如何高效实现活动组织

    我自己是不喜欢组织活动的，总感受吵吵闹闹，杂乱无序，因此有时候当我出如今公共场合时通常是安安静静的躲在一个角落里自娱自乐。当时间长了便看出点活动组织的门道来，进而演变成每次参加活动都挑毛病，不过都是在暗地里挑，而后告诉本身若是我来组织，应该如何如何。

    从我入职如今的公司后，由于工做上的专长—喜欢鼓捣电子设备参与了公司的四届年会，前两届时仅仅是跟着作技术支持，也许是积累了经验吧，最近的两届我逐渐开始参加到策划和现场指挥中来，逐渐去验证所积累的经验，竟屡试不爽，因此今天得空把这些经验分享出来。培训会、招聘会、工做总结会、开业庆典会，大会小会都是会，只要有会，就离不开会务组织，我把这些会暂且打包统称为：活动组织，因此我就来分享一下个人一些经验，但愿能给你们一些借鉴。

按照活动的进展时间段，我把活动组织分红四个阶段：筹备前期、筹备中期、筹备后期和现场组织。

    首先说筹备前期，咱们要肯定活动的主题，凡是有活动必有主题，好比培训会重在培训，总结会侧重总结，因此说当咱们在筹备一开始就要肯定一个主题，通常来说，这个主题的选定必定要请求最高领导的建议，好比老板。

当咱们一旦肯定了主题之后，接下来就是肯定会务组织人员的名单和职责，在这个时候通常须要开个碰头会或者叫动员会，几个活动组织的主要负责人作一块儿来分析分析如何将主题落实下去，最好是整理出一份组织方案纲要。

这个阶段的特色是“抓大放小定目标”，也就说要肯定落实大的板块大的方向，切不可深究细节，由于这个阶段还不是完善细节的时候，若是这个时候去深挖细节就基本虾米了，由于抓细节势必会影响到会务单元的设计。

肯定主题后，还要把活动的开始时间即活动日肯定了，从活动日日后倒退，拟定时间节点和阶段性工做计划。

    接下来咱们要作的就是深究细节完善细节的工做了，这个阶段的工做特色是“抓小放大”。在前一阶段中咱们肯定了各个组成单元，接下来就是要把每一个活动单元继续细化，条分缕析，剥茧抽丝，这是一个创新的过程、一个作加法的过程，，多维度多方位，务必作到精准精细。好比筹备培训会，那么在这个时候就要肯定每一个讲师的时间、习惯，以及是否须要互动，甚至讲师使用的演示文档怎么播放，讲师是自带电脑仍是提交课件，培训过程当中是否有提问环节，若有提问环节会务人员应如何处理；那么后勤服务单元又该如何作呢？咱们就要深挖细节，学员住宿如何安排，三餐什么标准，来时路线如何告知，回去车票怎么预订，是否有学员不喜欢合住，若是单开房间应该如何算钱，甚至要考虑到有没有夫妻学员等等各类琐碎之际的问题，一我的想不全，就几我的一块儿想，集思广益。

    上面只是简单举了一个组织培训会的例子，假如换作演出活动等大型会务，道理也是同样，无非再加上舞美、剧务、道具等组织单元，在这个时间段，各单元小组之间、小组内部都要及时沟通及时交流，固然，这个阶段的“碰头会”也是最多的，最辛苦我想应该是活动的第一负责人了，负责人的主要工做就是协调各小组单元之间或外部的关系，若是须要外部资源援助，负责人也是要帮助你们争取或协调的。

    在活动正式开始前的最后一个阶段，就是整个活动筹备时间的倒数三分之一时间段，在这一时间段，我称之为“抓大放小定流程”；咱们在通过前一阶段对各环节的“细节”不断积累不断打磨后，在这一阶段最重要的工做就是把通过打磨的这些“珍珠”用时间的线（流程）穿起来，让每个环节的衔接更加流畅。这一阶段咱们重点要解决的是如何解决各环节之间的衔接问题，用什么样的方式方法去实现衔接，这就须要咱们的创新点或者叫作“花样”，好比用什么方式上场，用那种形式下场，若是是演出活动，那么音乐、灯光、道具如何配合。

    这个阶段重点解决换场问题，而不能再去挖掘细节，若是要挖掘细节也应该是小组内部不断完善和强化的过程，而做为活动的组织者，咱们却要把更多的关注点放在研究如何换场的问题上。2010年南非世界杯开模式你们都还记得吧，现场状况跟咱们的心理预期差之千里，不少预先的节目都没有看到，最后总结失败的教训，最重要的一点就是混乱不堪的现场管理，加上参演人员众多加上编排失控，致使演职人员都拥挤到上下场的过道，后面节目的人员上不来，前面的退不下去。因此说每一个环节无论准备的再充分，若是衔接出了问题，给人的第一感受就是整场活动凌乱无章法，这也就是为何每一年春晚都要×××好几回才能拿出来跟全国人民分享的缘由。

    最后要说的一点就是现场指挥了，，但无论事先筹备的多么充分，现场都会有一些突发状况，不一样的活动有不一样的组织形式，因此不能一律而论，不过有三点原则须要咱们的“总指挥”谨记：

           1. 时间把控；

           2. 一切变动以符合组织主题为原则；

           3. 遇突发状况果断处理，保持绝对权威。

    以上就是我参与组织公司历年年后的一点经验，不一样的活动有不一样的组织方法，因此我不能按照方法论的要求next-one-next地告诉你们如何作，不过权当是给全部准备组织活动或正在组织活动的朋友一些建议吧。