9个方法，教你用Google Drive作好云端档案管理

我从之前在计算机硬盘上作档案管理时，就经常有这样的困扰：

重要的档案没法集中在一个方便取用的地方；最近须要的文件老是散落在不一样文件夹的深处；一些须要我关注修改的数据，没有办法像是时间管理的任务列表那样，主动的提醒我：「应该要去处理的档案」。

有没有办法把「档案管理」任务化，成为一个我能够最快找到重要档案、提醒须要的文件，甚至摆脱分类数据夹带来的数据处理缺少效率的坏处，让日常工做时更简单直觉使用这些档案呢？

在Windows与Mac的内建档案管理中，都有一些方法能够优化这个档案处理流程。而在云端服务：「GoogleDrive云端硬盘」里，也包含不少符合GTD原则的任务化时间管理方法能够活用，这篇文章，就是要来分享我我的的实做心得。

就像我在「10步骤改造Gmail信箱当我的时间管理与工做排程系统」一文里所作的事情同样，我以为最有效的GTD方法，或者说最有效的时间管理方法，不是创建一份独立的待办清单就能达到，而是要「把本身的整个工做环境」都GTD化、任务化。

例如当进入信箱时，收件匣的清单就只是我必须执行的任务列表。例如当进入档案总管里，就能看到本身须要处理的档案。

只有当本身的工做环境能够进行时间管理的优化，让数据库类型的数据再也不只是数据，也有任务列表的结构，那么咱们处理事情就会事半功倍，这也是这篇文章想要探讨透过Google云端硬盘来将档案文件任务化的缘由。

Google云端硬盘是一个很是强大的联机操做系统，若是你还不是很深刻了解，欢迎先阅读个人系列重点心得：

●GoogleDrive云端硬盘、文书协做平台一个月后使用心得

●GoogleDrive文书以外帮你解决办公室的10大问题教学

●GoogleDrive字处理大开外挂之门！强化编辑插件实测

1.把档案总管用「时间轴」排序成待办清单：

通常来讲预设的档案排序是以文件名来排序，这有时候有用，但大多时候缺少逻辑，除非咱们很用心的帮档案想名称，但即便如此，档案总管也没法动态的呈现出「咱们最近须要的」档案，由于这个需求是一直在变的。

因此在工做上一个相对好的档案排序方法（在Windows与Mac上也同样），我认为是依据档案的开启时间、修改时间来排序，把最近打开过、编辑过的档案排在前面，那么不就等于一进入档案总管，就会在最前面看到最近须要的档案。

换个角度说，这就是把「须要处理的任务」排列到前方，也就是将档案管理任务化的第一步。

在Google云端硬盘中，有三种这类排序可使用，他们分别表明的意义是：

●上次修改日期：从计算机端或在线端，任何人修改过的档案，就排序在最前面。

●我上次编辑的日期：从计算机端或在线端，我修改过的档案，就排序在最前面。

●我上次开启的日期：从在线端，我在云端硬盘在线开启过的档案，就排序在最前面。

2.「打破文件夹」限制，直接看全部近期工做档案

我本身的习惯是优先把「GoogleDrive」当档案总管来使用，也就是在线优先，全部字处理尽量使用GoogleDocs原生格式，而其余像是微软的Office文件、PDF或各类图档，也利用Google云端硬盘直接在线开启浏览，或是利用GoogleDrive内建WebApp在线编辑。

因此我本身习惯的档案排序方式是「我上次开启的日期」，上次我在云端硬盘上使用过的档案就会排列在最上方，而这就表明了基本的「最近须要处理」的意义。而后再依据需求，弹性切换另外两种排序方式。

不过，通常档案咱们必定会用文件夹分类，各自档案仍是隐藏在各自的文件夹里面，那即便从新排序了，不也仍是看不到本身须要的真正档案吗？

因此Google云端硬盘里有一个好功能，在左方功能列能够找到「近期」与「全部档案」这两个页面。

打开「近期」或「全部档案」，就能打破文件夹的限制，直接显示全部Google云端硬盘里面的单一档案文件，辅以上面提到的时间轴排序方法，这样一来，就真的让「最近进行中的档案」能够在一个页面上一目了然的处理了。

