Outlook应用指南(5)——日程安排技巧

Outlook 不只能收发电子邮件，还能够帮助咱们安排平常的工做和生活。在“日历”窗口中，咱们能够记录天天的日程安排和工做中的大事小情，Outlook“日历”就像是一位贴身秘书，会自动提醒咱们接下来将有哪些事要作！如下给你们介绍一些Outlook“日历”的相关功能和操做技巧。

1.  如何安排好天天的工做

“约会”就是咱们在“日历”中安排的一项活动，工做和生活中的每一件事均可以看做是一个约会。

在Outlook中打开“日历”视图，单击鼠标右键执行【新建约会】命令，或者直接单击工具栏上的“新建”按钮，便可建立一个“约会”事件。

在“约会”对话框中输入约会事件的主题、地点和时间等信息。当全部的资料都已输入完毕后，单击工具栏上的“保存并关闭”按钮，新的约会事件就创建好了。

若是你想在约会事件发生前获得Outlook的提醒，能够在对话框中选中“提醒”复选框，并能设定多久前发出提醒声音和信息。

针对周期性发生的约会事件，咱们可使用Outlook中的“按期约会”功能，创建一个周期性重复的约会。单击工具栏上的【重复周期】按钮，在“约会周期”对话框里，能够自定义按期模式。你须要确认约会事件发生的时间，并设定约会事件按期循环的周期和循环的起止日期。

2.  建立和发送会议邀请

Outlook“日历”中的一个重要功能就是建立“会议要求”，咱们不只能够定义会议的时间和相关信息，还能邀请相关同事参加此会议。

在Outlook中打开“日历”视图，单击鼠标右键执行【新会议要求】命令，或者单击工具栏上的“新建”按钮，选择【会议要求】这一项，便可建立一个“会议”。

建立会议要求的一个重要环节是肯定参会者，咱们能够点击【收件人】按钮，从Outlook“联系人”中选择多个参会者和相关资源，也能够直接写参会者的电子邮件地址，多人之间仍用分号分隔开。另外，若是你公司的后台有Office SharePoint做为协做平台，还能够点击【会议工做区】按钮，建立一个用于会议团队协做的会议工做区。

咱们在安排会议的时候，常常很难确认各位参会者是否都有时间参加会议。打开“会议”对话框中的“计划”标签，里面会以图形的形式为你展示每一位参会者的时间安排。要注意的是，实现此功能的前提是每一位员工须要将本身的工做日历共享出来，才能供项目组成员随时查看。

最后，咱们点击工具栏上的【发送】按钮，这封会议邀请就会以Email的形式发送到每一位参会者的邮箱中了。

3.  接受会议邀请

在收到会议邀请的邮件之后，单击界面上方的【接受】按钮便可接受此会议。另外，咱们还能够根据实际状况选择【暂定】或【谢绝】，向会议组织者说明缘由并回复，甚至还能建议新的会议时间。

不管接受、暂定或拒绝会议邀请，咱们均可以选择将响应发送给会议组织者。以下图所示，会议组织者会收到系统自动发送的邮件，将说明我已经接受了邀请，参加此会议。

一旦咱们接受了会议邀请，邀请邮件就会自动删除，而且在Outlook“日历”中能够看到此会议的条目已经自动添加进去了。

4.  如何标识重要日程？

方法一：  用颜色区分约会或会议的类别及重要程度

在“日历”视图中右击约会或会议的条目，在【标签】子菜单中能够选择某一类颜色。

在Outlook中，不一样的标签颜色能够表明不一样类型的内容，你能够把它理解为是一种针对内容的虚拟分类方式。Outlook中一共有10种不一样的颜色类别，你能够在刚才用到的菜单中执行【编辑标签】命令，按照你的意愿，对不一样的类型进行重命名。

方法二：  自动为特定的会议添加颜色标签

Outlook容许咱们设定规则，为知足条件的约会或会议自动套用相应的颜色和格式。首先须要在“日历”视图中单击鼠标右键，选择【自动设置格式】命令。

在“自动设置格式”对话框中单击【添加】按钮，键入名称，而后单击【条件】按钮，指定套用指定标签颜色的条件。

5.  我想使用不一样时区的时间

外企的同事经常须要协调和安排世界多地的工做和会议，因为可能会处于不一样的时区，真是很麻烦！Outlook支持附加时区的添加，咱们能够在保持当前主时区不变的前提下，使用不一样时区的世界。

执行【工具】菜单中的【选项】命令，单击【日历选项】按钮，打开“日历选项”对话框。

单击右下角的【时区】按钮，打开“时区”对话框。

在“当前时区”选项区域中的“标签”文本框中可输入“北京”，在“时区”下拉列表框中选择相应的选项内容，选中【显示附加时区】复选框，并在该选项区域中分别设定须要的标签名称和时区，便可为你的Outlook添加第二个时区。

OK! 搞定! 新添加的时区将显示在Outlook的“日历”视图中。须要注意的是，只有“天”视图和“工做周”视图支持双日历的显示。