学会这种方法，你也可以在项目中高效沟通

有一次，我在某大学EMBA的项目管理课程教学过程中进行了一个沟通练习。练习的内容是将学员分为偶数组，每两组需要协作才能取得较好的业绩。在练习过程中，这两组学员不能直接在一起工作，他们只能通过电脑、短时间会面进行沟通。整个练习计划持续90分钟。

尽管发给每个学员的每页材料上都明显地写着“沟通是关键”的字样，但是，仍然有一组在整个过程中完全独立工作而且在练习开始了不到30分钟时就宣布已经完成了任务。当我询问该组对方的任务等必要信息时，该组居然一问三不知！

要命的是，这些参加练习的学员大多数为企业的总经理或董事长，他们不是低智商的人，不是没有成功管理经验的人，但是，他们依然犯了这种低级错误。更为严重的是，在多次不同班次的练习中，这种情况经常出现，许多富有丰富管理经验的人在练习中暴露出他们沟通意识不足、沟通方式不对、沟通技能不强等弱点。

清晰稳定的目标、高度承诺的相关方、结构化的沟通机制是成功完成项目的三项关键因素。目标的重要性毋庸多言，相关方意识也正在得到普遍认同。我们在制订项目计划时不会忘记项目任务该由谁完成、该由谁协助、该由谁审查，不会忘记资金、设备、设施的来源，不会忘记做好工期计划，甚至不会忘记考虑项目风险等。

但是，让我们想一想，我们在项目计划中有多少次包含了明确的、得到各方认可的、质量可靠的沟通计划？

对需要由多人完成的项目来说，与其说项目的各个部分是通过技术方法集成起来的，还不如说它们是通过沟通集成起来的，是沟通赋予了项目技术方案的生命。如果沟通无效，将会产生不利的结局。

需要特别强调的是，有效的项目沟通，不是简单的项目相关方之间的交流、会谈、讨论，而是在目的、对象、时间、方式、内容、反馈等方面都预先设计和定义的信息交流活动，也就是所谓的“结构化沟通”。

与项目管理构件化的目的一样，结构化沟通的目的也是为了提高沟通的效率和有效性，减少沟通效果对人们沟通技能的依赖性。很多项目相关方并不善于沟通，我们不能指望将其都培养成沟通高手，也没有必要这样。我们需要的只是保证他们在项目中能够及时、适度、准确地得到其完成任务需要的信息，这是项目结构化沟通的使命。

为实现项目结构化沟通，我们需要把握好以下要点。

1

明确沟通的角色

沟通是十分重要的，但有效的沟通又是很有节制的，因为沟通需要花费代价。在项目管理实践过程中，过度的沟通、过度的文档反而会产生矛盾，降低项目执行效率，也会使人们对沟通的必要性产生怀疑。

结构化沟通需要坚持“必要性原则”。练过武术的人都知道，在搏击中必须将力量集中在破坏对方的重心、关节、要害等部位，否则所花的气力只会起到事倍功半的效果，甚至反受其害。

项目沟通也是如此，必须选择项目的重心、关节、要害等方面进行沟通。这些重心、关节、要害一般是在项目活动的接口处、项目生命周期各阶段的过渡处和项目变更之处，也可以简单地将其设定在项目角色的交接之处。

依据角色设定沟通的时机是提高项目沟通效果的简单诀窍，基于角色进行项目计划是项目管理的一项重要思想。角色不是简单的人物，它还意味着对项目的责任。角色为了尽到其责任，需要必要的信息，这些信息需要从别的角色那里获得。

现行项目管理研究和实践的一种现象是人们将关注的焦点放在项目需要完成的任务方面，而对完成任务的各种角色没有给予足够的重视，没有定义清楚完成一项任务需要哪些角色、每种角色的责任、角色与角色的接口是什么、角色为了完成任务需要何种信息及其他条件等。

我们在企业中常常听到“岗位”这个词，岗位是针对稳定的工作任务设定的，而“角色”则是针对动态的任务设定的，在项目中，“角色”的意义要远远大于“岗位”的意义。

当弄清项目中的各个角色及他们需要对项目尽到的责任时，我们就会比较容易地定义清楚他们在何时需要何种信息，这些信息该从何处得到，如何衡量信息的质量等有效沟通的要素。

2

建立沟通的流程

“把创意留给自己，把效率交给流程”是提高项目沟通有效性的另一种行之有效的方式。人们已经意识到依靠那些“马后炮”“事后抓罪犯”等管理方式进行所谓的“目标管理”是远远不够的，流程成了人们日益重视的管理内容，因为有效的流程确实可以使普通人的能力得到更充分的发挥。

会议是项目管理过程中经常采用的沟通形式，遗憾的是，太多的会议效率低下，这不仅浪费了项目相关方的时间，还会引起其他的一些问题。对项目各种会议进行流程等方面的设计是项目沟通中一项十分重要的内容。

3

统一沟通的格式

项目结构化沟通是建立在标准词汇和格式基础上的沟通。由于项目相关方来自不同的专业领域和部门，甚至来自不同的企业，因此他们很容易采取自己业务领域、部门、企业的习惯词汇来与别人沟通，这种方式会产生很多歧义，造成很多沟通的误解。因此，要确保项目沟通有效，必须在项目相关方之间就一些术语等进行统一定义。

为沟通特别是基于文档的项目沟通规定标准的格式也是提高沟通有效性的重要手段。我曾经在不同场合询问过项目经理们是否要求项目团队成员记日志，得到的回答是很多项目经理都要求，但是，他们大多没有对项目日志进行格式上的细化，无法从日志中对项目活动的完成情况等进行统计分析，这样就大大降低了日志的作用，也会使日志流于形式。

有效的沟通对项目的成功至关重要。美国项目管理专家哈罗德•科兹纳将人的沟通技能分为5等：能与上帝对话、能与天使对话、能与自己对话、与自己争吵，以及失去了与自己争吵的耐心。

在实际沟通管理过程中，我们不能以人具备的沟通潜力为基准，只能以他们最容易表现出来的能力为依据，我们管理的对象是普通人而不是超人。个人的智慧总是有限的，一个人的经验也是有限的。

个人经验往往是建立在失败教训的基础上，而企业越来越难以承受失败的教训。因此，我们必须以经过设定和定义的结构化沟通机制来减少项目沟通的有效性对个人经验的依赖。

项目管理资料合集，有需要的同学可以留言哦