中小企业如何选择OA系统

应用OA系统实行办公自动化已经成为不少企事业单位增强内部管理，提高办公效率和办公质量的重要手段。可是不少单位在选择OA系统的过程当中陷入各类各样的误区，这里我列举了十大有表明性的误区，供广大用户借鉴。

　　误区一：本身开发

　　本身开发OA更可以知足自身要求，还能够随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢?

　　首先，OA系统已经涉及到愈来愈多的学科技术，包括计算机、通讯、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个须要综合各类人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难作好。

　　其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，没法掌握最新的管理理念及其发展趋势，每每只能对市面上的OA系统和本身单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不可以真正实现提高管理水平的目的;

　　再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期;

　　最后，开发OA系统须要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素不少，综合费用最低也要几万元，不少都要数十万元，显然得不偿失。

　　所以除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业没必要本身开发。

　　误区二：功能越全越好

　　只要你肯付钱，软件的功能是能够无限扩充的，但这是你必需的么?

　　首先，容易形成功能闲置，系统空洞;

　　其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦;

　　再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大

　　最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。

　　选购OA系统时应该考虑一下本身的实际需求和支付能力，若是以适用为出发点，那么就坚定砍掉那些无关紧要、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，知足本身核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。

　　其实，就OA的功能来讲，不管是联想、用友、合强、红帆仍是不知名的小公司， 80%的内容都是相同的，只不过应用深度不一样。而OA的功能每增长10%，价格至少会增长100%-300%，经理人要看看本身有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

　　须要注意的是，为知足中小企业客户“小而全”的特色，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块每每是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能作最简单的记录和备份工做

　　误区三：价格越贵越好

　　选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少?

　　首先，判断一个OA系统好很差的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合本身; 其次， 价格越高，投入越大，负担越重，风险越高;

　　再次，选择价格昂贵的名牌产品，实际上是在替厂家支付广告费;

　　最后，产品可能没有产品化，开发商仍是按照项目在作，没有成本优点。

　　我曾经看到一个小公司在网站上给本身的OA标价360000元，而销售人员竟然连它的功能都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，当心被奸商砸着

　　对中小型单位而言，我认为万元左右的OA系统性价比最高，由于功能性、稳定性、价格方面结合得最好。好比极品的OA，除知足平常办公需求外，还实现了信息流、工做流、知识流的协同管理，同时具备易上手、不限用户、权限管理、简易客户端、自定义工做流、终身免费服务等特色，而价格仅为16980元，这些特色很适合中小型单位。

　　误区四：价格越低越好

　　价格低当然是好事，可是若是低到4000元如下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻?

　　首先，质量问题。这种价格极低的OA可能是小公司和我的开发的，还有是我的离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障;

　　其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，可是有用户数限制，好比某OA软件报价5800元，可是只支持20个初始用户，另外每增长10我的需付2000元，这样50我的的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。

　　最后，服务问题。这种软件通常没法提供可靠的服务，即便提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，否则用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。

　　记住，太低的报价每每损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。

　　还有不少缘由致使产品低于正常价格销售，好比恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了本身的利益。

　　误区五：系统越透明、开放、越自由越好

　　网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由么?

　　开放必须是相对的，若是全部员工均可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件，就很容易形成泄密，给企业带来不可估量的损失。

　　为解决开放和保密的矛盾，好的OA系统均可以让用户很方便的进行权限设置，这样既方便各类文件在系统内的统一管理又保证安全，管理者根据职位高低给员工设置不一样的访问权限，只有具备相应权限的人才可以看到这些资料，其余人则看不到，极品的OA权限管理就能够知足到这种需求。

　　误区六：系统应该彻底符合单位的办公模式

　　若是有人说他要找一个彻底符合本身办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里?

