Excel应该这么玩——五、三种数据：Excel也是系统

时间 2019-11-11

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Excel最经常使用的功能就是记录数据，把数据按照行列记录下来。这部分数据是源数据，是业务活动中最原始的流水帐，做为后续操做的依据。为了从源数据中得出必定的结论，须要对源数据进行分析得出报表数据。在分析数据的过程当中，除了用到根据实际状况变化的源数据，还存在不变的数据，例如各类比例、基数、基础信息，这里把这一类数据叫作基础数据。其实在业务系统中的数据也能够按这三种数据分类，只不过业务系统能提供友好的用户界面，Excel则彻底面向数据。虽然Excel在用户界面上无法和业务系统相比，但对于数据的分类和处理方式和业务系统是一致的，遵循相同的规范会让数据处理起来更高效。

一、基础数据

基础数据是指最基础的配置数据和基本信息数据，通常建立以后不会常常改动。例如组织架构、员工信息、产品分类、产品信息这些都属于基础数据。

基础数据又能够分为两类，单个基础数据和列表基础数据。单个基础数据通常是独立存在的单个值，例如各类基数。这种数据可使用命名单元格的方式使用，后面作报表的时候只须要经过名称引用便可。列表基础数据是一类数据的集合，有多行或多列，例如组织架构信息、产品信息。对于列表基础数据能够用命名表格的方式使用。

在命名表格中介绍了COLUMN函数，指定某个表格的列名，COLUMN函数就会返回该列的从1开始对应的序号。可是这个序号是从A列开始计算的，而VLOOKUP函数中第三个函数是指定从当前表格中的第1列开始计算的。若是在一行中存在多个表格，那么对于第二个表格使用COLUMN函数就会获得错误的列序号。因此建议基础数据纵向排列，不要在一行中存在多个表格。纵向排列还有一个好处，能够随意的添加和删除行，而不用担忧删除其余表格的数据。纵向排列有一个弊端，定位数据会比较麻烦，须要较大幅度操做滚动条。可是这个弊端能够很容易避免，能够经过添加连接的方式。添加连接的方式会在后面的文章中介绍。

实际维护基础数据时，建议对于较少许基础数据，能够把多个表格放在一个Sheet中。若是某一类基础数据的行数很是多，建议放到单独的Sheet中。

二、源数据

源数据一般是手工输入，或者是从其余业务系统中导出的。若是是手工输入的，尽可能减小录入的数据量，能够经过引用基础数据来实现自动填充一部分数据。另外为了不手工输入数据发生错误，对于有必定限制的数据，建议使用设定数据类型和设定数据有效性（下拉列表）的方式进行限制。

在设定源数据表格的列时，须要注意不要在一列中包含复合信息。服装有尺码和版型之分，例如衬衫36A表示36码A版。若是混合在一块儿，要分析出ABCY这四种版型中哪个卖的最多，就无法直接用数据透视表分析出来了。为了给数据透视表提供正确的数据，源数据必须有列标题，不能有合并单元格，不能有空行。

在设计源数据结构的时候，最须要注意的是不要使用维度项做为列，特别是把多个维度作成多表头的形式，以下图：

这个是我看过的一个真实例子的缩减版（真实状况更复杂），把多个尺码和颜色作成列，致使后续分析的时候根本无法使用数据透视表。例如须要统计产品A的每一个尺码各卖了多少件，或者按颜色统计，这个格式只能手工计算。正确的作法应该是这样：

虽然这样致使数据行增多了，但后续分析起来更方便。

三、报表数据

Excel提供了很强大的数据分析工具——数据透视表。如下面的数据做为源数据进行分析（使用命名表格，名称为销售源数据），要求得出每种产品按尺码统计的销售数量：

切换到插入菜单，点击数据透视表。

在弹出的对话框中输入命名表格的名称，若是没有使用命名表格，则使用鼠标选择要分析的数据区域，注意须要包含列标题。数据透视表的位置通常建议放在新工做表，避免对源数据所在的Sheet作修改。

点击肯定按钮以后，在新工做表中会展现以下提示信息：

在工做表的右边会显示数据透视表的操做界面：

经过拖动的方式将产品拖放到行区域，将尺码拖放到列区域，将梳理拖放到值区域。

在工做表中会自动生成以下报表：

能够把列标签和行标签修改成码数和产品。若是须要分析的是颜色，就把颜色拖到列区域，若是颜色和尺码都要分析，就能够同时把两个字段都拖到列区域。这个报表的格式就是前面提到的错误的源数据格式。

在列区域中调整尺码和颜色的顺序，报表也会跟着改变。

有了规范的源数据，就可使用数据透视表经过拖拉的方式灵活获得想要的报表，根本不须要手工作报表。固然这里只是简单介绍数据透视表的用法，实际它的功能更强大。

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