如何把使用邮箱的效率提高50%，这些方法必须学会

“若是不懂得如何提升工做效率，那和初入职场的实习生有什么区别”

尽管是在重度使用邮件沟通的企业里边，也仍然存在一堆不会使用邮件的员工，这里说的不会，是除了简单的收发邮件以外，其他一窍不通的人。

在我实习的半年里，几乎天天晚上下班前都会给上千的陌生用户群发岗位邀请，次日早上打开邮箱，充斥着几十上百的未读邮件，有的直接回复了简历附件，有的具体询问了岗位详情，也有当成是骗子问候我全家。

最开始的时候，在处理未读邮件花的时间太多，足够我下楼吃个早餐、刷完今日头条、再跟部门全部的女生说句早安。

最后经过网上寻找方法，向上级请教怎么更好的使用邮件（几乎每一个经验丰富的职场人，都会有本身独特的提高效率的方法）高效使用邮件后省下来的时间，能够作更多的事情，吃更饱的早餐、刷更多的新闻、跟更多的女孩子问早。

“依托工具的效率提高，须要更多的熟悉工具、利用工具、发挥工具，许多懒人不愿迈出第一步，再好的工具也只是高射炮灭蚊。”

如下是我在邮箱上的一些使用习惯和提升邮件效率的技巧，但愿对你有必定的帮助。

如何高效收发邮件？

选择适合本身的邮件客户端

不管是 Windows 仍是 macOS，都有不少优秀的邮件客户端，若是没有特别须要，系统自带的邮件足以知足工做须要，win下推荐使用「Outlook」或「foxmail」，若是喜欢简洁易上手，可使用「邮箱大师」。

更好的利用标题

在标题中用尽量的简洁的字眼，让收件人一目了然的归纳你的主旨，采用 <行动> - <信息> 的结构，一封邮件一个主旨，越是短小精悍的邮件，越能起到更好的沟通做用，若是没法作到一个主旨，请尽量的把话题限制在三个之内。

好的邮件标题与不推荐示例

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长邮件作出提示

邮件内容若是没法精简，须要大篇幅的展开叙述，那么请在邮件开头注明长邮件提醒，并解释为何须要较长的篇幅。 这不只是对对方的尊重，也容易让对方认同本身，更愿意仔细的阅读你的邮件，这在对外的客户沟通中尤其重要。

有技巧的控制往来

若是邮件里描述事件很紧急，能够直接电话沟通，在有些状况下，邮件沟通只是流程的一部分，能够先让工做流程走下去，后面再补上邮件。 若是邮件无需任何反馈，能够在文末添加：无需回复、已经办妥等字样。 利用**「邮件回执」** 确认对方是否已经收到邮件。

邮件模板

花一份时间就能够节省后续更多的工做量，岂不美哉？若是某一种邮件类型须要常用到，那么邮件模板就起到了很大的做用，即节省了编写邮件的时间，也统一了邮件内容的风格，信息直观明确，也方便结合其余工具用于大批量的邮件群发。

通信录管理

大多数邮件客户端都具有通信录功能，你能够将添加经常使用的联系人，或设置群组，在发送邮件的时候能够更快的选择收件人和抄送对象，也方便后面提到的邮件分类。

如何高效的管理邮件？

设置标签分类

给东西贴上标签是人与生俱来的能力，处理邮件亦是如此，你能够设置各类文件夹来概括你的邮件，若是你平常处理的邮件不是特别多，也能够只设立一个 「已处理邮件 来统一留存。再利用邮件客户端的 「搜索」 去轻松查找你以前的邮件。

日历和会议

这两个在邮件中不怎么起眼的功能，确实做为你私人助理的两大利器，将邮件中的待办信息添加到日历中，重点是，这不用你手动操做，收到邮件后会自动给你处理待办和会议信息。

建立邮件规则

大多数邮箱客户端都包含**「邮件规则」**功能，你能够利用它建立一系列的规则，指挥邮件作出预设动做，经过条件判断，自动帮你处理邮件。以 macOS 的邮箱客户端为例，条件规则包括：

• 发件/收件人、抄送、标题、内容
• 发出日期、收到日期
• 发件人是否在我通信录或群组中
• 邮件是否疑似垃圾、是否带有签名、是否加密
• 邮件优先级
• 附件类型

能够根据条件作出的响应动做有：

• 回复、转发、代转邮件
• 移动、拷贝、设置颜色或优先级
• 删除、标为已读、运行脚本等

良好的邮件使用习惯有哪些？

邮件当日清

对每封邮件作到当天处理，保持收件箱的清空状态，维系一个强迫症患者该有的价值观。 ** 任何一句“明天再处理吧”，都会让你的工做效率瞬间下跌。** 固然，这也并非要求你一天到晚死盯的收件箱，毕竟处理邮件不是你的本职工做，定时的看一眼便可，剩下的时间全身心的投入到工做当中。「既时回复」和「定时回复」相结合，重要的邮件必然要快速反应，其他的邮件，能够建立规则，安排时间统一处理。

4D处理方式

所谓4D，即 行动（Do）、转发（Delegate）、搁置（Defer）、删除（Delete） 收到任何一封邮件，无非也就这 4 中处理方式。

「行动」 若是邮件中的动做须要由你来完成，而且须要当即完成，那么就须要作出行动，没有理由作任何拖延。

「转发」 若是邮件须要你通知到你的下级，或者以为能够转交给其余人完成，布置给其余人，那么也须要马上作出处理，进行转发。

「搁置」 与作出行动对立，有些邮件是不须要当即处理的，你能够设为待办、或概括到某个文件夹、设置提醒、标记类型，便可以更好的判断邮件的主次，也不会忘记抽时间处理搁置的邮件

「删除」 对于无心义的垃圾邮件或广告，能够果断的丢弃到垃圾桶。

保持邮件编辑的简洁

谨慎使用非统一的字体、字号和颜色，尽可能使用黑色做为正文的颜色，斜体和下划线标记重点，下降收件人的阅读成本，不至于为了你的一封邮件去调整本身的阅读习惯。

及时添加附件

常常会有出现邮件编辑完了忘记添加附件直接发送的例子，若是一封邮件须要添加附件，那么在编写邮件内容以前就先添加好，尽可能避免邮件撤回或从新发送的操做。

延迟邮件发送

若是你经常在点击发送的一刹那，才意识到某些内容遗漏了，那么建议开启邮箱自带的「延迟发送」功能，时间能够自由设定，给你足够的时间返回，必要的状况下，甚至能够挽回重大损失。

邮件签名

不管是对企业内部，仍是对外客户的联系，邮件签名都表明的自身形象，是你职场形象的具象化，可让对方更好的知道你是谁、来自哪里、哪一个部门、干什么的。