项目微管理23 - 会议

对于开会，留在四代心中是截然相反的两种印象：一种是能帮助解决问题，而另一种是浪费时间。

 

之因此出现这种状况，是由于四代经历过的一部分会议组织合理，议题明确，步骤清晰，能起到会议所能起到的沟通做用，因此能快速的理清问题，统一思想，得出结论。

 

 

而另外一部分会议组织混乱，议题也没有一个明确的中心，一大堆问题杂糅在一块儿，乌七八糟，不只无助于问题的解决，反而会引入了更多的分歧和误解，甚至长时间无心义的讨论还能引发与会者的强烈反感和厌恶。

 

 

如何组织一场低效的会议

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关于高效会议，其实有不少的文章和书籍在论述。不过，在讨论如何组织高效会议以前，咱们先来看看如何组织一场低效的会议。

 

结合身边实际的例子，四代以为组织一次低效的会议必定要注意如下事项：

1. 任何事情只要能开会解决的，必定要开会解决，这多威风，多热闹啊。
2. 会前千万不要准备什么议程，这样开会就会惊喜多多，会议必定低效。
3. 会前千万不要提早通知你们会议的有关内容，这样你们开会临时知道内容的时候才会头脑发昏，容易低效。
4. 会议必定要通知七大姑家八表妹的同窗的奶奶，无论她与这个会议有没有关系，也无论她老人家来了是睡觉，仍是听戏，都无所谓啦。
5. 会议必定不要有什么中心议题，一切话题随缘，就像唠家常同样，随便聊，这样才会真正的低效。
6. 会议必定不要完成任何决议，这样之后才有机会继续举行低效的会议。
7. 会议必定要迟到和拖堂，要不怎么才能显示这个会有多低效呢？

好了，差很少低效的会议都是这样的了。

 

 

固然了，你们都知道这是一个笑话，不过这种事情常常在四代身边发生，既然知道了如何组织一场低效的会议了，那么相反的，如何组织一场高效的会议就不言而喻了。

 

如何组织一场高效的会议

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在四代看来，组织一个高效的会议基本步骤是差很少的：

 

第一步，发起人思考要不要组织会议。

 

不客气的说，会议组织的很差，绝对会是摧残生产力的大杀器，要知道会议上每一分钟的付出，都不是一我的的，而是与会每一个人的一分钟，因此要是浪费一分钟，就是那么多人的一分钟，难怪不少人称呼这种没有必要的会议叫“谋杀”了，名符其实！

 

 

其实组织会议是一个很是精细的技术活，须要那么多的步骤，任何一个步骤作很差，均可能会将会议的正面做用抵消干净。因此思考是否须要开会就像思考发动一场小型的战斗同样，须要特别的慎重。

 

没那个必要的时候就别开会，采用其它的方式若是能够的话，就不要考虑开会。说老实话，程序员最讨厌开会了！

 

第二步，发起人思考组织哪些人参加会议。

 

若是一件事确实须要开会来讨论和解决，那么下一步就是要考虑要邀请哪些人来参加会议，其实除了极少数的几种会议，好比动员大会，政策调整的会议，例会等外，大部分会议只须要事件的当事人参加便可。

 

第三步，发起人提早预约好时间和地点。

 

这一步不须要多说，临时的或者突发的讨论会议也有，不过大部分状况下都应该询问参会者的安排，根据他们的状况预留必定的时间，提早肯定时间和地点。

 

第四步，发起人肯定议题和流程，提早发出来。

 

预留时间的目的就在于要让参会者预习会议议题，作好准备，这一点看似简单，倒是高效会议必不可少的一步。因此，议题和流程要提早发出来。

 

 

四代有时候还作不到这一点，这是四代在这个方面须要改善的一点。

 

第五步，准时开始会议。

 

好吧，四代历来都是以为这就是理所固然的事情嘛，不过现实状况真的是不如人意，有的会议如培训还好，有人迟到了也不怕，准时开始就好。但是有些会议缺乏一些人可能就开始不了，这就有些尴尬了。

 

对于迟到，四代以为一部分缘由是一些人不在乎别人的时间，这种状况不讨论了，没什么意义，还有一部分人就是一忙就忘了，对于这些同窗，能够借助一些日程安排的工具，网上不少，四代就是使用Outlook来管理这些会议和计划，效果很是好。

 

 

如今的状况是，迟到几乎已经成为不少公司的陋习了，固然这里大部分不是组织者的责任，更多的是参会者的缘由，这个时候，一种广泛的惩罚性措施就是迟到者捐助个小红包，或者给全部参会者买个冰淇淋，这个主意不错，四代一直想试试。

 

第六步，发起人控制会议进程，处理确立的议题。

 

组织一个高效会议最为关键的一步就是可否控制会议不跑题。

 

 

大多数拖沓冗长的会议失败就失败在这一环，这些会议前面作的都挺好，可就是到这一环就卡壳了。参会者聊着聊着，一旦兴起，只要每人随意发挥一下，组织者再不加控制，会议基本上当即就会跑偏。常常性的状况就是时间到了，既定的目标却没有达到，不得不延迟会议或者再订一次会议继续。

 

第七步，发起人思考是否须要进行后续的会议。

 

预估会议时间比预估任务的完成时间要轻松的多，由于影响因素比较少，因此突发状况比较少，一般的规划好的会议都能提早结束。

 

可是在极少数的状况下，仍是会出如今当前会议时间已快到，却还不能决定或肯定的东西。这种状况下，四代以为不该该随意延迟会议时间，而是组织者要衡量一下当前的情况，若是觉的不能如期结束，而又不能经过其它方式完成的话，就果断决定进行下次会议接着讨论，并在当次会议说明状况。

 

第八步，准时结束会议。

 

这个没必要要多说了，守时实际上是一我的诚信的最直接的表现，最起码四代是这么觉的的，也一直坚守的一种习惯。每次因为特殊状况不能按时结束会议的，四代内心会以为很是忐忑，也都会觉的特别惭愧。

 

 

 

要不要定基调

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说到会议，四代想起了曾经接触过的一类管理者，这一类管理者特色很是鲜明，就如开会的时候，会议一开始，他就会亮出本身的观点，好比“我以为须要怎么怎么样？大家认为怎么样？”，一旦别人有不一样的意见，他会当即抛出一大堆牵强的缘由来否认别人的想法，搞到最后，你们无话可说。

 

 

因而沉寂一阵以后，管理者满意的说：“既然你们都不反对，那就这样了”。貌似很民主，其实都是在走形式。四代时刻都在提醒本身，千万不要尝试这种风格。

 

在团队会议中，四代通常都最后一个亮明观点，这样既克制了上面那样作的冲动，又能够综合你们的意见，何乐而不为呢。

 

对于PC的会议来讲，不少时候须要多个团队共同参与，由于一个产品须要这些团队协同工做，而“合做”也就涉及多个团队之间的沟通和交流，而多个团队之间合做不像在红细胞内部那样便捷，沟通的不及时和不通畅必然会致使合做上的不满意，四代就遇到了这个问题。