　　首先，软件必需要体现它自身的思想和特色，由于这是软件的做用所在，价值体现;

　　其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工做态度，体现了新的办公方式;

　　再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理

　　由于OA系统是对旧模式的改造，因此会与旧有的办公习惯和惯性思惟产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位可以积极创新，敢于变革，从观念和行动上除旧纳新。

　　因此应该选择那些具备先进的管理思想，可以产生推进做用OA产品，而不是一味的追求符合本身的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，由于推进管理进步是应用软件的最终目的。

　　为了让用户可以顺畅的工做。优秀OA系统都可以让用户自定义工做流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。

　　误区七：大企业开发的必定好

　　大企业开发的不必定好，即便好又真的适合你么?

　　首先，术业有专攻，大企业能作强某个软件或者硬件，却不必定能作好OA，由于它们是不一样的概念

　　其次，大企业开发的OA系统价格惊人，每每是普通OA的数倍甚至数十倍; 功能呢是大同小异。

　　再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，不少公司都开发出了优秀的OA软件;

　　最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，由于中小企业使用的版本须要具备中小企业特点，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，由于他们对中小企业理解更直接，更深入。

　　误区八：选一个OA软件来完全改善管理

　　单位管理混乱，能经过一个软件来解决问题么?

　　首先，管理混乱是由于没有规范的流程，而规范的流程须要人来制定，而后借助OA系统来让流程获得有效的执行;

　　其次，OA是一个工具，不具备主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都须要人来完成;

　　再次，OA的做用是提升整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工做中解放出来处理核心事务。

　　因此，太低或太高的看待OA的做用都是不正确的，只有提升整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能完全提升管理水平。固然也不是说必须让管理变得完美以后再来应用OA，OA与人的做用应该是相辅相成、互相促进。

　　误区九：一步到位，一劳永逸

　　一步到位就能一劳永逸么?

　　首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思惟、文化等都在不断的调整、改进中;

　　其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念突飞猛进，必须时刻更新;

　　再次，社会发展不会一步到位，社会进步日新月异，要么创新，要么淘汰。

　　任何软件都是知足当前乃至将来一段时间的须要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优点。因此在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。

　　误区十：好的OA系统并不须要什么服务

　　服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事?

　　首先，买软件只是第一步，真正的工做在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能作好的;

　　其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会;

　　再次，单位本身的维护人员的技术水平很难知足技术发展须要。

　　其实从长远看，软件商的服务更专业，而且风险和成本更低，如今不少著名大企业都将IT服务外包，说明仍是值得去作的。

　　总结

　　选择OA有5大标准，那就是理念先进，功能适用，使用方便，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是“适用”，买软件以前必定先问问本身，才决定购买

　　我为何要用OA?

　　我用OA主要解决哪方面的问题?

　　我准备用这套OA解决几年内的问题?

　　我主要用OA的哪些功能?

　　哪些人、多少人要用OA?

　　我能承受什么价格的OA……

中小企业用什么样的OA软件？这是不少中小企业的领导者很是关心的一个问题。要解决这个问题，须要先看一下中小企业的需求特色：首先，中小企业电脑数量少，用户数少，因此要求系统的功能简单适用；其次，中小企业工做流流程处理比较灵活，因此要求系统工做流功能可自定义；再次，中小企业IT人才缺少，因此须要产品的易用性和维护性俱佳；最后，中小企业资金有限，因此须要产品的价格相对低廉。

如何选择OA

1. 明确OA产品的定位是否与你的指望一致。

不一样厂家的OA产品定位是不一样的，在选择时要了解。

若是是大型企业单位，要求OA系统比较复杂，宜选择大品牌公司的产品，要求有良好的售后支持，

相应的价格比较昂贵。

若是是中小型单位，宜选择产品完善，功能灵活的产品，这类产品有良好的性价比。

2. 评估下企业人员的电脑水平，要考虑易用性

办公自动化系统不是给企业内的专业人员使用的，使用者是全部员工，这对OA产品的易用性有较高的要求。

3. 考虑使用办公系统的阻力，要“系统适应人”,而不是要“人适应系统”，

通常说来，当人要改变工做习惯时，本能会产生一种排斥性，特别是办公自动化系统产品要牵涉到每一个人。这就要求办公自动化系统要“以人为本”，要系统适应用户的习惯，而不是要求改变用户的习惯，来适应系统，从而减小在办公系统实施时产生的阻力。

4. 功能越多越好吗？

选择办公系统时，若是一味追求功能越多越好，则会进入一个误区：

首先功能越多则会形成操做复杂性的增长，使用越困难，维护越麻烦；

其次，容易形成功能闲置，产生浪费，就像手机里有不少功能，咱们都用了吗？ ?

