项目管理碎碎念系列之二：采购管理

对于作技术研发的人来讲，不多有机会从事严格、规范、较大规模的项目采购和合同管理工做，并且人们依靠平时的直觉和经验积累起来的采购和合同知识，颇有多是错误的。笔者就所以踩过一个大坑，直到学习了采购管理，才恍然大悟。

什么是采购管理？

项目采购管理是指项目的执行组织从外部获取产品、服务或成果来最优知足项目需求。不少时候由于项目的复杂性，执行组织每每不能彻底依靠本身的力量完成所有项目工做，这个时候就须要将一些项目工做“外包”出去，而“外包”一般是以合同的形式进行的。

 从上面的定义能够知道，采购，离不开合同。

什么是合同？

合同是用来明确当事人双方权利义务关系的，对双方都具备法律约束力的协议。在项目的全部文件中，合同是最正式的。合同的各类变动都应该获得双方赞成并以书面形式进行，合同当事人处于彻底平等的地位。

不少人对合同有一个误区，就是双方在合同文件上签字以后，合同就生效了。然而合同是否生效，其实取决因而否已经完成了要约和承诺。那么什么又是要约和承诺呢？

• 要约（Offer）：又称发盘或报价，是一方当事人向另外一方所作的、邀请订立合同的意思表示；

• 承诺（Accepance）：是被要约人无条件、彻底赞成要约人的要约，愿意按此成立合同的意思表示。

单看上面的概念有些是否是有些糊涂，咱们拿常见的招投标来举个例子。

某公司须要开发一套CRM系统，发布了招标说明书，邀请有能力的厂商来投标。这个过程是否是要约呢？答案是否认的。招标的过程，只是要约邀请，也就是邀请各开发商订立要约的过程，各开发商的投标过程，才是要约。

合同类型

按照PMBOK指南，有三种基本的合同类型：

• 总价合同

• 成本补偿合同

• 工料合同

总价合同

总价合同很好理解，就是一口价的意思。既然是一口价，那么业主的成本风险最低，由于不过项目执行过程当中遇到什么问题增长了多少成本，业主是不用考虑的。因此要签总价合同，买方必须准肯定义工做的范围，若是工做范围发生变化，就会容许调整总价。总价合同又能够衍生出三种类型的合同：

• 固定总价合同（FFP）：即价格是绝对固定的。

• 总价加经济价格调整合同（FPEPA）：即在总价的基础上考虑了通货膨胀的因素，一般用于项目周期较长的合同。

• 总价加激励费用合同（FPIF）：即在总价的基础上规定相应的激励费用。

笔者多年前由于不懂合同知识，接了个外包使用了固定总价合同，后来赔的秋裤都没了，就是由于工做范围不肯定，无限蔓延，全部的成本增长都由我承担了（哭死）

成本补偿合同

成本补偿合同的意思就是实报实销，是以卖方从事项目工做的实际成本做为付款的基础。这种合同下，买方的风险最大。若是买方仅知道要一个什么产品但不知道具体工做范围，通常就选则这种合同。按照不一样的利润计算方法，成本补偿合同又可分为：

• 成本加固定费用（CPFF）：即成本实报实销，再给一笔固定金额的利润。

• 成本加激励费用（CPIF）：相比成本加固定费用，又增长了一项：对固定费用的调整数。即成本超支则扣款，成本节约则奖励。

• 成本加奖励费用（CPAF）：成本实报实销，利润凭买方自我感受，想给你多少给多少，卖方无权申诉。

如今回想起来，当初接的外包若是选择成本补偿合同，或许笔者早就不用在这里写公众号了（YY），不管选择哪种，最起码不会赔。

有人会问了，CPFF和CPIF能理解，CPAF是什么鬼，哪一个卖方愿意选择这个合同？举个例子你们就明白了。

蒙牛掌门人牛根生在企业发展过程当中也遇到过瓶颈，他没有选择专业的咨询公司帮助本身来分析企业情况，而是邀请了一位台湾的企业管理专家陪本身聊天。若是经过聊天我能有所启发，我会给你相应的报酬，若是没有，那就当交个朋友。两天以后，教授收到了一张18万元的支票。这其实就是典型的陈本加奖励费用合同，你的吃、住、行陈本我都包了，我以为你给个人帮助值18万，那我就给你这个数。

工料合同

工料合同简单来讲就是实现定好工时、材料的单价，最后乘以实际发生的工时数和材料数。工料合同通常用在金额小、工期短、不复杂的项目上，好比聘请咨询专家，紧急招聘人员填补空缺等。若是刚才例子中的专家事先就跟牛根生谈好，我一天咨询的费用是10万，那么这就成了工料合同了。

项目采购管理过程

说完了合同，又要说回项目采购管理的过程：

• 规划采购管理。

• 实施采购。

• 控制采购。

• 结束采购。

下面对上面四个过程当中的重点进行一下介绍：

规划采购管理

规划采购管理要作的事情就是编制采购计划，作出自制或外购决策，编制采购工做说明书，采购文件和供方选择标准。

其中采购工做说明书至关于即将外包出去的工做的范围说明书。

采购文件用于邀请潜在卖方提交投标书、建议书或报价。

采购文件根据卖方选择的标准不一样可分为如下三类：

• 建议邀请书：主要根据技术方案来选择卖方

• 报价邀请书：主要依据价格来选择卖方

• 投标邀请书：同时考虑技术方案和报价

实施采购

实施采购就是按采购管理计划进行实际的采购过程，至关于招标、投标、评标、授标这四个环节。

采购方法包含以下几类：

• 直接采购，没有竞争性。

• 邀请招标，有必定竞争性。

• 竞争招标，具备很大的竞争性。

应该尽量采用竞争招标的方式。

控制采购

简单来讲，控制采购就是随合同执行进行合同管理。

在合同管理的过程当中，合同解释是合同管理的重点和难点之一。

主要遵循如下几个原则：

• 主导语言原则。若是合同存在两种语言的版本，必须肯定以哪一种语言为主导。举个不恰当的例子，PM考试中若是中文和英文题目出现不符，以英文为标准。

• 适用法律原则。合同遵循哪一个国家的法律。

• 总体解释原则。合同是一个总体，不能断章取义。

• 公平诚信原则。让我想起《那年花开月正圆》的一句台词：”一个是诚，一个是信！“合同管理，也有集中合同管理和分散合同管理之分。公司经过合同开展的业务越多，就越须要采用集中合同管理的方式。

结束采购

结束采购有两种常见的收尾：

• 行政收尾：不只整个项目须要，每一个项目阶段结束也须要，是项目发起人签发

• 合同收尾：每一个合同须要且只须要一次合同收尾，是买方向卖方签发

合同收尾在行政收尾以前进行。