会议管理心得记录

(注： 因为markdown效果太不满意，故另外写了一份非markdown版本的，内容都同样，只是添加了些排版，对排版比较敏感的，欢迎看非markdown版本。之后的更新应该也主要针对非markdown版本，连接请点：会议管理心得记录（非markdown版）)

前提

本文说的会议特指有开发团队成员参与的会议， 包括但不限于开发、设计、测试、运维、管理岗位的成员。 由于不一样工种和行业都有其特殊性，我是一名程序员，并不太了解其余工种和行业的具体状况，不敢妄言。

术语定义

会议： 本文中的“会议”指的是当团队有问题须要解决时，而且但愿经过会议的形式，让若干个团队内或外的人员参与进来，经过开会讨论的方式找到解决方案。这种会议包括项目总结会、头脑风暴、周会等。不须要进行讨论、不是为了给问题找出解决方案的会议不在本文讨论范围以内，如信息宣布的会议（如宣布领导的决策）、表彰大会、毕业典礼（任何一人说众人听的都不算）、大部分公司年会。

公司成本： 指公司为了聘用一名员工须要投入的成本，该成本高于员工月薪，由于通常还要包含社保、公积金、办公用品、办公场地等成本。

为何要进行会议管理

较多人承认的一个事实是：会议是一种工做中成本比较高的集体活动，其中较明显的成本包括：参会人员会议时间成本，会议室的场地成本。

举例说明，某开发团队遇到一个问题须要讨论解决， 一名高级工程师建立了一个时间为2小时的会议，须要本身和另外四名中级工程师参与。

咱们来大概计算一下这个会议的成本。

要计算这个会议的大概成本，只要计算出所有参会人员的公司成本便可， 由于公司成本包含了场地成本，因此没必要另外计算会议室成本。

假设高级工程师的月薪是HighSalary，中级工程师月薪MiddleSalary。
再假设:

HighSalary = 2W;
MiddleSalary = 1W;

假设公司花在员工身上的成本为员工月薪的1.5倍（实际上每每不止）。

一个月通常有21-22个工做日, 这里咱们按21.5个工做日算。 每一个工做日算8小时。 那么最终会议成本cost就等于：

cost =  ((( HighSalary + 4 * MiddleSalary ) * 1.5) / 21.5 / 8 ) * 2;
==>
cost = 1046.5元； // 约等于

这个2小时5人参与的会议，成本1000元多一点点，好像还不是很贵。

固然我上述的月薪都是假设的，可能比市场价要低，你们能够根据本身公司的状况换算一下， 看是否超出了大家的预料。

固然这是对公司的成本，开发人员可能不太敏感。 那么开发人员有什么成本呢？

在有项目计划或进度压力的状况下，若是开了一个效果不理想的会，为了完成原定的工做目标，每每开多长的会，就表明你要加多久的班。（不少团队制定开发计划时是没有把会议的时间算到计划中的）

前面说了，这是会议的明显成本，其实还有一些不明显的成本。例如：

1. 会议前，组织者须要为会议花时间准备
2. 会议前，参与人员须要进行必定的学习和准备
3. 参会人员工做被打断带来的成本。（因为程序员工做的特殊性，有些文章提出，程序员工做被打断后要大约1个小时才能从新进入状态）

这些成本有不肯定性和偶发性， 你们能够根据本身的经验和状况大概算一下。

除了考虑单个会议的成本外，还须要考虑会议成功与否，由于若是会议失败，就意味着这个会议的成本投入所有或部分白费了，可能还要另外再开一个会。

通常会议有几种结果：

1. 按时结束，并能完成既定目标，那么这个会议是很是成功的；
2. 能完成既定目标，可是比计划占用了更多时间，也算勉强成功；
3. 按时结束，但未完成既定目标，那算是通常的、可接受的失败；
4. 即超出了原定时间不少，又没有完成既定目标，那么这个会议就比较失败了。

