高效工做的秘诀——Doit.im使用总结报告

从上次购买doit.im pro帐户到如今已经快一年了，从摸索到如今的熟悉，目前这款软件已经成为我工做生活中最为重要的效率工具，在此以前也用过不少软件进行时间管理，综合起来评价，doit应该算是最棒的，所以我把本身的应用心得分享给你们：
1、doit.im的介绍
由于太熟悉，因此差点儿介绍它的基本状况。doit.im是一款国产的效率软件，基于GTD的逻辑，支持多平台。界面很简洁但友好，快捷键丰富，且因是国人开发软件，因此不只软件接地气，并且在应用上遇到不懂的问题能够很快的和开发者直接联系沟通，提出建议。
doit的下载地址
doit最大的特色就是基于GTD的逻辑，做为一个为繁重工做所累或为繁杂杂事所累的人来讲，想要变得“心静止水”，快速上手GTD，最简单的方法就是坚持按照它的逻辑使用一段时间doit，确定能轻松掌控每一天。
2、doit.im的逻辑
咱们一直说doit.im是符合GTD逻辑的效率软件，那么他的逻辑和原则到底是什么呢？答案是16个字：
不断理清
持续聚焦
提高视角
增强掌控
看似简单，实际上这是我的行动管理的精髓，如太祖“敌进我退,敌驻我扰,敌疲我打,敌退我追”的十六字方针同样，用好了可让本身在我的行动管理领域里面无往不利，游刃有余。
3、doit.im的使用流程
面对现代社会纷繁的事务，用一款软件掌控本身的每一天，就必须坚持他的使用流程，发挥最大威力：
收集（全收集、随时随地收集）
定时处理
全面组织
分类检视
制定今日待办
执行今日待办
回顾
1.收集
GTD的第一步就是清空本身的大脑，把脑子里面想到的全部要作的事情所有收集下来，放入doit里面去，这时候你就会感受到史无前例的轻松。收集有两种，第一种是你第一次使用doit的时候，进行的一次全收集，就是把本身当前大脑中全部能想到的事情都清空到doit里面去，我叫它收集格式化，其实从本质上说，这是一个交接仪式：你的大脑把记忆和存储杂事的任务所有换防给doit，今后只负责思考、决策和判断这种领导层面的事情。这一步的关键在于全面收集各类想法和行动，doit的好处就是他的客户端版本上提供一个引导收集，帮助你分门别类的收集大脑中的想法和待办事项。
而在使用过程当中，产生的想法，经过随时收集进入doit收集篮，通常上下班途中或其余任何无法使用电脑的场合，均可以使用手机客户端进行快速收集，结合讯飞语音输入或其余语音输入方式，甚至在开车的时候均可以随时收集（固然，为了安全起见，仍是不建议这样），这种随时收集的场合很是丰富多彩，几乎能够说，除了洗澡或者游泳，以及在作梦，任什么时候候均可以进行随时收集。
2.处理
处理是咱们使用doit或者说GTD逻辑的关键环节，在《搞定3》中做者将这一个步骤升级为明确意义，看似缩小了这个步骤的外延，其实更加专一的强调了这个步骤咱们应该重点作什么。这一步骤的核心在于四步逻辑
①先问作不作；②再问谁来作；③三问复杂么；④四问怎么作。
①先问作不作
把本身收集到全部内容经过这个步骤进行第一步筛选，摒除全部不作的任务。这样的任务有三种：
不须要作的
如今没有条件作的
暂时不作（两周内）的
对于根本不须要作的事情，好比本身在吃包子的时候想发明一种食物，不要难吃的包子皮，只有肉馅，而后经过这种食物发财成为中国的麦当劳。所以收集下来这个想法了，在明确意义的时候发现已经有这种食物了，叫“丸子”。。。。。所以这就是不须要作的事情。对于不须要作的事情，删除便可。
对于如今没有条件作的事情，好比我打算去考取潜水资格证书，但我如今没钱没时间身边也没有大海，那么这就是如今没有条件作的事情。对于没有条件作的事情，放入未来/也许清单。
对于暂时不作的事情，好比我打算下个月报名参加心理咨询师资格考试，两周内不须要作，也把它列入未来/也许清单。
②再问谁来作
通过第一条判断后，剩余的全部任务都是能够执行的，那么咱们须要判断的逻辑是应该是谁来作，刚刚接到上级电话报送某个材料，但本身不具体负责这项业务，是同事唐唐小盆友负责，若是他有doit的话，直接把这项任务转发给他便可，若是没有，把这项任务列入等待清单，以备检视的时候提醒便可。
③三问复杂么
剩余须要本身处理的事务，具体分二种
一步能够完成的——下一步行动
须要多步才能完成的复杂任务——项目
关于复杂任务的具体定义，原则上是不能一步完成的，但一步是多少，还得具体掌握，好比有人认为写一个报告是一个单纯的下一步行动，坐在电脑前，把文字敲出来就行了；也有人认为是一个复杂的项目，须要有收集素材-肯定大纲-丰满血肉-修改完善-呈送报批等若干的具体行动。这个关键在于我的，当你大幅度简化管理成本的时候，在执行阶段则会相应的增长成本，当你足够细化分解的时候，你的管理成本会极大的增长，本身感受适合就好
④四问怎么作
