信息化那点事：有效会议

  ERP项目管理中什么最重要？我以为沟通应该毫无争议的位列首位，沟通就像串起老北京糖葫芦的那根竹签，虽然最后被丢弃，但没有它，咱们却不能把甜甜的糖葫芦咬到口中，更像金庸笔下的胡一刀，尽管从未正面出现，却串起了主人公全部的精彩故事。

ERP是一个关于流程和标准的项目，更是一个关于岗位和部门的项目，不要期望一次沟通就能解决因此问题，更不要期望每次沟通都能达成共识，沟通×××，沟通最好的方式就是开会，因此今天和你们分享一下关于会议管理那点事，会议不嫌多，有效更重要。

    结合整个ERP项目的进度，几个关键里程碑的会议能够预见，好比厂商选型讨论会、项目启动会、调研报告评估会、试运行验收会、项目结尾报告会等等，过程当中还会有各类专题的讨论会，正是这些不一样的会议一节一节的把ERP项目推向目标，曾有人戏言，ERP项目管理的主要职责就是开会。那么如何开好这些会呢？其实不难，只要把握住几个关键的便可。

首先是会议议题要明确，为何要开这个会，开这样的会解决哪些问题，会议目标要写明白，写清楚，议题要简单明了，让参会人一眼便知这个会要干什么，如ERP项目第二次会议，咱们就不知道开这个会要干什么，可能就会两个肩膀扛着一个脑壳来了，糊里糊涂的走了，若是换成ERP项目第二次关于需求调研的主题会议，目的就明明白白了。

   第二是会议参与人，既然明确了议题，那么涉及这个议题的须要哪些人参加，与此无关的人能够不用参加会议，例如要组织一个讨论库房管理流程标准化的会议，主要参与人就要有仓库管理人员、生产管理人员、流程管理人员、财务管理人员，这时候若是也让产品研发人员参与进来，就有不妥。有了参与人还要分出角色，参与人谁是会议主持，谁是会议决策人，这个角色要分出来，职责更要明确，如若否则会议上的矛盾争议怎么裁判呢？简单说就是有了争议听谁的，以谁为准。若是只争议不裁判，这个会的目的恐怕又悬起来了。

    有了明确的会议议题和适合的参会人是否是就能够开会了呢？不能够！通常来说，咱们会把会议议题用邮件的方式发到参会人那里，并告知其会议地点和会议时间，而后就等着开会了，这样就能作到有效会议了吗？不必定，若是参会人受到邮件后认真考虑了议题，并准备了资料，但咱们能保证你们都这么作了吗？因此我建议做为会议的组织者，不妨把准备工做再往前作一步。

    当咱们肯定了会议议题后，带着议题在会议正式开始前与全部的参会人进行一对一的沟通交流，并作好笔记，把达成共识的问题和未达成的议题都记录下来，在记录问题的时候，要注意一点，那就是区分问题是否与会议议题一致，若是是会议的衍生问题，则另当记录，当收集完全部的问题，带着这些问题再进一步和会议决策人进行汇报，摆明哪些问题已经达成了共识，哪些问题须要在会议上讨论决定。做为会议的组织者，在作这部分工做时虽然须要花费大量的时间进行逐一沟通，但却能够节省会议的时间，有效提升会议的效率。

    接下来就是会议现场的组织了，会议现场的关键人物是主持人而不是决策人这一点必定要搞明白，固然若是主持和决策角色都由一人担当另当别论，在会议现场，咱们能够把会前与你们沟通的结果向全部人通报，所达成的共识部分进一步在会议上肯定，未达成共识的部分能够进一步探讨，若有矛盾能够交由决策人裁定。在开会时咱们你们都会带着本身的笔记本记录事情，不过我仍然建议仍是准备一块白板为佳，以便于把讨论的问题或者观点经过板书进一步剖析，并且可让在会人注意力集中，有时谈话式的讨论容易让问题发散。

   会议主持人必定要把控住会议的节奏，我就曾参加过“无组织无纪律”的会议，最后成了漫谈式的，结果开了若干次会议也没有开出个因此然来，绝对百分百的低效，即占用了你们的时间也浪费了企业的资源，唉，会风不改，何其悲哉？因此说，如何组织高效会议应该是咱们必需要学习和践行的。