再次，功能越多，价格越贵，

最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。

选购OA系统时应该考虑一下本身的实际需求和支付能力，若是以适用为出发点，那么就坚定砍掉那些无关紧要、利用率低的"鸡肋"功能。

5. 产品的设计理念是否符合大家的想法，这关系到整个产品的特质，就像一我的的性格。

在选择OA系统时，应清楚其产品的设计理念。设计理念也就是产品的设计出发点，这关系到整个产品的特质，就像一我的的性格。好比咱们的系统设计理念是“以人为本”，要“系统适应人”，在产品中就贯穿了这个理念，好比报表格式就能够由用户自主定义，彻底能够按照用户原有的格式去设计，而不是像多数系统那样内置固定格式，让人去适应系统。

6. 是否大型公司开发的OA产品就越好呢？

首先，术业有专攻，大企业能作强某个软件或者硬件，却不必定能作好OA，由于它们是不一样的概念 。

其次，大企业开发的OA系统价格惊人，每每是普通OA的数倍甚至数十倍； 功能呢是大同小异。

再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，不少公司都开发出了优秀的OA软件；

最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，由于中小企业使用的版本须要具备中小企业特点，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，由于他们对中小企业理解更直接，更深入。

7. OA产品的开发技术越先进、越复杂就越好吗？

OA产品的开发手段有多种多样，有的公司强调采用IBM的技术，有的又说采用Oracle数据库等，不一而论，都是但愿用这些来抬高本身的身价，其实仔细想一下，这些与用户有何关系呢？对用户来讲，只要产品好用，知足用户的需求就能够了，就像手机同样，不论它是怎么作的，用户最关心的它是否好用、是否便宜。 如何选择OA

人类文明进步和发展的原动力无非是人类求得自身解放的须要。OA的出现和发展也正是来源于这种须要的牵引。

　　传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，令人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工做，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工做业，无疑是生产力发展的方向。OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的广泛需求，也顺应了技术发展的潮流，天然成为业界追求的目标。

　　今天，在中国推行OA尤有其重要性和必要性：

 

　　一、OA对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任什么时候候更显重要。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而OA所收集、处理、分析的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业，迫切须要经过推行OA来改善经营管理手段，提升管理水平，加强企业竞争力。

　　二、推行OA，能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思惟方式上带来革命性进步。在企业中作IT工做都深受一个共同的难题长期困扰：企业经营和管理方式太不规范、太不严谨，缺少全局观和系统观，人为因素太多，并且变化不定。这不只为企业的经营和管理带来盲目性，并且为推动信息管理设置了障碍。推行OA，不只是管理手段的改善，更重要的是带来管理思想的进步。

　　三、企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。OA为用户提供的正是自我服务的支持，这正说明了OA已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。

　　四、不少中国企业早在80年代初就着手创建企业的管理信息系统。近20年过去了，咱们没有看到中国企业管理水平质的飞跃，其中，除了技术能力局限的缘由外，还有观念、认识方面的缘由。过去作MIS，更多地注重了对规范的、结构化的数据的管理，并且走入了用先进的技术手段模拟手工操做的误区。模拟手工操做只有界面的友好程度、模拟的逼真程度的差异，不会有管理水平的提升。而OA所面向的对象是企业经营过程当中全部可能产生的数据：结构化与非结构化的、多媒体的等等；OA所直指的目标是物化科学的管理思想。因此今天所谈的OA较过去的MIS有更普遍、更深入的意义。固然，过去的MIS也为咱们今天的OA打下一个良好的基础，也就是说OA的确很重要，同时实现OA也并不是高不可攀。

