使用VBA，优化处理Excel表格

前言

　　上周末，XX给我抱怨：由于计算绩效奖金，把2我的的工资发错了，还被扣了500元。问的原因得知，她每月要处理十来个excel表格，每次都要手动修改里面的值，若是修改了一处，其余地方也要修改，而后还要多处地方核对。致使光这件事情就要消耗三四天，伤神费力。

我就问她，整个是否是都是机械性重复的工做，若是是的话，彻底能够用电脑来代替。而后我就帮她找工具来优化她的工做，减小出错机会。

现状

1. 目前他们公司总共有四五十人；
2. 须要整理的excel有12份；
3. excel间有不少重复数据，一样的数据存在在多分表中；
4. excel之间相互引用数据很频繁，杂乱，牵一发而动全身。

两种方案

1. 使用HRM管理系统，在网上找到三套有源码的软件：
   • 仅仅在github上面找到一个中文的系统 hrms(github大量英文系统)。--须要本身找服务器部署
   • 悟空HRM，PHP开源，文档也比较详细，中文。试用了一下在线版本，功能没法知足需求，须要二次开发，同步须要服务器部署。
     
   • OrangeHRM，是阿里云市场里面，也须要购买服务器。

   总结：如今目前找到的都是web版的系统，都须要在线部署。没有找到桌面版本，能够当即使用的那种。都不太适合目前的状况。

2. 使用Excel自带的函数和宏，来实现简化实际工做的，最终实现此方案：
   • 从新梳理Excel间的关系，提取出：原始数据、规则(函数计算后的数据)；
   • 原始数据，抽取出来做为独立的Excel，相似于数据库的概念：
     • 稳定数据：不常常变更的数据，如：人员基本信息，固定工资等；
     • 月数据：每个月统计都会发生变化的数据，如：考勤数据，绩效等；
   • 规则，编辑成Excel模板文件(*.xltx)，里面必定不存在原始类的数据：
     • 引用：引用自原始数据，全部引用只能来源原始数据，不能出现引用引用的数据；
     • 计算公式：使用excel的函数，如：=sum()等；
   •  使用VBA宏，根据原始数据和模板文件，生成不带公式的纯xlsx文件。目的，不依赖其余文件。

宏代码

　　实现功能（下载demo）：

1. 批量读取模板文件，生成xlsx文件；官方文档另存的枚举类型
2. 替换掉excel中的公式，只显示值。

 

 1 Sub ChangeFileFormat(xltxFolder, xlsxFolder)
 2 
 3     Dim strCurrentFileExt   As String
 4     Dim strNewFileExt       As String
 5     Dim objFSO              As Object
 6     Dim objFolder           As Object
 7     Dim objFile             As Object
 8     Dim xlFile              As Workbook
 9     Dim strNewName          As String
10     Dim strXltxFolderPath       As String
11     Dim strXlsxFolderPath       As String
12 
13     Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
14     
15     strCurrentFileExt = ".xltx"
16     strNewFileExt = ".xlsx"
17 
18     strXltxFolderPath = ThisWorkbook.Path & "\" & xltxFolder & "\"
19     strXlsxFolderPath = ThisWorkbook.Path & "\" & xlsxFolder & "\"
20 
21     If Not objFSO.FolderExists(strXltxFolderPath) Then   '判断指定文件夹是否存在
22         MsgBox "【模板文件】文件夹不存在"
23         Exit Sub
24     End If
25     
26     If Not objFSO.FolderExists(strXlsxFolderPath) Then   '判断指定文件夹是否存在
27         fs.CreateFolder strXlsxFolderPath
28     End If
29     
30     Set objFolder = objFSO.getfolder(strXltxFolderPath)
31     For Each objFile In objFolder.Files '循环全部的模板文件
32         strNewName = objFile.Name
33         If Right(strNewName, Len(strCurrentFileExt)) = strCurrentFileExt Then
34             Application.AskToUpdateLinks = False     '关闭程序询问更新连接提示
35             Application.DisplayAlerts = False
36             ThisWorkbook.UpdateLinks = xlUpdateLinksAlways  '更新连接
37 
38             Set xlFile = Workbooks.Open(objFile.Path, , True) '读取模板文件
39             For Each sh In xlFile.Sheets  '替换文件中的公式
40                sh.UsedRange.Value = sh.UsedRange.Value
41             Next
42             
43             strNewName = Replace(strNewName, strCurrentFileExt, strNewFileExt) '替换文件名为新的文件名
44             Select Case strNewFileExt
45             Case ".xlsx"
46                 xlFile.SaveAs strXlsxFolderPath & strNewName, XlFileFormat.xlOpenXMLWorkbook '保存为不带宏的excel
47             Case ".xlsm"
48                 xlFile.SaveAs strXlsxFolderPath & strNewName, XlFileFormat.xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled '保存为带宏的excel
49             End Select
50             xlFile.Close
51             Application.AskToUpdateLinks = True
52             Application.DisplayAlerts = True
53         End If
54     Next objFile
55 
56 ClearMemory:
57     strCurrentFileExt = vbNullString
58     strNewFileExt = vbNullString
59     Set objFSO = Nothing
60     Set objFolder = Nothing
61     Set objFile = Nothing
62     Set xlFile = Nothing
63     strNewName = vbNullString
64     strFolderPath = vbNullString
65 End Sub

 

 

 

总结

　　在这个过程当中，考虑的时候，使用到了：模块，数据惟一性，避免交叉引用，这些开发中的经验。

　　其实我以为，整个过程当中，VBA的编写占据了我最多的时间。查资料，找文档。（百度就是个大坑！！！）

　　不熟悉Excel函数致使，当我写完一个宏的时候，发现VLOOKUP已经早就实现这个功能了。