因为会议的成本不低，公司想下降成本，员工想少加班，因此咱们要进行会议管理。

会议的目标是经过讨论来解决问题，因此会议管理的目标实际上是下降解决问题的成本。咱们经过如下两点来实现这个目标：

1. 缩短单个会议时间，提升会议效率
2. 提升单个会议成功率

在说如何具体如何作以前，我想先说说我认为比较常见的几种失败会议。

（PS:为何我要花那么多篇幅在这一节呢？ 由于我以为，不少问题，要解决起来并不太难，难的是要意识到那是一个问题。）

失败会议

场景一

在我第一家公司时，咱们开发团队在深圳上班，经理在香港上班。

经理每周会过来找咱们开会，了解咱们的状况。有时也讨论几个问题。因为通常每周都有，暂时称其为周会吧。

周会上，讨论问题时常常跑题和闲聊，等问题讨论完也不舍得结束会议。

讨论完问题，经理会和咱们说下公司的美好前景和接下来的宏大计划，还有心灵鸡汤等等。

常常一开就是一成天的会。

刚开始，每次开完这种会，都感受精神抖擞，像打了鸡血同样，工做更有干劲了。

可是时间久了，每次开完会，该作的工做仍是要作，反而由于开这种会，要加更多的班了。

场景二

在一个解决方案的研讨会议上，一群开发人员唇枪舌战，讨论得面红耳赤。 在通过数小时的辩论后，终于一致承认了某个解决方案。而后散会。

散会后没有写会议纪要，也没有让参会人员审核会议结论，散会后就各忙各的了。

一个月过去了，当时的参会人员已经执行了当时的解决方案一段时间，可是慢慢发现一些问题，你们就又开了一个会。

在这个会上，你们都说依然承认一个月前定下的解决方案，可是不一样的人对该解决方案的解释却不一致。 

有些是由于时间久了，记忆出现误差， 有些是当初的理解就和别人不一样。

而后又辩论一遍，并且会后依然没有记录和审核。

场景三

某开发团队就一个目的，定了会议议程并组织一个会议。 该会议要讨论并解决3个问题，为期1小时。

开会时第一个问题就讨论了1个小时，并且还没解决。

而后你们坚持把3个问题都讨论完，已经花了3个多小时。

讨论完后，某为成员又想到一个问题并提了出来，你们立刻就这个新问题进行讨论。

在筋疲力竭的状况下再坚持1个多小时把新问题也讨论完了。 

终于散会了。

以上是我我的工做中遇到比较多的状况。固然失败会议的状况各类各样，没法一一列举。

如何进行会议管理

这里说的会议管理，主要是讨论会议组织者须要作什么以及怎么作。
可是会议要开的好，光组织者作得好是不够的，也会议参与人员的配合才能获得好的效果。 因此下面也会偶尔说起一些须要参与人员配合的状况。

我认为要开好一个会议， 不光是开会的时候要有各类技巧和注意事项，开会前准备和开会后的工做也一样重要。

1. 会议前

以前提过的我我的评价会议成功与否的标准，主要看是否实现了会议的目标，是否解决了会议打算解决的问题。

因此首先，咱们要有一个须要解决的问题。

而后，咱们要问本身，是否真的须要开会来解决这个问题？ 有时可能只须要两三我的私底下讨论一下就能解决问题，未必都须要开会。

若是确实须要开会，有了要解决的问题，咱们的会议就有了目标。

有了目标后，咱们须要考虑为了实现这个目标，须要哪些人参与讨论，即参会人员。

因为会议成本主要是人力成本，因此咱们应该严格控制参与会议的人数。我认为以解决问题为目的的会议不须要旁听人员，即参会人员都是会参与讨论且意见均可能被采纳的。不参与讨论或意见不会被采纳的人员就别邀请进会议了，那只是浪费你们时间。最忌讳的就是有事没事拉一大帮人进会议室。

