Outlook应用指南(3)——邮件管理技巧

你的邮箱正在被愈来愈多的电子邮件所充斥，面对大量的邮件，怎样才能实现高效的管理呢？如何才能快速找到所需的邮件呢？如下给你们介绍一些Outlook的相关功能和操做技巧。

1.  为邮件添加后续标志

后续标记功能能够帮助你用不一样的颜色来标记不一样类型的邮件。

1、在收件箱的邮件列表区里，对邮件单击后面灰色的小旗子。

2、单击鼠标右键能够选择所需的颜色标志。

在“搜索文件夹”中，标有后续标记的邮件能够按照颜色的不一样分门别类的显示出来，供你快速浏览和查找。

2. 为重要邮件添加提醒

利用邮件标志，咱们还能够对重要的邮件或须要在指定时间处理的邮件添加“定时提醒”。

右击邮件标志，选择【添加提醒】命令，弹出“后续标志”窗口。

在“标志”后选择对邮件进行标志的理由（默认为“需后续工做”，选择该标志后，邮件会出如今“标有后续标志的邮件”的邮箱中），在“标志颜色”后选择适当的颜色，在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。

这样，当指定的邮件到期时，Outlook会自动弹出提示框帮你提醒。

 

3.  使用“搜索文件夹”查找邮件

在文件夹视图中，单击“搜索文件夹”，选择“标有后续标志的邮件”，利用它能够方便的找到标有后续标志的邮件。

1、右键单击“搜索文件夹”，选择【新建搜索文件夹】。

2、在“新建搜索文件夹”对话框中，双击“特定人员发来的邮件”，在联系人列表中选择特定的联系人。若是在联系人中没有的话，能够直接在下面“收件人”里手工填写。

4.  使用“查找”按钮搜索邮件

方法一：

1、单击经常使用工具栏上【查找】按钮。

2、在“查找”栏中，填写发件人的信息（好比：E-mail地址、姓名）。在【搜索范围】里选择要搜索的位置。单击【当即查找】。

3、查找条件能够保存为搜索文件夹，单击查找工具栏上的【选项】按钮，选择“将搜索另存为搜索文件夹”。

方法二：

在邮件标题上单击右键，“查找所有”，选择【来自发件人的邮件】。

5.  新建电子邮件文件夹

随着时间的推移，收件箱里的邮件会愈来愈多，虽然能够用查找功能来整理这些邮件，但每次都这样作依然很麻烦。建议你们创建新的文件夹来存放同类的邮件。好比你能够将好朋友发来的邮件全都存放在名为“朋友的来信”的文件夹中，这样，你就能够很快从自定义的文件夹中找到这一类邮件了。

执行【文件】→【新建】→【文件夹】命令，打开“新建文件夹”对话框，输入新文件夹的名称，并指定新文件夹要放在哪里。

创建好本身定义的文件夹后，我就能够将邮件分类保存了。

打开收件箱，先选择邮件，而后按住鼠标左键不放并拖曳至相应的文件夹图标上，释放鼠标便可。

6. 实现邮件的自动分拣

现实生活中寄出的信件，是通过邮局的拣信和分信处理，才投递到咱们的信箱中。Outlook也提供了“自动分拣邮件”的功能，它能够帮助咱们执行邮件的分类。

执行【工具】→【组织】命令，打开“组织”窗口。

接下来你就能够在“组织”窗口中设置分拣邮件的规则了。

单击【规则和通知】按钮，或直接执行【工具】→【规则和通知】命令，能够建立更复杂的电子邮件自动分拣规则。

你能够直接选择某一种规则向导，经过模板快速建立分拣规则，也能够直接由空白规则开始进行建立。

例如在此咱们选择“将某人发来的邮件移至文件夹”这一模板，指定将发件人为“老陈”的邮件转移到名为“老陈”的文件夹中。

最后，你能够选择“当即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”一项，对收件箱中的曾经收到的全部邮件运行此规则进行分拣。

最后要说明的是，Outlook容许咱们设置多条分拣邮件的规则，这些规则都列在“规则和通知”对话框中的列表里，优先级由上到下依次排列。咱们能够对某条规则的内容进行修改，只要点击选中这条规则，而后单击【更改规则】按钮便可。

今天先写到这儿，下次咱们接着聊有关Outlook联系人的管理方法和操做技巧~~