任务管理，项目管理和目标管理

我是一个工具控，常常尝试各类生产力工具。我发现任务管理App汗牛充栋，项目管理工具乏善可陈，而目标管理App更是少得可怜。

任务管理App

任务管理App，包括常见的Things 3，Todoist，Teambition，Trello。其中Things 3和Todoist，本质上就像是一个加强版的提醒工具，你要作什么事情，填上去，设置好Deadline，事情作完了勾掉。以下图所示。

但这种类型的App有一个缺点——任务只有未作和完成两个状态，没有正在作的状态。

而Teambition与Trello稍微进步一点，引入了看板的概念，因而可以显示任务在各个阶段的状态，以下图所示。这张图是少数派的Trello看板，用来让做者选题。

这种类型的App有一个很大的问题：你作了不少任务，可是你不知道你作这些任务是为了什么。任务管理类App适合用来记录和追踪各类琐碎的任务和相关性不强的任务。就像是少数派的每一篇文章，文章与文章之间不是一个系列的关系，他们各自独立，谁均可以领选题写文章，哪一个选题先写哪一个选题后写，关系不大。

一旦要规划一个项目，对于规划项目的人和作项目的人，用任务管理类App都会让人以为使不上劲。对于作任务的人，看到每个独立的任务，对项目没有总体的概念；对于规划项目的人，不知道任务是否是已经切分得足够细，是否有遗漏。举一个例子，下面是一些任务：

• 找IT申请服务器
• 配置Dockerfile
• 配置Docker Swarm
• 搭建Jenkins
• 配置Github Hook
• 选择三个Repo测试

如今看到上面的几个任务，你知道我是想作什么吗？我想实现持续集成（CI），实现开发人员把代码一推到Github，系统自动使用Jenkins把代码拉到测试服务器，检查代码风格，作单元测试，作功能测试，自动生成Code Review申请发送给相关人员，Code Review之后自动把代码集成到主干并部署。可是对于作任务的人，却很难根据上面的任务发现要作这个事情。对于规划任务的人，也很难发现是否漏掉了任务，以及是否其中的一个或者多个任务能够继续拆分。

再一个问题，在为每个任务设定时间的时候，任务一旦多，很难把控每一个任务的具体时长。也难以发现哪些任务能够同时作，哪些任务有依赖必需先作这个再作那个，前置任务必需按时完成。即便设置了任务优先级，可是对于同级的任务谁先作谁后作，你却没法把控，只有看App上哪一个排前面就先作哪一个。

我曾经有一篇文章，就是由于考虑到Teambition的这个问题，因此把Teambition与大纲工具Workflowy结合起来使用。文章地址为：TeamFlowy——结合Teambition与Workflowy

项目管理

正是因为任务管理App存在诸多不便，因而在规划一个项目的时候，必需使用一些项目管理的方法或者软件来提升效率。

关于项目管理，我我的最推崇使用甘特图。在个人另外一篇文章不用甘特图，你作什么项目管理中，我讲到了从一张甘特图里面，你将会额外得到哪些信息。

甘特图是一张二维的图表，它的横轴是时间，纵轴是任务。从甘特图上能够一目了然看到一个任务从何时开始何时结束，不一样任务之间是否有时间重叠，以及哪些任务能够同时作哪些任务必需有前后顺序。

我我的认为，在项目管理中，任务周期是很是重要的，任务的开始时间和结束时间必定要把控好。使用甘特图就能够实现这样一个目的。

对于规划任务的人，在用甘特图规划任务的时候，若是你发现一个任务时间太长，不管怎么调整都会和后面的任务有重叠，那么你就会发现这个任务可能须要拆分为更小的任务。并且因为甘特图立足于项目的总体，你也能够更容易发现是否有任务漏掉了。

对于作任务的人，甘特图也能够帮他们了解到他们所作的任务在整个项目中处于一个什么样的位置，从而让他们知道本身正在作的任务是否是很是重要必需按时完成。

若是你是要开发一个App，或者是要写一本书，或者是要作一个其余什么项目，只要它是由一系列不一样的任务构成的，那么你就能够考虑使用甘特图来帮你提升效率。

目标管理

今天是2018年第一天，不知道有多少人把2017年第一天许下的新年愿望原封不动的搬到了今天。为何不少人的目标老是不能实现呢？由于他们没有作好目标管理。

关于目标管理，我推崇的是OKR系统。这虽然是一个发源于Intel后被Google发扬光大的企业管理系统，可是对我的依然有用。OKR的意思是Objective and Key Results目标和关键成果。不少人的目标之因此没有实现，是由于他们只设定目标，却不设定成果检查。例如一我的的目标是打算学好英语，可是因为没有设定结果，那么他在设定目标的次日背了三个单词，在他的潜意识里面就会认为本身已经完成了这个任务，天然后面就会愈来愈松懈。但若是一我的设定目标为学好英语，再设定几个关键成果，例如：

• 4月1以前，与10个以上美国人聊天
• 在3月10日节以前，单词书随意翻开一页，这一页的单词至少认识90%
• 在4月1日前面试三个国外的公司，不为工做就为面着玩

这样的目标，就更容易实现了。

使用OKR方法，用纸和笔就能够完成，在设定目标关键结果的时候，必定要使用Smart法则：

• Specific-具体的
• Measurable-可衡量的
• Attainable-可实现的
• Relevant-相关的
• Time-based-有时限的

关键结果要足够具体，这样它才是可衡量的。而所谓的可衡量，天然就是能够量化的，能够用数字来定量的检查这个关键结果是否完成，若是没有彻底完成，那么完成了多少。若是目标是学好英语，那么关键结果里面确定不能是“每月吃一次素菜”。由于这个关键结果和这个目标无关。最后也是很是重要的一点，设定Deadline，防止拖延。

若是你基于OKR系统订好了几个目标和他们的关键结果，而后你100%完成了全部目标。那么恭喜你，你的这个OKR系统是不成功的。100%完成的基于OKR系统的目标对你的帮助不会太大，由于你设定得太简单了。一个完美的OKR系统，应该是在你用尽全力绞尽脑汁的状况下，完成了70%的目标。这样它才会促使你不断挑战本身的极限，不断变得更好。

基于OKR系统的目标，时间也不该该设置太长，以季度为节点检查一次，增长新的目标或者关键结果。最长也须要保证半年至少检查一次，不然很容易出现赶Deadline的状况。

结合

一个目标，最终会被拆分为一个或者多个项目，每一个项目又会被拆分为一个或者多个具体的任务。因此在我本身的实践中，我会把本文讲到的三个东西结合起来。经过OKR系统制定个人目标，使用甘特图来规划个人项目，而使用Todoist来作任务管理。

当我造成了这样一个工做流之后，我发现他们之间能够合做得很好，并不会让人手忙脚乱。我在季度开始的时候制定OKR，而后每周检查一次。在绘制好甘特图之后，我天天也只在下班的时候看一次，更新好项目进度，而后把明天要作的任务添加到Todoist里面。因此我天天使用最多的，更新得最多的仍是Todoist。

个人公众号：未闻Code