职场必看！九段秘书，你在第几段？

九段秘书

所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工做会议时，要作到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、做记录、发记录、定责任、作流程，最后将整个会议过程作成标准化会议流程，让任何一个秘书均可以根据这个流程，造成不依赖于任何人的会议服务体系。每段流程凸显的价值不一样，圆满完成所有九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。

示例

总经理要求秘书安排第二天上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务?什么是结果?
通知到全部参会的人员，而后秘书本身也参加会议来作服务，这是“任务”。但咱们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不一样作法。

一段秘书的作法:

发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，而后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的作法:

抓落实——发通知以后，再打一通电话与参会的人确认，确保每一个人被及时通知到。

三段秘书的作法:

重检查——发通知，落实到人后，次日在会前30分钟提醒与会者参会，肯定有没有变更，对临时有急事不能参加会议的人，当即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席状况，也给总经理肯定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的作法:

勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工做正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？个人准备，在物品上，环境上，能够知足开会的需求了吗？

五段秘书的作法:

细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，而后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导一般都是很健忘的，不然就不会常常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。提早的目的是让参会者有备而来，以便你们开会时提升效率。

六段秘书的作法:

作记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程当中详细作好会议记录(在获得容许的状况下，作一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上你们讨论的问题，作出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，须要有人记录下来。

七段秘书的作法:

发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，而后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其余人员。要求他们按照执行。

八段秘书的作法:

定责任——将会议上肯定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，而后经当事人确认后，造成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，按期跟踪各项任务的完成状况，并及时汇报总经理。

九段秘书的作法:

作流程——把上述过程作成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书均可以根据这个流程，复制优秀团队，把会议服务的结果作到九段，造成不依赖于任何人的会议服务体系！