如何进行远程协做办公？

新冠疫情，随着春节的脚步一下就席卷了大江南北。这个春节，相信每一家，每一人都过得很不平静。做为大众而言，生活在继续，工做在继续，咱们给武汉加油，给政府打气。面对疫情，最好的方式就是不给国家和他人添乱，在家好好整顿，积蓄疫情以后的力量。

很快就到了春节后从新开工的时间，严峻的疫情形势会让不少公司开始考虑到平衡员工健康和业务进展，其中一个必然的选项是远程办公。这虽是无奈之选，但也可能给将来的企业组织形态开启一个新认知，那就是其实已经有愈来愈多的企业、团队和组织在实践远程工做了。

一开始的远程办公，都是从跨区域组织开始的，由于团队的人分隔在北京、深圳和纽约，因此跨区域团队从一开始就须要面对和解决不在一块儿工做的问题。这个和由于疫情，你们被迫分割在不一样的家里，本质上是一回事。以咱们本身为例， Worktile 团队3年前成立上海和深圳团队，咱们部分研发同事分散在杭州和湖北，由此在远程办公这件事上，也摸爬滚打了3年的时间。本文就是在当下这个形式下，将咱们本身的远程办公经验总结为能够服务你们的远程办公指南，但愿对即将复工的企业有些许的帮助和启示。

远程办公是每一个企业的硬核能力

远程办公是每一个企业的硬核能力，在很是时期更是。当疫情来袭，公司管理者在考量员工健康和业务进展的平衡中，须要尽早考虑远程办公的组织与管理方式。Worktile 自己有36个月的远程办公经验，因此咱们HR小姐姐第一时间发布了将来4周的远程办公安排，从下周开始咱们分散多地的同事将各自在家打造产品和业务了。

（HR小姐姐发起的远程工做公告）

不夸张的说，将来的企业要在组织管理上，考虑远程办公的能力，就像解放军随时随地支起账篷就能参加战斗同样，战时企业的运行要从演习变成真正的硬核能力才行。整体来讲，远程办公有如下的价值和可能的问题，须要视状况考虑。

明显的价值

• 很好解决了跨部门团队的现实场景。就像咱们本身将北京、上海、深圳、西安、杭州、岳阳的同事链接在一块儿同样，远程工做是跨区域团队必须的选择。
• 更好招聘合适的人。在 Worktile 团队，咱们有好几位同事日常工做在北上广深以外的其余地方，远程办公将公司的人才范围扩展了N倍，所以公司能够更好的去选择合适的人才。对个体而言，这样的方式一样带来便利，不少时候平衡了家庭和房价。
• 减小路上的浪费。北上广深杭这样的城市，天天通勤须要3个小时的人，不在少数，远程办公将极大解决这种时间和精力的浪费。
• 说不定省了办公室的电费。少一个工位，企业一年减小2万左右的办公开销是算的过来的，那么这个价值就有点意义了。
• 解决战时所需。疫情就是战场，企业必须生存，员工健康一样重要，如何以不在一块儿工做的方式，实如今一块儿工做的价值，让业务顺利开展，远程工做是惟一选择。

有可能存在的问题

• 估计不适合巨大规模的团队。客观的说，远程办公并不十分适合巨大规模的团队，公司组织架构上，要考虑将团队以独立的单元切分，造成一个个能够接口化运行的小团队，这样造成的小团队就偏偏是远程工做的最佳配置。例以下面的特种部队配置：
• 运行很差，一样带来效率的低下。远程办公，要求信息的透明度、工具化、流程化程度较高，对人自己的工做习惯要求也有，运行不恰当，一样带来信息过分分散，不能及时响应的弊端，反而影响效率和业务进展。
• 不是全部的职能和行业都适合。

基本的远程办公原则

远程办公这件事，自己并不复杂，咱们本身总结了如下几项小原则，可以对企业适配远程办公提供必定的认知支撑。

• 远程办公，不适合大规模的团队和组织，因此有效的大公司小团队，实现简单扁平的团队层级，将组织切分红不少独立工做的特种部队单元，是实现远程办公的最重要原则。亚马逊有典型的2个披萨理论，而微软强调3111原则，我在《一百人研发团队管理的难题》这篇文章里对团队特种部队式的架构有过论述，这里不作详细展开。