中小企业用什么样的OA软件(协同办公、办公自动化软件)?这是不少中小企业的领导者很是关心的一个问题。

　　要解决这个问题，须要先看一下中小企业的需求特色:首先，中小企业电脑数量少，用户数少，因此不须要特别高端的数据库，而以适用为主;其次，中小企业工做流简单，因此不须要特别复杂的功能，而以实用为主;再次，中小企业IT人才缺少，因此须要产品的易用性和维护性俱佳;最后，中小企业资金有限，因此须要产品的价格相对低廉。

　　　　中小企业选择OA软件既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特色选择一个实用、适用、易用、功能价格比高的软件，只有这样才能让软件在本身的企业内发挥最大的功效，给企业带来最大的回报。

办公系统(OA：Office Automation)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个很是活跃和具备很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。办公系统的原动力是人类文明进步和发展的同时人类求得自身解放的须要，OA的出现和发展也正是来源于这种须要的牵引。传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，令人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工做，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工做业，无疑是生产力发展的方向。OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的广泛需求，也顺应了技术发展的潮流，天然成为业界追求的目标。

办公系统建设的本质是提升决策效能为目的的。经过实现办公系统，或者说实现数字化办公，能够优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提升效率的基础上，增长协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提升决策效能的目的。

办公系统的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公系统的手段。只有将办公过程当中生成的信息进行有序化积累，沉淀，才能真正发挥办公系统的做用。

办公系统的灵魂是软件，硬件只是实现办公系统的环境保障。数字化办公的两个明显特征是受权和开放，经过受权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有能够启用的前提，经过开放，使得信息共享成为现实。

中小企业用什么样的OA软件？这是不少中小企业的领导者很是关心的一个问题。要解决这个问题，须要先看一下中小企业的需求特色：首先，中小企业电脑数量少，用户数少，因此要求系统的功能简单适用；其次，中小企业工做流流程处理比较灵活，因此要求系统工做流功能可自定义；再次，中小企业IT人才缺少，因此须要产品的易用性和维护性俱佳；最后，中小企业资金有限，因此须要产品的价格相对低廉。

基于以上简析，咱们发现中小企业选择OA软件最根本的原则就是实用、适用、操做简单、使用方便，在针对中小企业应用的OA软件中，普雅OA堪称其中的精品和表明做品，普雅OA强大而实用的功能，更难能难得的是普雅OA有针对中小企业的免费版本无偿使用。在普雅OA身上，咱们可以看到优秀的中小企业OA软件是如何与中小企业特色完美融合在一块儿的。

首先，普雅OA主要包括如下7大模块，36个子功能。平常办公：邮件管理、手机短信、日程管理、联系人管理、用户信息卡；行政办公：文档管理、考勤管理、项目管理、资料管理、车辆管理、会议管理、任务安排；工做流管理：发文管理流程、收文管理流程、自定义工做流；自定义流程：通用表单流程、采购申请流程、出差申请流程、费用申请流程、报销申请流程、用章申请流程、异常提取处理流程、其余自定义流程；公共信息：新闻中心、行政公告、经常使用连接、经常使用工具；业务系统：考试中心、物资管理；辅助办公：在线通信、在线论坛、在线会议、媒体播放、邮编区号、万年历、记事本。这些功能贯穿了企业的平常办公要素，去除掉华而不实、利用率低的闲置功能，以紧凑、实用的功能契合了中小企业的办公须要。

其次，普雅OA与其余同类产品相比，具备以下产品优点：

◆ 支持RSS资讯订阅：新闻、公告或者自定义模块都支持RSS订阅功能，用户能够重新浪RSS聚合频道等网站或者其余系统的XML格式内容获得最新讯息。

◆ 支持网络协同工做：普雅OA采用WEB开发标准，实现了办公系统在互联网上的应用，办公人员在办公室之外能够经过电话线或广域网络访问办公系统，将办公地点由固定的物理位置延伸到全部被网络覆盖的地方，减小了办公费用，提升了工做效率。

◆ 集成了痕迹保留、电子签章功能：可在公文（工做流）原文基础上进行修改，保留流程流转过程当中每一个环节的办理痕迹，使修改内容一目了然；支持各类手写笔，能够实现直接在IE里进行手写签名和批阅；经过用户名称和密码得到签章的使用权后能够签章，加强了流程的安全性和权威性。

