我与时间管理的故事

这是上家公司，在团队作的分享，仍是挺有意思的，特此分享。

初识树状文档

记得刚来团队那会, 天天早上有个站会, 站会的任务就是把今天要作的事情写到树状文档里面, 刚开始这样作我是不太认同的, 由于在之前的公司并无这么作过, 在以前的公司最多也就是写写周报, 然而对于周报而言,当时我也是比较反感的, 由于那时以为写这些东西根本没有多少意义,写这个就是为了给领导看的, 然而以前写了也没人给反馈, 因此致使那时我对写这些东西是十分的不认同

然而无论认不认同吧, 既然团队有这个要求,也只好按照要求去写了, 记录的方式却是很简单, 就是把要作的事情写到文档里面, 而后记录下这件事的状态, 通常用的状态是todo,done和cancel

在我按照团队的要求记录了一段时间后就感到如今的记录方式和以前公司写周报的方式是很不同的, 以前是每周五下班前把本周作的工做和下周的工做计划用微信发送给咱们的Leader, 而后Leader汇总后发送给管理层, 而如今咱们团队的作法让我以为记录这些并非为了给谁看而写, 而是为了帮我更好的理清我要作的事, 以及不会把要作的事情忘记

固然, 让我可以在短期内认同这一点, 还要感谢团队和亮哥开发的树状文档工具, 由于它的记录方式让我以为是很是友好和方便的

这样作的时间越久, 我就越坚信天天把要作的事情记录下来是颇有意义的, 由于有了这些记录的内容,咱们之后就能够很方便的进行查看, 尽管如今可能没有什么用, 但之后就说不定了

好比: 前段时间亮哥code view了我半年前的一个项目代码, 里面有一段很难理解的代码, 而后亮哥问我那段代码是怎么回事, 然而因为时间过久, 致使如今让我去想我也想不出当时为何那样写的, 而后我只好去查git, 可是当时git一次提交的内容太多了, 致使提交的信息也没能很好的解释清楚那段代码究竟是作什么的, 后来经过拿git的提交时间, 在当时的任务列表里面找到了那段代码相关的解释, 不过惋惜的是, 当时写的信息比较少, 因此也只是知道那段代码是为了解决某个bug才那样去写的

因此说记录是颇有必要的, 不过把内容记录的详细点也是很重要的, 否则就有可能发生像我前面说的那样

另外由于天天记录了当天作的事情, 所以当团队须要写周报的话, 那基本上就不须要花多少时间去回忆作过的事情了,只须要把以前记录下来的整理和修改一下就能够了

Todo与四象限

当你有过一段时间这样的记录后, 你会发现其实记录不只仅是为了防止忘记还有什么事情没作, 更是为了让你知道你如今作到了哪

想起某次分享会上, 亮哥对GTD也就是任务管理作了一次分享, 在那次分享以后, 我对记录和知识管理更加着迷, 那以后不久, 很偶然的, 我学了四象限, 它是用来区分任务的紧急程度的

记得当时我作过一次关于四象限的分享, 那时我觉得我会将四象限用上很长一段时间, 但那以后的一段时间里, 我发如今实际的工做中,我更多的是在自我挑选任务, 而不是根据任务的紧急程度去作事,所以我在使用四象限的过程当中, 经常将全部事情都给放在了重要且紧急,或者不紧急但重要里面, 最后的结果就是, 个人四象限与Todo列表基本上没有什么区别了, 而后我就在想, 既然这样,那干脆仍是使用原来的方式作个Todo列表好了, 因而四象限就这样被我抛弃了

在放弃四象限后,我得出了几点, 不少时候你是没法控制住本身先去作哪些事情, 而后再去作哪些事情的, 尽管你可能知道某件事相对于另外一件事来讲更重要一些, 可是四象限根本就没有办法控制你不去作某件事情, 或者去作某件事, 也就是说若是一我的可以控制住本身, 那么就算是使用最简单的Todo列表也能很好的根据本身的价值观作出选择并加以执行, 相反若是不能控制住本身, 那么就算有四象限也将是一个虚设

尽管我说我抛弃了四象限, 但这么说也不全对, 由于在某些状况下, 我仍是会按照四象限推崇的以任务的重要程度来区分前后顺序, 只不过是我没有再去将任务分为4块, 对比使用四象限和如今的区别就在于, 如今使用任务的重要程度来区分前后顺序的比例减小了, 更多的是由本身当下发挥

如今我使用任务的重要程度来区分前后顺序的常见惯例是, 我正在作某件事, 忽然接到一个新任务, 那么这时我就会按照任务的重要和紧急程度来决定是否要放下手上的这件事而去作新接的任务

不过我, 除了考虑任务的重要和紧急程度, 还会去想的一个问题就是, 若是如今不作这件事, 是否会影响以后任务的执行, 另外若是新接的这个任务可以在几分钟内完成或者这件事并不须要我来完成, 而是须要我转告给另外一个同事, 那么这时我也会放下当前正在作的事情, 去作新接的任务

不过当你真正作任务管理的时候, 你会发现咱们除了考虑任务的重要紧急程度之外, 还有不少其余的方案能够选择, 而且若是你真的彻底按照任务的重要和紧急程度去作, 也不见得就好, 由于任务的重要程度是会变化的, 也许某件事对于今年来讲是重要的, 但有可能后来由于某些缘由致使那件变得没有多少必要了, 因此留有必定的自由选择也是颇有意义的