会议的目标会是解决某个或某几个问题。而后咱们须要根据问题的大小和复杂度，设定一个打算用来解决这个问题的时间限制。

大部分会议不会只讨论一个问题，当须要讨论多个问题的时候，能够根据要讨论的问题之间的关系、每一个问题的复杂度等，定出问题讨论的顺序。

此外，要解决的问题可能会有些相关的资料，须要整理这些会议资料，以附件的形式添加在会议邀请中。会议资料可能包含目标的信息、解决方案的线索等等。有些会议资料是须要参会人员在开会以前先学习了解的，对于这些资料，最好在会议邀请中注明。

以上几点完成后，就能够作会议前准备的最后一步了，就是会议邀请。 通常我是以邮件的方式来邀请会议，固然用其余形式也能够。

会议邀请中须要包含上述准备好的信息，以邮件为例：

1. 会议主题 - 本次会议要解决什么问题
2. 会议时间
3. 会议地点
4. 会议议程 - 即上述说的会议目标、讨论顺序以及讨论每一个问题的时间限制
5. 参会人员
6. 会议资料 - 若须要参会人员提早学习的，须要注明。

对于会议组织者来讲，以上是我能想到的会议前准备的各个点。固然这并不能涵盖全部会议，不一样的会议根据其特殊性，可能要准备得多一点或者少一点， 咱们根据实际状况处理就好。

做为参与者，若是有须要会议前学习的资料， 为了会议效果更好，也须要尽可能配合组织者，进行必要的学习和准备， 由于其实这也是在节约本身的时间和提升本身的时间效率。

2. 会议中

会议中的注意事项其实很少，可是倒是比较难实际操做的。会议进行中，会议组织者须要作的事情主要有三点：

1. 尽可能按照会议议程进行会议
2. 尽可能让参会人员围绕会议当前议程进行讨论
3. 记录每一个议题的结论，若没有结论，应记录关键信息（在后面再细说）以供下次会议继续讨论

会议中，咱们会按照议程一个个议题进行讨论，每一个议题都是一个问题。通常咱们讨论一个问题，须要先分析问题的各类特色和信息，尽可能拆分问题以便将一个大而难的问题拆分红多个小而容易解决的问题。

讨论问题时，通常不多一下获得最终答案，而多数状况是跟咱们中学时作数学题相似，要一步步推导直至获得结论。 讨论问题时，咱们会得出多个中间结论，咱们会一致承认这些中间结论，再一块儿基于中间结论继续向下推导。每一个中间结论都给咱们提供更多关于问题的信息，这些信息都能帮助咱们得出最后结论。

关键信息: 即上面提到的问题的各类特色和重要信息，以及最后一个你们都承认的中间结论。这样下次会议你们能够接着讨论。

上面第一点提到了“尽可能”按照议程，由于实际状况老是多变的，若是某议题已经到时间，可是讨论明显已经进入尾声，立刻就能获得结论，那么咱们不该该打断该议题的讨论， 而应该让其顺利获得结论，再进入下一个议程。
但若是某议题看起来离获得结论还有不短的距离，除非这个议题没结果后续议题就没法讨论，或该议题比后续议题重要不少， 那么建议将当前议题的中间结论和关键信息记录下来， 而后转入下一个议题。

关于第二点，其实能够用简短的话进行归纳， 就是： 避免会议失控。
开会很常见的状况就是会议失控，你们本来为了讨论一个问题，因为各类缘由，可能出现如下状况：

1. 跑题 - 聊着聊着说到其余事情上并且短期内回不来了，也没有人负责组织会议，来把话题拉回来。跑题有时是变成与工做无关的闲聊，有的是跳到聊另外一个问题去了。
2. 无心义的争论 - 对一些次要的对解决问题不起太大做用的细节进行无休止的争论，各人不肯退让，甚至到后来只是为了争论而争论，不只阻碍议程的完成，常常出现无心义争论还可能影响团队和谐。

跑题跑到其余问题上的状况是比较常见的，例如讨论问题A的过程当中，发现了另外一个有一点关联的问题B，可是问题B对解决问题A不起什么做用。这时，咱们不该该想到问题B就立刻切换到问题B的讨论上，若是问题B是个重要的须要解决的问题，咱们能够记录下来，另起一次会议来解决问题B。 这能避免会议时间和议程的失控。

