使用Word的Mail Merge(邮件合并)功能实现批文档\邮件\通知的生成

题记

经常会用到一个模板生成多个\多份文档、邮件、通知的状况，文档中除了个别关键字字段（如，名字、编号、或者日期等），其他内容都是一样的。这种状况下，若是单个生成文档（打开，添加/修改关键字段，保存），则费时费力，并且容易出错。

Word提供了一个Mail Merge的功能，该功能容许一个文档模板从一个数据源中提取关键字段，替换模板中的内容，生成多个文档。特别适用于通知、群发邮件、证书的生成。这个数据源能够是Excel，能够是Access数据库。

举例

• 先在Excel中构造一个数据源文件，这里使用最简单的内容，即姓名，编号、性别。以下

Name	Number	Gender
张三	1	Male
李四	2	Famale
黄一	3	Male

 

• 而后建立模板。打开word，选择Mailings-> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard，右边会出现mail merge的对话框。在刚才的位置再点击Show Mail Merge Toolbar，能够看到在工具栏出现Mail Merge的工具条。

• 按照Mail Merge对话框的提示，打开一个文档（当前文档就能够），选择默认设置，继续下一步，开始编辑你的文档，此时会弹出选择数据源的对话框，这个时候，就须要指定到刚才建立的数据源文件，而后选择数据表单（sheet），选择你须要的数据行。
• 而后，须要编辑你的文档，添加你须要加入的合并域（Field）。在刚才打开的Mail Merge工具条能够看到有一个“插入合并域”(Insert Merge Field)和插入单词域(Insert Word Field)。插入合并域能够直接添加字段，而插入单词域则容许一些逻辑判断，好比（若是……则……不然……）。
• 编辑文档以下。

     Hello, «Gender» «Name»,

     Your number is «Number». Thank you.

 

   其中的《》引用的内容即为插入域，是点击“插入合并域”后选择插入的，在合并数据源的时候或者Preview Results的时候，这些字段会自动替换为数据源中的真实数据。

   这个时候能够经过点击工具条上的“查看合并数据”(View Merged Data)来查看合并数据源后的效果，以下，

 Hello, Mr. 张三,

 Your number is 1. Thank you.

最后

可使用“合并到新文档”（Merge to New document）来保存全部合并数据源后的文件，或者，“合并到打印机”（Merge to Printer）来打印，或者“合并到邮件”来发送。

可是他不能分开成一个个单独的文档，可使用vba来实现，见http://www.cnblogs.com/batter152/p/3530711.html。

或者使用第三方的插件Individual Merge Letter，安装好以后在word的ribbon上多出一个group，有一些按钮，点击以后如图，就能够自动分红多个文档。