（一个研发团队的典型特种部队架构设计）

• 自动化一切能自动化的。其实，工做场景中不少事情已经彻底能够自动化完成了，例如咱们研发团队基于用户故事将代码、bug、测试用例链接在一块儿，测试工做完成了，bug会自动同步给开发者。这种小自动化设计在工做场景有不少，能够极大减小没必要要沟通，同时最大化透明工做信息。能够自动化的场景，还有代码提交以后的流水线，基于IM设计的各类机器人操做，在日报自动汇总每一个人当日的完成工做。

（Worktile Agile的用户故事）

• 流程化一切能流程化的。流程化的价值是让组织的每一个人按照统一的规则作事，所以流程化是减小“偏见”的利器，流程并非企业管理的毒药，好的规则和流程，能给团队减小冲突，极大实现企业员工之间的契约。例如，用户端反馈的一个小需求，如何在不一样的团队之间传递，并最终被产品采纳，而后上线到新的功能中，这个小小的事情就是一个公司内部运营的小流程。

（简化的用户需求反馈流程设计）

这种相似的流程化，还有不少不少能够被设计到公司的运营中，我将其称为企业运营的修水渠理论，能够详见我另外一篇的分享《为何每家公司都须要协做工具？》

• 定义统一且清晰的阶段性目标。不在一块儿工做，最有效的驱动方式是基于目标保持同频，最佳的工具是OKR。
• 必要的仪式感。按规定的上下班时间，虽然不在一个物理办公室，但不一样家里的时间是能够相对统一的；早上和下班前的例会；统一的业务数据同步；提交必要的日报，都是在远程办公中以仪式感的方式，让你们产生“我在工做”这样的同感。
• 信息透明。实质上，经过 Worktile、Github 这样的协做工具，必定程度上解决了很大的信息透明问题。你的任务活动留存在 Worktile，你的代码提交留存到 Github，给团队之间足够的透明度，会极大避免面对面交流的必要性。
• 解决孤独感。长期远程办公的个体是确定会产生孤独感的，必要的仪式，必要的团建，周期性的聚会，仍然没法被代替。
• 尽量使用SaaS工具，可以用工具解决的，毫不依赖于人。愈来愈多不一样业务的SaaS产品，为企业运营提供了很是多的自动化、数字化工具，从HR、财务、税务、报销、办公、文档、敏捷管理、代码库、电子签章、H5工具、问卷工具，应有尽有。固然，Worktile 也是其中必备的工具选项。

准备好的工具集

有了基本原则的共识，接下来要解决远程团队的工具了，不一样公司在选择工具上确定有很是大的差别，简单、易用、专业、价格、安全，应该是你考虑工具的首选，下面是咱们团队在使用的各类工具集合：

• 远程会议服务。咱们团队使用的云视频服务主要是Zoom和亿联云视讯，Zoom至关简单易用，亿联云视讯有视频语音设备支持，天天的远程视频例会，白板分享演示，包罗万象。

（Zoom视频会议）

• 代码协同。Github和Gitlab，是代码协同的领导者，咱们同时利用Worktile Pipe将代码和研发用户故事连接起来，实现了很好的从代码到需求的整合。

• 敏捷开发和看板。Worktile Agile和Worktile Testhub是咱们针对研发场景产品线的核心子产品，分别针对研发流程和测试流程管理。上线以来受到很是多用户的喜好，在用户体验和对敏捷的标准化、专业化支持上，收获了不少客户的芳心。这两个子产品同时也是咱们研发团队每一个进行敏捷迭代、计划会议、回顾会议、需求和缺陷规划的工具。

（标准化、专业化的Scrum敏捷管理）

• 提交日报。远程办公而言，对于管理者，能够考虑日报方式实现天天自下而上的信息传达，针对远程工做场景仍是颇有必要的。Worktile Teams协做产品线提供了能够自定义模板的简报支持，适合团队的日报须要。

（一位销售经理的日报）

• 文档协做。目前功能文档协做有N多很是好的工具选项，石墨文档、腾讯文档、WPS，咱们本身使用最多的是腾讯文档和石墨文档。

（腾讯文档）

（石墨文档）

• 共享日历。Calender是远程团队必备的工具集，发起会议、设定里程碑、制定拜访提醒，都是日程能够解决的事情。对团队而言，对Calender还有一项在团队共享时间和资源（例如会议室、投影仪）的要求，咱们团队的日程应用的也是Worktile Teams协做产品中的日程模块。
• 制定统一的OKR目标。Worktile Teams协做产品中的OKR模块，是国内第一家落地OKR的协做子应用，因此咱们本身的目标管理，也是基于咱们本身的OKR子应用落地的。
• 对外营销工具。易企秀是这个领域的王者，市场团队基本上依赖于易企秀实现不少市场营销工具的制做和分发。
• 问卷调查。例如统计你们这次春节的出行状况，方便HR作节后的行政工做安排，咱们喜欢麦客表单这样有调性的产品。

