我们常说的“项目管理三角形”。

如何理解这三者的关系，我们还是举个生活中的例子：

小王新交了个女朋友，又是买LV的包，又是去陪着去国外旅游，短时间花光了多年的积蓄，然后再也没有财力去继续下一步的发展了。用项目管理的话说，这就是不计成本。

不久，小王又交了新的女朋友，这次他吸取教训，决定不买包也不旅游了，就和女朋友看看电影，吃吃快餐… 不久也分了。这一次，他败在不讲质量。

第三次交上新女朋友，小王继续吸取教训，他知道女孩子一般喜欢看歌舞剧，预定了半年后才上演的《天鹅湖》，准备请第三个女朋友去看，战线一直拉着，歌剧还没看上，女朋友爱上了别人——时间拖得太久。

这个故事比较形象的说明了时间、质量、成本三要素的困局。

2.如何平衡项目管理三角形

要平衡时间、质量、成本，我们先得搞明白什么是快、什么是好、什么是省。

什么是快，如何做？

快，就是确保每步可控！

在项目管理上，大家容易犯的错误就是把上司的期望时间当做项目时间实际时间，为了讨好上司或过于乐观，没有准确的进行项目时间测算。

要达到预期完工的要求，项目经理要把一个规模大、时间长的项目，分成不同的阶段完成。最常用的工具就是工作任务分解WBS和甘特图

• Step 1：选择并创建甘特图
• Step 2：按照 WBS 工作分解，增 / 删任务
• Step 3：拆解子任务（升 / 降级）
• Step 4：配置任务属性（如资源名称、持续时间等）

拆分得越细，对于项目时间的预测的准确性就越高。

什么是好，如何做？

好，就是要一次把事情做对！

质量问题返工是项目中最大的忌讳。
也是项目质量影响其他两个要素的主要原因。
这就需要我们在项目的整个过程中对质量有规划、有分析、有控制。

• 规划质量，是识别项目及产品的质量要求和标准，并确定用哪些保障方法、改进措施来达到这些标准的过程。
• 质量分析，是指识别项目运行期间，整体质量上遇到的问题和制约因素，分析根本原因，并制定相应的预防措施和解决方案。
• 质量控制，是要结合项目的质量要求和团队的质量成熟度，时时监控节点，防止偏差。

什么是省，如何做？

省，就是留有余地！

省钱不是项目管理中最重要的目的。一个项目该花多少钱，是早就算出来的。

一般来说，如果实际的花费和预估的花费差别在30%以内，是能接受的范围；超过30%，预算有问题。

项目经理在预算方面遭受的压力，比什么都大，因此，在做预算的时候，必须面对现实，而且一定要掌握一个原则—项目的“涨价”必不可少，做预算时打出点富余是必要的。

时间、成本、质量这三个要素互相制约，找准一个平衡点，才能让三者平衡，做出取舍是免不了的。

但是，重点还是在项目过程中对各个要素的有效控制，
你控制得越好，那么在发生取舍时可调节的空间就越大。

3.最后的杀手锏

当一个项目，你想尽办法，时间、质量、成本都没法调节了，怎么办？

还有最后一招，看看项目管理三角形中间，那就是范围。
你把三角形缩小，那就缩小了项目范围。

直接找项目发起人和相关方，沟通，协调，看是否可以缩减项目范围，
比如

• 项目要求提交5个模块，是否可以改成只提交3个？
• 原来要求做成方案A的，是否可以改成方案B？
• 等等…

大多数情况下，甲方的需求都是只增补减的，你却想要减少交付，这一招的杀伤力可想而知！

这里有一个关键是，你要搞清楚哪些需求是不可变的，哪些需求是有调节空间的，这样才能有的放矢，你提出的调整方案才可能被发起人接受。

事实上，我见过的项目中，还是有一些通过调整项目范围来达成的。

从项目管理的角度，也不失为一个有效的方法。

总结

“多快好省”是项目管理的理想状态，我们也许不能达到，但是可以无限接近。

• 多，就是要明确需求重点!
• 快，就是要确保每步可控！
• 好，就是要一次把事情做对！
• 省，就是要留有余地！

任何技艺，越发展到最后，越有艺术性。
当你平衡了，突然间，门打开了。