◆ 集成了语音、视频系统：结合公司自主开发的普雅即时通，实现点对点的语音、视频交流，支持文件断点续传，提供消息群发以及离线留言功能。采用成熟的语音技术，通话双方即便是使用拨号上网也可获得很好的通话效果，大幅度的减小了高昂的电话费用。

◆ 集成了手机短信功能：诸如邮件到达、公文催办、会议通知、待办事宜、重要事情等信息都可过手机短信方式及时通知相关人员，极大的提升了办公效率。

◆ 智能化的工做流：普雅OA10.0的各个流程系统，采用了控制表和应用表分开的执行方式，在保证用户迅速运行业务流程的同时，又赋予用户更多的自定义操做。一方面，用户能够随时根据应用须要自由选择各类应用样式表单；另外一方面，用户也能够根据现有模板对表单进行可视化二次开发。同时，本系统提供可视化的流程，流程提供了多版本控制、多路由合并、参与人员日志检查等功能，在流程中的每一个步骤又添加了诸如决策、条件等功能，从而保证企业的工做流更趋于合理化、多样化与实用化。

◆ 智能化的实时提醒功能：系统可以方便地检索待办公文、各种收文和会议通知等待办事宜，实时准确地提醒用户合理有序地安排平常工做。

◆ 科学的权限管理体系：普雅OA10.0提供了一个完整的组织架构自定义模块。系统管理员经过定义“部门”、“角色”、“人员”，使系统中的各类权限设置与具体的用户分离。这样，不只为组织结构的调整提供了强大的灵活性，同时大大减轻系统往后维护的工做量。

◆ 灵活完备的公文处理流程：用户能够按照实际须要进行流程定制，系统将依据流程自动进行公文流转。同时用户还能够经过受权，使公文的流转过程根据受权状况自动或人为进行调整，真正体现了公文处理过程的灵活多变。流程管理员可对所有流程的流转过程进行实时监控，并可对每一个工做任务进行督办或催办。

普雅OA不只具备强大的系统功能，并且价格很是便宜，普雅OA免费版本不收取任何费用，无限制使用；普雅OA的50标准版本，价格只有2000元，与动辄数万元甚至数十万元的OA软件相比，既节约投资，又下降了应用风险，消除了大量隐性成本。普雅OA创建了一个直销网站http://www.haitianoa.com，直接面向用户供货，省却了中间渠道的利润分配，天然为用户带来了最大的实惠。

1. 明确OA产品的定位是否与你的指望一致。

不一样厂家的OA产品定位是不一样的，在选择时要了解。

若是是大型企业单位，要求OA系统比较复杂，宜选择大品牌公司的产品，要求有良好的售后支持，

相应的价格比较昂贵。

若是是中小型单位，宜选择产品完善，功能灵活的产品，这类产品有良好的性价比。

2. 评估下企业人员的电脑水平，要考虑易用性

办公自动化系统不是给企业内的专业人员使用的，使用者是全部员工，这对OA产品的易用性有较高的要求。

3. 考虑使用办公系统的阻力，要“系统适应人”,而不是要“人适应系统”，

通常说来，当人要改变工做习惯时，本能会产生一种排斥性，特别是办公自动化系统产品要牵涉到每一个人。这就要求办公自动化系统要“以人为本”，要系统适应用户的习惯，而不是要求改变用户的习惯，来适应系统，从而减小在办公系统实施时产生的阻力。

4. 功能越多越好吗？

选择办公系统时，若是一味追求功能越多越好，则会进入一个误区：

首先功能越多则会形成操做复杂性的增长，使用越困难，维护越麻烦；

其次，容易形成功能闲置，产生浪费，就像手机里有不少功能，咱们都用了吗？ ?