（麦客表单）

• Wiki系统。
• Jenkins和K8S，CI和CD工具。
• 共享网盘。

回到工具自己，仍是要多说一句定理：重要的仍是使用工具的人，而不是工具自己。

接下来是实施与落地远程办公

有了必要的远程办公原则，加上丰富而简单的远程办公工具集支持，是时候在团队里实施和落地远程办公这件事了。

1、定目标和计划

自己目标这件事无关乎是否远程，任何企业和团队都应该在定义目标上花费足够的心力和时间，而后驱动团队朝着目标前进。不过，对于远程办公来讲，统一目标和进展，可能更加剧要，将不一样地方的同事统一到一个框架下，而后你们朝着一致的方向走，这是OKR的精髓，也是远程办公的必备方法论。

（以月为单元的目标树，在全员透明同步）

2、将工做落实到项目和任务

不管是一个部门或者小组内部，仍是部门与部门之间、小组与小组之间的跨团队协做，基于项目和任务让远程工做有了统一的计划载体、资源载体、时间载体和沟通载体。基于项目和看板，可以及时将不一样时空工做的人们链接起来，基于事务的资源系统、沟通、成本核算、冲突解决，均可以基于任务和项目来展开，对管理者而言在看板上也能够一目了然的知道整体进展。

（项目和任务）

3、基于敏捷的研发流程管理

对于研发团队而言，开发者、产品经理、设计师、测试、客户成功、销售、市场，将不一样的人以及不一样地方的人组织起来，完成一个软件产品、App或者游戏的开发，是一件复杂的事情，咱们分散的研发团队，总体是基于Scrum敏捷开发原则组织的，具体以下：

一、用户将产品想法反馈到【用户声音】或者告知客户成功经理。

（用户声音的产品界面）

二、客户成功经理，将客户需求、bug以必定的规范提交需求池项目，并按照必定的规则定义。

（需求池管理）

三、产品经理按期未来自于用户声音、客户经理和产品Roadmap，造成迭代计划，并组织一月一次的产品沟通会，产品沟通会将集中讨论近期迭代的大需求和大方向。

（迭代规划）

四、产品经理将需求复制到研发项目，并按照Epic、Feature和User Story作三级需求规划。

（需求三层分级管理）

五、Scrum Master组织Scrum计划会议，产品经理按照优先级自高至低对需求进行讲解，Scrum团队全体讨论并评估Story Point。依照团队速率表的统计数据决定当前Sprint可以完成的需求量。

（版本规划）

六、Scrum Master组织开发团队的Daily Scrum，团队成员经过看板上的信息同步本身的开发进度、计划和困难。

七、一个迭代结束，Scrum Master组织Sprint Review和回顾会议，检查当前迭代完成的成果，决定User Story是否成功完成并结束迭代，并在回顾会议输出回顾会议纪要。

（迭代回顾）

八、一个版本结束，产品经理根据对应迭代所完成的User Story和Bug生成版本日志，同步到Changelog和用户公告，设置用户心声的用户需求完成。

（版本更新公告）

九、产品经理组织产品同步会，将新的产品同步到业务团队，并收集新的需求和业务反馈。

正如以前提到的，在分布式团队和远程工做的要求下，SaaS版本的敏捷开发工具较之传统的白板、Excel和面对面会议都提供了更好的支持。譬如：

• 团队成员的沟通和交流能够彻底经过敏捷任务的状态变化、评论以及对评论的回应实时沟通，彻底消除了异地协同的距离感。
• 经过视频会议工具、Worktile Teams 的即时通信模块和 Agile 内置的看板进行Daily Scrum，Sprint Review以及Retro会议。对于临时性的会议也彻底经过在线会议实现，经过共享用户故事和任务，将会议的讨论内容经过评论进行记录，最后汇总在网盘或者Wiki工具中。
• 对于研发和运维的协做问题，因为咱们的运维自己就是一个分布式团队，所以在此前就已经经过Teams的项目模块搭建了一个运维支持平台。研发团队能够经过这个平台提交线上部署申请、日志搜索和数据的查询。
• 经过Jenkins、Kubernetes等工具，咱们将部署工做彻底自动化，而且经过API将数据返回给Worktile，让全部开发人员以及产品经理可以了解目前各个环境的运行情况，甚至具体到某个需求的上线状况，而无需和对应的研发人员单独沟通。

