Outlook应用指南(4)——联系人管理技巧

咱们在平常生活中，会将一些经常使用的电话记在电话本中，以便在须要时可以当即查阅。Outlook的“联系人”列表也具备类似的做用，你能够创建一些同事和亲朋好友的通信簿，不只能记录他们的电子邮件地址，还能够包括电话号码、联系地址和生日等各种资料。如下给你们介绍一些Outlook“联系人”的相关功能和操做技巧。

1.  如何快速添加联系人?

在邮件的浏览区里，将鼠标移至发件人名称上，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择【添加到Outlook联系人】命令，便可快速建立一个新的联系人。

你能够在“联系人”对话框里面填写各种资料，甚至能够将联系人的头像导入进来。

为了能让“联系人”列表发挥强大的功能，建议你填写的越详细越好，例如联系人的生日、头衔和绰号等。打开“联系人”窗口中的“细节”选项卡，这些信息均可以在里面记录下来。

2.  每次都要给固定的几我的发邮件，如何快速的添加联系人？

咱们能够将相关的几个联系人加入到一个“通信组”中，这样在之后发信时，只要咱们选择这个通信组，就至关于选择了这个组中的全部人，如此就方便多了。

 (1)、打开“联系人”视图，单击工具栏上【新建】按钮右侧的下拉箭头，选择【通信组列表】命令。

(2)、首先为新建的通信组起一个名字，而后单击【选择成员】按钮，选择当前Outlook“联系人”中已有的人做为组成员；或者单击【添加新成员】按钮直接添加新的联系人做为组成员。

(3)、在发送邮件时，只须要在选择联系人的时候，选择相应的组就能够了。

3.  联系人太多，如何快速找到须要的人？

方法一：用字母定位

“联系人”列表中的联系人是按照姓氏拼音的开头字母的先后顺序排列的。因此，使用“拼音索引”按钮能够很快寻找到联系人。在联系人区域的最右边单击联系人名字的第一个字母，能够快速定位联系人。

                                        

方法二：按单位排列

在联系人的项目预览区将“当前视图”由“地址卡”改成“按单位”，能够按照联系人所在的单位不一样进行快速查找。

方法三：按类别分类

为了方便识别和查找，Outlook还容许咱们为众多的联系人分类。

在“联系人”窗口中右击联系人条目，执行快捷菜单中的【类别】命令，便可弹出“类别”对话框，在这里，你能够为这位联系人设定属于哪一种类别。联系人的分类不是惟一的，你能够为一个联系人指定属于多个不一样的类别。

这样，咱们从此在进行联系人查找时，就能够按照不一样的类别进行分类了。

方法四：用“查找联系人”输入框

在工具栏上的“请输入要查找的联系人”框中键入要查找的联系人的姓名，能够直接进行搜索。

方法五：用“查找”按钮

单击工具栏上的“查找”按钮，键入要查找的联系人的姓名。在“搜索范围”中选中【选择文件夹】，在“选择文件夹中”选择“联系人”。单击【肯定】再单击【当即查找】按钮。

 

4.  怎样作好联系人信息的备份，防止重要信息丢失？

(1)、执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令。

(2)、选择“导出到一个文件”，单击【下一步】。

(3)、文件类型选择“我的文件夹.pst”，单击【下一步】。

(4)、在选出导出文件夹的位置中，选择“联系人”，单击【下一步】。

(5)、自定义保存位置。单击【完成】。

生成的pst文件能够妥善保存起来，一旦须要还原Outlook联系人的信息，咱们能够再次一样执行【导入和导出】功能，选择“从另外一程序或文件导入”操做便可进行数据的还原。

5.  如何查看与联系人的各类信息往来？

在“联系人”视图中，双击想要查看的联系人信息，打开联系人对话框中的“活动”标签。这里会罗列出曾经与此联系人相关的全部活动信息，包括邮件往来、约会事件等，你能够直接双击这些条目查看详细状况。

6.  如何制做和发送本身的电子名片？

为了方便与客户的业务往来，你能够为本身建立一个电子名片，并将其转发给相关联系人，以便往后进行联系。

首先为新建“联系人”，把本身的信息详细填写好，而后执行【动做】菜单下的【做为vCard转发】命令，Outlook就将会自动新建一封电子邮件，并将此联系人的信息以附件的形式附加在此邮件中（vcf文件），指定收件人，发送便可！

对方收到你的vCard后，既能够打开进行查看，也能够点击【保存并关闭】按钮将你直接保存为他的一个联系人。固然，别忘了前提是对方的电脑里也安装了Outlook~~~