再次，功能越多，价格越贵，

最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。

选购OA系统时应该考虑一下本身的实际需求和支付能力，若是以适用为出发点，那么就坚定砍掉那些无关紧要、利用率低的"鸡肋"功能。

5. 产品的设计理念是否符合大家的想法，这关系到整个产品的特质，就像一我的的性格。

在选择OA系统时，应清楚其产品的设计理念。设计理念也就是产品的设计出发点，这关系到整个产品的特质，就像一我的的性格。好比咱们的系统设计理念是“以人为本”，要“系统适应人”，在产品中就贯穿了这个理念，好比报表格式就能够由用户自主定义，彻底能够按照用户原有的格式去设计，而不是像多数系统那样内置固定格式，让人去适应系统。

人类文明进步和发展的原动力无非是人类求得自身解放的须要。OA的出现和发展也正是来源于这种须要的牵引。

　　

经过对项目审计资料从开始至终结利用计算机进行全过程记录和归类管理，尝试AO与OA交互实现审计现场与后台的联动指导管理，审计人员既体会了AO与OA交互的好处，也感觉到了交互中存在的一些难点。现结合项目实施状况，对基层审计机关开展AO与OA交互谈几点粗浅想法。

　　1、AO与OA的好处

　　(一)用AO进行现场审计的好处：应该说AO是严格遵循审计署6号令进行操做的，它贯穿于审计项目的各个阶段，包括审前准备、审计实施、审计终结等环节。用AO系统有几个手工审计没法达到的好处：一是方便看帐，同一个审计组的成员不会出现抢帐本的现象。二是对于常规审计事项，能够经过AO系统部分功能自动审计来提升工做效率。三是通过长期的实践与积累，审计机关将积累丰富的、基于同一软件平台的电子审计档案资源，审计档案资源的充分挖掘和利用成为现实。

　　(二)用OA系统的好处：一是实现审计实施和审计管理各个环节的信息化和规范化，提升管理水平。二是实现审计机关领导对审计现场的指挥管理。经过审计管理系统和审计实施系统的交互，及时沟通管理机关和审计现场，增强对现场的管理控制，及时获取领导对现场的指导和帮助。三是实现本级机关办公自动化、无纸化和上下级之间公文传输网络化。四是经过OA能够实现各级审计机关公共信息的共享。应该说，OA系统的最本质的好处是实现领导的指挥与控制管理，而要达到这个目的，就必须实现AO与OA的交互。

　　(三)AO与OA交互的好处：经过AO与OA交互，审计现场审计资料和审计证据等审计资源的共享，能够实现信息共享、同步审计、同步指导，从而控制审计质量、提升审计效率，具体表如今：一是增强了信息沟通。领导和复核人员没必要到审计现场，便可随时掌握全部审计项目的工做进展、审计人员工做完成状况及其遵照6号令等审计准则的状况，并及时向审计组反馈意见和建议；AO数据包的上传，极大地方便了领导、复核人员和审计组之间的信息传输。二是完善了事中的质量控制。经过AO与OA系统的信息交互，为领导根据审计进展状况调整审计重点，以及对审计发现重要问题的定性和决策提供第一手材料；复核部门人员也能够经过非现场检查的方式，将检查中发现的审计组及审计人员在执行6号令等方面不够规范的问题，及时与审计组人员沟通，进一步完善审计项目执行过程当中的质量控制。三是提升了质量控制的效果和效率。AO与OA系统交互平台的应用，使整个审计从项目计划到审计终结经过这个“平台”实现协调与融合，审计质量与审计效率均有所提升。

　　2、在AO与OA交互中实际碰到的一些难点

　　经过对镇财政决算、医院财务收支、社保及住房公积金等专项审计中AO与OA的交互实践，咱们体会到在基层审计机关，要充分实现AO与OA的交互，还存在如下难点：

　　(一)计划项目录入存在滞后性。按照交互管理办法，在OA的管理中，由综合股负责年初在OA中录入审计项目计划，这样就须要一些审计项目的基本资料与数据，如审计人员、审计时间、审计内容、审计重点等等。这与基层审计机关的现状有必定矛盾，目前因为审计项目的不肯定性、审计实施的阶段性、审计力量的有限性，基层审计机关的审前调查不可能在每一年年初就实施，方案通常也在正式审计前制订，于是项目计划的OA录入存在滞后现象。