4、创建畅通无阻的流程

就像前文阐述的意义，流程就是修水渠，就是给组织创建规矩的方式方法。面向远程工做，须要在跨区域团队之间创建简单而有效的流程，而后将流程同步到每一个组织成员中，你们按照流程规则去协做，可以极大解决远程工做带来的沟通成本。

例如产品经理发布产品的流程，须要工程师作Alpha、Beta、RC和Production四级评审，须要测试输出测试报告，须要产品经理发布版本日志和博客说明，须要客户成功共同到关注新功能的客户，须要产品经理同步给销售了解，须要市场更新销售工具资料和输出新功能的PR，须要数据团队关注新版本的用户反馈，须要在wiki沉淀新版本的产品计划和相关内容资料，须要以项目核算新功能的ROI。全部这些须要，本质上集中于一个流程，流程链条相关各方并不须要过分的沟通，一切就像修好的水渠，天然流动到相关的环节，环节上的执行者也能够天然而然的执行。这就是流程的价值。

相同的流程还有很是多，值得在团队里去梳理和达成共识。并且，流程须要工具的支持，才能事半功倍。研发有产品发布流程、用户需求收集流程、灰度、CI/CD；市场有新品PR、活动组织、Webinar、用户广播；销售有合同流程、新客户拓展、与CS交接、市场发现、会销；其余HR、财务、管理层的各类场景，在企业里很是重要。

5、开会和例会

远程办公有一项很重要的事情就是：开会。开会这件事，对管理不成熟的团队来讲，并非一件简单的事情。会议须要明确的主题和发起者，会议须要肯定的时间，会议须要落实为Todos和纪要，会议结束须要明确的结论。

对远程办公而言，咱们很是关注例会的重要性，早上启动会和晚上总结会，是一个很好的方式将不一样地方工做的小伙伴以仪式感的形式拉到一块儿行动。

6、日报

例会以后，咱们同时要求每一个人提交简单明确的当天日报，日报的价值在于管理，一方面团队负责人能够很好收集远程办公成员的状况，帮忙解决他遇到的问题，另外一方面，日报是实现信息共享的颇有效方式，某我的遇到的问题能够在日报中被其余人了解，并当即响应解决。

为不一样类型工做性质的人，定义不一样的日报模板，收集不一样场景的信息是必要的。同时，日报自己也天然造成了一个巨大的知识库。

（研发周报模板）

（市场日报模板）

7、仪式感

远程办公，须要必要的仪式感，工做成员突破了物理的束缚，就像放飞的小鸟，须要一个无形的笼子让鸟儿有群居的感觉。这就是仪式感想要达成的目标，例如：

• 统一上下班时间
• 统一例会
• 统一日报
• 周期性迭代目标和同步
• 全员公告进度
• 管理层统一

8、管理层的中心化设计

远程办公对管理自己是有挑战的，所以经过工具和在线链接，将团队以去中心化的方式分隔到不一样的办公室、家或者咖啡店。所以，颇有必要将管理层以中心化的方式链接起来，从而让不一样的部门、业务是紧密配合与信息互通的。因此，咱们同时对不一样业务负责人成立虚拟化的管理委员会，将远程办公的不一样人群，经过管理委员会链接起来，具体包括：

• 每周为频度的例会，同步信息和目标
• 不一样业务之间的直连，让业务负责人成为跨团队的链接器
• 以OKR为载体组织目标和计划
• 组织技术委员会、营收委员会和战略委员会，集中力量办大事，打破远程和团队界限

面向疫情，咱们能作点力所能及的

以上的远程办公实践中，不少场景是基于咱们本身产品实现的，很是时期 Worktile 团队也但愿作点力所能及的事情。除了咱们长期支持的公益计划以外，在疫情期间，咱们同时发起了如下特别疫情公益计划：

即日起至2020年5月1日，政府机构/医院/教育机构/公益组织，以及湖北地区企业，可无偿使用Worktile团队协做产品的付费版全部功能，咱们也会密切关注疫情态势并调整免费期限。