秘书九段的故事

背景：

话说有个总经理，要求秘书安排明天上午九点开一个会议。这是一个最简单不过的执行问题吧？大多数人是如何作的？--通知全部参会的人员，而后秘书本身也参加会议来作服务，这就完了！

看看九段秘书的不一样作法，你是否是有进一步的感触呢！

• 一段秘书的作法：发通知—用电子邮件或在黑板上发个会议通知，而后准备相关会议用品，并参加会议。
• 二段秘书的作法：抓落实—发通知以后，再打一通电话与参会的
• 人确认，确保每一个人都被及时通知到。
• 三段秘书的作法：重检查—发通知，落实到人后，次日在会前３０分钟提醒与会者参会，肯定有没有变更，对临时有急事不能参加会议的人，当即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席状况，也给总经理肯定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
• 四段秘书的作法：勤准备—发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工做正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
• 五段秘书的作法：细准备—发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？而后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导一般都是很健忘的，不然就不会常常为过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
• 六段秘书的作法：作记录—发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程当中详细作好会议记录（在获得容许的状况下，作一个录音备份

• 七段秘书的作法：发记录—会后整理好会议记录（录音）给总经理，而后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其余人员

• 八段秘书的作法：定责任—将会议上肯定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，而后经当事人确认后，造成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并按期跟踪各项任务的完成状况，并及时汇报给总经理。

• 九段秘书的作法：作流程—把上述过程作成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书均可以根据这个流程，把会议服务的结果作到九段，造成不依赖于任何能人的会议服务体系！