3.实时追踪「处理中」的工做

Google云端硬盘的右上方能够打开「活动动态」列表，这里能够实时的看到有哪些人当下在你的GoogleDrive中编辑修改了档案。详细的操做能够参考：「聪明的文件管理方法！GoogleDrive实时文件编辑活动动态」。

前面提到的档案时间轴排序，结合这个动态的活动列表，那么咱们几乎不会在Google云端硬盘里「错过」须要处理的档案，「遗漏」他人交办的任务（当他人进行了档案编辑时得到提醒），而这就是时间管理的任务追踪了。

4.星号标记：重要任务

前面的时间轴排序，只是让咱们知道「哪些任务可能须要处理？」可是，在待办清单管理中，咱们都知道更关键的是要标注出列表里的重要任务，不能够全部杂事都是同样的重要性，而是应该挑出里面必须优先执行的项目。

在GoogleDrive中，这件事情就是帮档案打上「星号」，打上星号的档案、文件夹，就会单独出如今「星号标记」这个分类中。

而从时间管理上来看，这就是「优先应该执行的任务」。

5.颜色：特殊经常使用文件夹

以前我在「Google日历优化：在忙碌杂事中有效率掌握最重要行程」一文中提到，我会用行事历的颜色来区分天天行程里的重要会议。

在GoogleDrive中也能够利用相似的方法，来突显出「重要文件夹」的地位，你能够重要的文件夹都改为红色，或是帮少数特殊文件夹加上你本身以为最容易辨识的色彩，只要在文件夹'上点击右键选择「变动颜色」便可。

这样一来，当我进行档案处理时，就能一眼认出最特殊的经常使用文件夹在哪里，例如储存经常使用行政文件的文件夹？等等。

6.标示出「未完成」的工做

在时间管理中之因此要创建待办清单，就是要提醒本身「哪些工做还没有完成」，这样的需求，有没有可能在通常的档案管理里面实现呢？

在Google云端硬盘中，若是有其余合做者编辑了某个档案，而我还没有开启检视过这份文件的话，那么这份档案就是用「黑色粗体」凸显出来，显示为未检视的状态。

利用这个特性，我就能够「本身手动」标示出那些「未完成」的工做。

若是我今天的工做时间到一个段落，可是还有一些文件须要留到明天处理，这时候我能够在这些重要档案上点击右键，选择「标示为未检视」，这样一来，次日我打开云端硬盘时，就能从「黑色粗体」文件中，快速知道本身须要「接续」处理哪些数据。

7.任务的笔记功能

档案只有名称，有时候一份档案我须要加上一些「备忘录」，就好像任务待办列表里有时候会帮任务写上批注同样，这个需求同样能够在Google云端硬盘中达成。

若是有一份文件你要注记之后怎么使用，或者一个档案你要注记还须要完成哪些补充，能够直接在Google云端硬盘中打开单一档案右方的「详细资料」，找到「说明」字段，就能够帮每个档案加上本身须要的笔记。

之后在使用这些档案时，就能够查看这样档案的使用备忘录。

8.最少的整理分类，「搜寻」找出全部档案

固然，永远不要忘了数字时代最好的整理方法就是「用搜寻找出你的须要」。「最好的整理就是最少的整理，不须要整理的整理术」，与其花不少时间分类，又怎么都没法作到完美分类，那么不如尽量把分类减小，而后用搜寻的方式找出你须要的项目。

在Google云端硬盘里，能够找出「各类档案」的「内文」，也就是不仅是查询文件名而已，只要上传到云端硬盘里的档案，就能够被Google找出内容文字，让咱们更准确深刻的搜寻出须要的档案。

9.互相交办、追踪任务：活用编辑里的批注提醒

最后，有一个你们用得很少，但其实对于把档案任务化方法来讲很是实用的功能，就是GoogleDrive里面的「批注」。不管是GoogleDrive里原生格式的文件简报，或是任何一个上传到云端硬盘的各式各样档案，均可以加上「批注」。

例如我上传一份申请文件到云端硬盘，和另一位合做伙伴共享，我透过「批注」功能提醒对方要「记得填单子」，对方能够在批注上响应我「已经完成」，我检查后能够进一步交待新任务：「必须检附发票」，而对方能够在完成后一样在批注答复我。

这些「批注」都会透过电子邮件直接提醒对方，也就是一个简单、明确的任务交接流程，而且能够从交互方式里，很是清楚简单地针对任何一个档案进行互动处理，而这也就是将你的档案任务化了。