　　(二)交互的及时性较难体现。基层审计与市局或省厅审计项目不一样，他们的审计项目通常战线长、人员多且可能长期在外地，咱们的项目通常审计组成员在2至3人、项目小、时间短，且股室负责人每每是审计组长或审计成员，分管领导也充分了解审计进展状况，在这种环境下，AO数据包上传次数与时间没法控制与掌握。应该说，AO与OA交互的目的是审计组成员之间可以互通讯息、审计组长可以及时掌握审计成员的审计现场证据、股室负责人及分管领导可以及时了解审计状况，通常要求在期中或期末撤出审计点时上传AO现场数据。在基层审计机关，因为受设备条件、审计力量、审计项目完成时间等的限制，通常在审计实施阶段结束后才将AO现场数据上传到OA，交互意义没法及时体现。

　　(三)交互的完整性难以落实。因为交互的时效性较强，而咱们的项目在审计实施阶段过于注重取证等一系列实质性的审计，对于AO现场数据的造成、打包上传或者某些技术性加工方面不过重视，上传内容存在不全、不精现象，部分项目存在只上传AO中的分析数据、抽样数据、审计疑点、审计日记、审计证据、审计底稿、审计台帐等数据中的某一部分，或者因为在AO操做中，程序不到位，部分上传数据不完整(如在审计日记、证据、底稿的关联上不够、审计底稿的复核忽视、审计底稿中问题的定性及金额未填列致使台帐的空白等等)，这些问题的存在均致使了交互的完整性不够。而对于AO系统自己，部分现场审计过程、审计专家经验、sql语句等没法上传到OA，这也影响了项目的完整性。

　　(四)审计人员承认性有待提升。当前基层审计机关，审计专业知识与计算机技术知识并重的复合性人才极其缺少，审计人员因为传统审计观念的束缚，加上AO自己系统设置中world的编辑功能较弱，OA系统的实时跟踪与修改痕迹的保留，迫使审计人员采起延长现场审计时间来完整交互内容，这也容易使审计人员产生对AO与OA交互抵触的消极、畏难等情绪。

　　3、对基层审计机关实行AO与OA交互的建议

　　(一)首先，应从思想上克服基层审计人员的抵触畏难情绪，加大力度开展各类形式的培训，使基层审计机关也涌现一批既精通审计专业又熟悉计算机专业的高端复合型审计人才，为AO、OA系统应用创造先决条件。

　　(二)其次，针对目前基层审计机关在AO与OA交互操做中存在的一些问题，建议上级审计部门应及时修改完善OA系统中一些不符合实际、应用繁琐的公文流程，增添一些方便智能易用的管理模块；同时，上级审计机关信息及法制部门应及时维护更新财经审计法规库，添加诸如一些审计常见问题的审计定性及处理处罚的财经法规，为财经领域存在的广泛、共性的违法违规问题提供定性、处理处罚依据和法规保障。

　　(三)最后，出台制度明确交互内容及职责。各级审计机关应出台AO、OA系统应用的各项制度，明确信息交互内容，以制度规定审计项目全过程的AO与OA交互：在准备阶段，应交互审计项目基本信息、与本项目审计相关的审计专家经验；在现场实施阶段，应交互审计日记、审计工做底稿、发现问题的审计取证记录等状况；在报告阶段，应交互审后会议记录状况、造成专家经验，并更新被审计单位资料库。同时，为了便于交互操做，明确责任，基层审计机关也应以制度明确信息交互时限。如咱们可规定审计组长每周五将本周实施审计所造成的审计现场资料上传，重大、紧急问题及时上传；规定股室负责人在三天内审查审计组上传的AO数据包，并提出审查意见；分管领导在五天内根据科室负责人审查意见及上传AO数据包做出批示，提出工做要求等等，明确各个环节的责任，推广AO与OA交互的应用与效果。