问怎么作其实在问本身这件事情是否耗时较小且当下即刻能够办妥，若回答为“是”，那么就当即办理，根据两分钟法则的原则，凡事预估耗时为2分钟之内的，能够采起这种处理方式。
而若是答案为“否”，则根据是否有明确办理时间而分别放入
1.下一步行动
2.日程
这里须要强调的是，日程是一个统称，包括今日待办、明日待办和日程三个清单，列在这三个清单上的任务通常必须是有明确截止日期或开始时间的任务才能够。好比X月X日上午十点参加剧要会议，或者明天下午5点送孩子参加演出等等，若是没有必须那时候开始或完成的时间要求，则先放入下一步行动清单，等日计划的时候再进行调整。
3.组织
组织是对处理环节已经分好六个清单中的各个任务赋予属性将其分类。主要赋予的属性是：
优先级、情境、精力损耗和时间预估。
情境是指办理事务所须要的特定场合。它包括特定的地点或工具或其余因素，doit默认情境是办公室、电话、家里、外出、电脑等，能够根据本身实际状况进行更改，原则上6~7个情境足够，情境是为了批量办理一系列事务而设置的任务属性。
优先级是指待办事务的重要程度，根据其须要把办理的前后顺序，doit设置了高中低3个层次，加上无优先级一共四个，能够用“P”键来回切换。根据“四象限工做法”，事情是根据重要和紧急两个属性进行判断，为何咱们的优先级仅仅判断重要程度呢？除非是突发事件，不然咱们都已经分别根据时限放入未来/也许、日程、下一步行动等各个清单中去，无需重复设置紧急标签。且今日待办中还有“当即处理”按钮以备调整。
精力损耗是预估事项须要耗费精力的属性设置，有的任务须要你耗费大量时间或精力，有的任务可能由于你很是熟悉，顺手就能够完成，这种状况须要设置不一样的精力标签进行区分。
时间预估是对本身待完成事项进行完成时间的估算，主要目的是提升本身时间掌控能力和时间观念，同时为下一步合理安排本身的日计划提供依据。时间预估功能只在doit客户端推出了，web端和手机版本还没有提供。
4.全面检视
对于下一步行动、日程、今日待办和明日待办的检视，主要是查看本身待办事务的进展程度，而对于未来也许、等待和项目清单的检视，更为重要：
对未来也许清单的检视
对未来也许清单的检视，主要是为了让本身未来的事情不要“发霉”。对于放入这个清单的事情，若是是暂时没有条件作的事情，那么按期检视，看看是否已经具有条件完成了；若是是两周内不用去作的事情，那么按期检视，及时把这样的事务转入下一步行动或项目清单。
对等待清单的检视
在目前高度讲求协做团队精神的今天，交给他人去作的事情不表明和你毫无关系，无论是交给上司批改的材料仍是分派给同事的事务，若是你抱着“这个事情是他负责的，我不须要理会”的心态，若是真要出了问题，可能本身也会受到牵连的。对也使用doit的等待对象，咱们在转发任务的事情设置提醒或及时进行评论催促便可，对于没有使用doit的，咱们要按期检视等待清单，而后根据状况设置一个提醒任务以便增强对事情的掌控。
对项目清单的检视
对项目进行检视比较复杂，主要体如今两方面：一是检视该项目是否今日启动，若是这个项目中可执行的行动没有今天须要进行的，好比今天在外面出差，而有个在家里装修的项目，那么并且项目中的行动没有在外地出差的时候能够顺便办理的，那么咱们就把这个项目冻结，冻结是为了更好的聚焦。二是检视该项目有无变更，所谓“计划不如变化快”，项目中的不少行动，可能根据事务发展变化的因素有所改变，有的须要改变情境，有的优先级进行了调整，也有的，甚至是根本不须要作了，这样须要咱们经过按期的检视进行不断修正。
对于未来也许清单的检视，能够结合周回顾进行，每周一次便可；对于等待和项目清单的检视，通常工做繁杂的每日三次，相对轻松的，每日迟早各一次较为适宜。
5.今日待办
doit很是强调今日待办列表的重要性，由于本身经过不断聚焦，将精力聚焦到今日待办中来，才能更好专一当下，活在当下。今日待办清单的制定需知足如下几个原则：
必须是优先级高的任务
必须是一天开始的时候制定
必须预留出弹性时间
必须对任务优先级进行适当调整
个人处理方法是天天早上5：30起床后制定日计划，在每日检视的时候进行调整。预估时间不超过5个小时，剩余时间用于应对突发任务或临时上级交办或同事转来的任务。
6.执行今日待办
对今日待办的执行，按照优先级先高后低、情景和精力条件相符合的原则进行逐一处理便可，当遇到临时如要提高优先级或者确实须要当即处理的行动，则点选右侧的闪电标志，进入当即处理界面，心无旁骛的处理当下的事务。
7.回顾
日回顾是一天结束的时候，对全天任务完成状况进行的一个全面的检视和分析总结，周回顾是对一周完成状况的总结检视。doit里面有专门的回顾按钮，能够回顾当天和本周全部已完成和未完成的任务，并对一天/周综合评价。
4、doit的感觉
从doit七步操做中能够看得出来，这是一个逻辑严谨，构思精巧的行动管理软件，利用这个软件，咱们能够快速提升本身对任务的掌控能力，一切变得驾轻就熟。