会出现这些问题，通常是因为会议缺乏一个“主持人”，即会议组织者。会议组织者须要在有人明显跑题、进行无心义争论时进行干预，让会议回归本来的议题。 在议题明显超时时，要果断的组织进入下一个议题。

会议组织者的任务就是让会议尽可能按时结束， 会议过程让时间尽可能都花在解决问题上。这么作是为了达到以前提到的会议管理目的：

1. 缩短单个会议时间，提升会议效率
2. 提升单个会议成功率

刚开始这么作时，很容易出现时间到了议题还没讨论出结果的状况，但这是必经的过程，由于团队还习惯于没有时间限制的会议，他们能够海阔天空的畅所欲言，没必要担忧时间不够用，也不会担忧浪费了你们的时间。 可是当团队慢慢习惯于有时间限制的会议后，就像习惯于有开发计划的项目同样，你们会逐渐听从有时间限制进行会议，会有意识的避免闲聊、跑题、废话、无心义争论等浪费你们时间的行为。

当你手机只剩20%的电时，你确定会把这20%的电只用在最重要的事情上。

固然，对于会议组织者，每一个议题的时间制定也是须要慢慢总结经验并调整的，若是你发现制定一个小时来讨论一个中等复杂度的议题，老是讨论不完，并且会议中你以为本身已经组织得足够好了，那么你应该调整你制定的时间限制，在下次组织会议时，能够适当增长相似复杂度的议题的讨论时间。

议题的讨论时间限制太短，就跟项目开发计划时间太短同样，由于本来就不可能完成，这个限制会变得没有意义。

可是对于已经制定好的会议议程，建议仍是严格遵照。

3. 会议后

若是会议前、会议中，都已经作得很好了，是否是工做就结束了呢？
固然不是！

会议的产出是各议题的结论或解决方案，这是通过讨论并能获得你们承认的，是参会人员这会议期间的劳动产出。
但因为不一样人的理解极可能不一样，人也会随着时间流逝而忘记一些细节甚至彻底记错， 因此，咱们须要会后整理会议纪要。会议纪要可能会包含这些内容：
1.对于有结论的议题，要清楚写明结论的详情，详情可能包括：如何解决问题、如何执行、谁负责执行、什么时候应该完成等。
2.对于还没结论的议题，须要记录问题的关键信息，该问题已解决的部分和未解决的部分分别有哪些。
3.新发现的问题，是否须要再开一个会解决，大概什么时候开会、谁须要参加等等。

会议纪要的做用不单是记录，更重要的做用的避免歧义。 因此会议纪要写好以后，须要让全部参会人员进行审核，若发现理解存在歧义，须要进行讨论和修正。 以实现你们对会议结论的理解基本一致。

在审核事后， 有会议纪要的存在，也能促进会议结论的执行。

根据会议性质不一样，会议纪要的内容可能截然不同，可是会议纪要仍是颇有必要的。 会议纪要须要记录会议中的重要结论，我认为若是会议的结论不写进会议纪要，跟没开过会没什么分别。

就我我的而言，我不是一个记性好的人，并且工做中天天要思考和处理各类问题，我不可能牢记每一个问题的来龙去脉，也记不住每次会议的过程和结论， 因此我须要将这些结论写下来可供我往后查看。 我不须要占用大脑的容量来记录这些，给大脑腾出点空间来思考。 我把个人大脑想象成固态硬盘，而各类文档是我外接的机械硬盘。

结尾

这篇文章断断续续写了好久，能想到的基本都写下来了，主要为了供本身记忆和往后回顾。 写的不太顺畅、也不够简洁，功力还很欠缺。博客园的markdown效果也很不满意。往后再慢慢补充完善。

注： 因为markdown效果太不满意，故另外写了一份非markdown版本的，内容都同样，只是添加了些排版，之后的更新也主要针对非markdown版本，连接请点：会议管理心得记录（非markdown版）

谢谢观看，

2016.10.31