在任务管理方面我主要使用的方法是, 收集, 记录, 整理, 执行, 固然, 若是要作的那件事很够在1,2分钟内就完成, 那么我就不会去记录, 而是直接把它作完

时间记录法

其实, 我除了天天会去写任务列表外, 还有一件比较重要的就是, 我会把每件事花费的时间记录下来

记录的方式是参考的柳比歇夫的时间记录法, 柳比歇夫是一位苏联的昆虫学家, 但大多数人认识他的缘由并非由于他是昆虫学家, 而是由于他的时间记录法, 有本书叫作 <奇特的一辈子> , 里面讲述了柳比歇夫56年如一日的经过记录天天的时间花费状况作统计, 而后将统计后的结果进行分析, 最后根据分析的结果去安排本身的时间

时间记录法的规则很简单, 就是将天天作的事情和花费的时间记录下来, 这些记录下来的会被做为下一次计划任务时的一个参考, 若是是按照柳比歇夫的作法, 那么咱们还须要按期对这些作过的事作一次回顾

在使用时间记录法的一段时间后, 我经过记录的这些数据了解到本身在哪些方面浪费的时间比较多, 以及天天真正花在作事的时间上有多少, 当有必定的数据后, 我就能够算出平均天天有多少时间是有效的, 有效时间, 指的是, 抛除那些不可工做后的时间, 好比走路,喝水, 等

当我知道了本身天天有多少有效时间后, 我就能够拿当天记录的数据与有效时间作个比较, 看是多了仍是少了, 若是是少了, 那么就应该去看是在哪些地方花费的时间比较多, 并作好总结避免下次再出现这种状况

经过时间记录法, 咱们还能够了解到某类事情须要花费多少时间,好比以前我看某种类型的书籍须要花费3小时, 那么在下一次我要看相似书籍的时候就可以估计出一个大概的时间了, 若是我以前没有作过这方面的记录, 那么我就只能是瞎猜

有了数据后, 我能够更合理的去安排下一次计划, 不至于将一天安排的过多或过少, 之因此能够更合理的去安排下一次的计划, 就在于我以前作过相似的事情, 并有相关的记录, 所以如今再去作相似的事情内心确定是有个大致的数的

时间记录法还有一个好处, 那就是你可以分析出, 你对某类事情的兴趣增减状况

番茄工做法

在工做中, 咱们经常会由于没法专一的去作某件事而苦恼, 那么这时能够考虑番茄工做法

番茄工做法是一套工做流, 其目的是提升专一力, 以及合理的安排休息时间, 番茄工做法的原理是将一天分为多个番茄, 通常每一个番茄为25分钟, 每作完一个番茄就休息5分钟, 一旦开始某个番茄, 就不能被中断, 若是被中断, 那么这个番茄将被做废, 须要从新开始, 在你准备使用番茄时, 须要确保你的时间不会被他人打扰, 若是没法肯定那么就不要使用了

不过在实际状况中, 每每25分钟是不可能的, 好比我在编程中, 每每一写就是几个小时, 好比5月1号的下午, 我从4点左右开始写某个东西, 结果一写就到晚上7点左右了, 固然长时间作电脑旁是不太好的, 但每每就控制不住本身, 好比写到一半多的时候, 就想着都快写完了, 干脆写无缺了, 反正不少时候就是这样

尽管说番茄工做法的时间分配并不适合我, 可是我依然喜欢番茄工做法, 由于虽然我能够长时间的去作某件事, 可是并不表明我能够始终专注的去作那件事, 时常在作那件事时, 作着作着就去弄了和它不相关的东西, 正由于有这一点, 我才认为说, 番茄工做法对我依然是有益的, 只是它和四象限同样我不须要彻底去按照官方推荐的作法去执行而已

另外它推荐的休息时间, 也是比较不错的, 由于长时间的工做真的不是太好, 尽管我如今尚未作到, 但我如今也在开始准备往这方面去考虑, 怎么安排会比较合适

在你刚开始使用番茄工做法时, 可能会产生一些焦虑感, 容易让你去想如今还剩多少时间, 不过在你使用一段时间后, 焦虑感会逐渐消失, 固然这也多是我我的状况, 若是你没有产生天然是好的, 若是产生了也没必要惊慌

结语

有一天你会发现, 无论咱们如何作时间管理, 咱们永远都不可能会有将任务作完的一天, 甚至会让你的事情变得愈来愈多,因此在装进杯子里面以前, 看看装进去的是什么, 不要为了装满杯子, 而把什么都往里面塞

而后问问本身,须要那么多时间作什么, 由于若是你不知道你为何要那么多时间, 那就是给你不少空闲的时间, 那也只会是浪费

关于时间的分享就到这了, 最后我还想说的是:

有时咱们容易过早的去拒绝一些新鲜的事物, 但这样作的结果就是, 咱们少了一种新的可能性, 在没有实际用过它以前, 咱们每每不知道它到底有什么用, 或者说用仍是不用它,对咱们有什么改善, 然而若是你没有去用它, 是不太可能想明白的, 理性的作法是本身试验一段时间，看看是否真的有效

给它一个公平的机会, 也给本身一个改变本身的机会, 无论如今你认为它是好的仍是坏的