OA系统就是用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通讯平台，用于辅助办公。OA系统完成单位内部的邮件通讯、信息发布、文档管理、工做流程自动化等等工做。 维护OA系统，除了基本的计算机和网络知识外：华天动力OA，不只能帮助企业在短时间内实现E化设施，帮助员工提升办公效率，还能... 选择普通的OA软件产品，即便口头承诺的服务再好，也很难保证具体时候后是否可以兑现。

虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件能够提升办公效率，可是这仅仅是针对我的办公而言。办公自动化不只兼顾我的办公效率的提升，更重要的是能够实现群体协同工做。协同工做意味着要进行信息的交流，工做的协调与合做。因为网络的存在，这种交流与协调几乎能够在瞬间完成，而且没必要担忧对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工做，能够包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以致于工做时间都不同的一群工做人员。

OA系统最重要最核心的功能是工做流的管理。若是一套OA系统能知足这方面的管理需求，那就是好的系统。至于其余的功能，好比会议、公告、通知、计划、车辆、图书、办公用品等等，各家公司都大同小异。选购产品时，建议你必定要测试工做流。

具体分为两个方面，第一是有固定流程的工做流，第二是没有固定流程在系统中如何处理。

.根据你的企业性质，再选择适合你的OA系统，不要盲目选择，不然买来后对你企业毫无用处，就浪费了钱·

中小企业用什么样的OA软件(协同办公、办公自动化软件)?这是不少中小企业的领导者很是关心的一个问题。

　　要解决这个问题，须要先看一下中小企业的需求特色:首先，中小企业电脑数量少，用户数少，因此不须要特别高端的数据库，而以适用为主;其次，中小企业工做流简单，因此不须要特别复杂的功能，而以实用为主;再次，中小企业IT人才缺少，因此须要产品的易用性和维护性俱佳;最后，中小企业资金有限，因此须要产品的价格相对低廉。

　　基于以上简析，咱们发现中小企业选择OA软件最根本的原则就是实用，在针对中小企业应用的OA软件中，极限OA堪称其中的精品和表明做品。在极限OA身上，咱们可以看到优秀的中小企业OA软件是如何与中小企业特色完美融合在一块儿的。

　　首先，极限OA采用Mysql数据库，这是现有产品中运行速度最快的数据库系统，而且用户权限设置简单、有效，具备很是出色的逼近高端数据库的性能，更重要的是该数据库是免费的，这样就为用户下降大量成本。而若选择其余的数据库就须要额外掏钱购买昂贵的正版，否者只能用盗版。

 

 

　　其次，极限OA的主体功能包括:公告通知、文件传送、电子通信薄、日程安排、工做日记、工做计划、我的(公共)文件柜、网上申请和审批、电子签章、电子邮件、手机短信、我的考勤、知识管理、人事管理、车辆管理、会议管理、印信管理、网上填报、规章制度、论坛、聊天室、投票等。这些功能贯穿了企业的平常办公要素，去除掉华而不实、利用率低的闲置功能，以紧凑、实用的功能契合了中小企业的办公须要。

　　再次，极限OA的易用性多是同类软件中作的最好的，它的每项功能都一目了然，用户无须任何专业培训便可自动上手，并快速熟练运用。另外它附带一个相似QQ的简便的客户端，无须登录系统就能发送、上传、下载各类文件(通知、消息)，进行系统升级、设置等工做。系统还让用户极为方便的设置权限和自定义工做流。维护性上管理员无需任何专业知识就能够灵活设置栏目，并直接进行系统内数据的备份和恢复。极限OA完美版提供终身免费升级和服务，更是让用户安枕无忧。

　　最后，与动辄数万元甚至数十万元的OA软件相比，极限OA的完美版本价格只有9980元，并且终身免费服务和升级、无限用户数，远多于普通OA软件的20-30个用户，既节约投资，又下降了应用风险，消除了大量隐性成本。极限OA创建了一个直销网站http://www.sohuu.com，直接面向用户供货，省却了中间渠道的利润分配，天然为用户带来了最大的实惠。

　　中小企业选择OA软件既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特色选择一个实用、适用、易用、功能价格比高的软件，只有这样才能让软件在本身的企业内发挥最大的功效，给企业带来最大的回报。

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